Zoeken naar artikelen:

Openklappen

Kantoor automatisering zorg: Hoe migratie naar een probleemloze ICT infrastructuur?

Inhoudsopgave:

  1. Nieuwe ict infrastructuur en software in de zorg
  2. Waarom kantoor automatisering bij zorginstellingen vaak faalt
  3. Structureren van uw (zorg) doelstellingen in een informatieplan geeft zicht op de oorzaak van uw ict problemen
  4. Implementatie van ict migratie, ofwel hoe het traject van een informatieplan tot een nieuwe ict infrastructuur organiseren
  5. Goede relatie met ict dienstverlener is de succesfactor bij systeem migratie en ict implementatie

 

Nieuwe ICT infrastructuur en software in de zorg

Door krimpende zorgbudgetten, nadruk op belevingsgerichte zorg en het klantgericht werken in de zorg komt er veel druk op zorginstellingen. De productiviteit van zorgverlening moet omhoog, maar dit is alleen mogelijk als de zorgorganisatie intern goed georganiseerd is middels de door haar gebruikte ICT infrastructuur en software.

De kantoor automatisering en software die wordt gebruikt binnen zorginstellingen moet vlekkeloos werken, want anders ontstaat er een nog grotere zorg achterstand en kan de klant niet adequaat bediend worden.

Kernvraag van dit artikel is dan ook: Wat is de oorzaak van ICT problemen binnen zorginstellingen en hoe organiseer je een probleemloze ICT infrastructuur in de zorg? En hoe vindt een overgang naar nieuwe of vernieuwde kantoor automatisering plaats?

Waarom kantoor automatisering bij zorginstellingen vaak faalt

Binnen zorginstellingen is vaak een veelvoud aan kantoor automatisering systemen beschikbaar die veelal los van elkaar werken. Dit leidt vaak tot problemen, die hieronder aan de hand van voorbeelden worden toegelicht.

Geen betrouwbare zorg ICT infrastructuur via ipvpn

Als eerste voorbeeld nemen we een zorginstelling met een centraal hoofdkantoor en 300 werkplekken, 30 regiokantoren met 10-15 werkplekken en ongeveer 500 locaties met 1-5 werkplekken per zorg locatie, alles verspreid over het gehele land.

Voor de cliëntenregistratie wordt gebruik gemaakt van een centraal systeem waarin alle verzorgenden gegevens over hun cliënten vastleggen. Echter een dergelijke uitgebreide zorg ICT infrastructuur is moeilijk beheerbaar. Een update van het zorg cliëntenregistratiesysteem betekent dat alle locaties moeten worden bezocht om de update op de werkplekken te installeren.

Daarnaast zijn vaak alle locaties door middel van ipvpn netwerk verbonden met de hoofdlocatie. Vanwege kostentechnische redenen zijn de verbindingen vaak niet erg snel. Dit brengt een aantal problemen met zich mee.

  • De medewerker ervaart traagheid in het gebruik van de ICT middelen;
  • Er treden fouten op in de synchronisatie van het cliëntregistratiesysteem;
  • Printopdrachten en email berichten vertragen de verbinding nog meer;
  • Werkplekbeheer op afstand is nauwelijks uit te voeren;
  • Ondersteuning van gebruikers op afstand is zeer traag;
  • Uitrol van nieuwe applicaties of updates is tijdrovend en kostbaar;
  • Veel vragen voor de helpdesk die veroorzaakt worden door de trage verbindingen.

De bovenstaande problemen met de verbindingen tussen vestigingen zorgen voor veel ongemak en frustraties bij uw personeel.

Geen ketensamenwerking tussen zorginstellingen mogelijk

Veel zorginstellingen werken met een gesloten systeem waarop aansluitingen naar externe partijen moeizaam verlopen en zorg ketensamenwerking niet mogelijk is.

Overigens is het vaak wel mogelijk om een koppeling / interface te maken met elk gewenst systeem in de keten indien op directieniveau tussen de partijen in de keten goede afspraken worden gemaakt. Probleem is namelijk vaak het gesteggel over de wijze waarop gegevens en informatie gestandaardiseerd uitgewisseld moeten worden. Met druk van de directie is er vaak wel een oplossing te bereiken.

Maar niet alleen de systemen zijn de oorzaak van het ontbreken van ketensamenwerking. Een ander probleem is dat de zorginformatie (relevante gegevens over patiënten, etc.) telefonisch of via de mail wordt doorgegeven. Deze zorginformatie wordt vervolgens verwerkt in het helpdesksysteem. De verwerking is nogal eens vertraagd, waardoor de helpdesk niet over de juiste informatie beschikt. Door het ontbreken van up-to-date informatie is het dan sowieso niet mogelijk om gegevens uit te wisselen.

Ontbreken schaalbaarheid binnen zorginstellingen

Zorginstellingen streven naar schaalvergroting. Kleine zorginstellingen kunnen de behandelingen van meervoudig gehandicapte cliënten nauwelijks bekostigen. Hier wordt de cliënt de dupe van. Door uit te breiden kan een zorginstelling ook deze patiënten een adequate zorg bieden. Uitbreiding in de zorg vindt het meest plaats door middel van overnames en fusies. Daarnaast vindt er ook uitbreiding plaats in de diversiteit van de zorgverlening.

Een fusie met een grote thuiszorginstelling brengt op ICT gebied andere nieuwe problemen met zich mee.

  • De centrale omgeving is vaak van buitenaf niet toegankelijk;
  • Er is meestal onvoldoende dataopslagcapaciteit beschikbaar;
  • Uitbreiding vergt aanschaf en implementatie van nieuwe systemen.

Gevolg: het duurt een aantal maanden voordat de infrastructuur geschikt is om een zorginstelling toegang te verlenen. Met name door onvoldoende flexibiliteit in de ICT infrastructuur om snel op een dergelijke situatie in te springen en om de juiste diensten te kunnen verlenen.

Geen mogelijkheid tot thuiswerken in de zorg via werkplek automatisering

Een groot aantal zorgmedewerkers binnen zorginstellingen werken part-time en/of op verschillende zorg locaties. Men wil graag vanuit huis het cliënt registratiesysteem kunnen gebruiken als vorm van werkplek automatisering. Immers hiermee kan de zorgmedewerker flexibeler worden ingezet omdat een deel van de werkzaamheden ook vanuit huis gedaan kunnen worden op de tijden die de medewerker uitkomt.

Het intranet van de zorginstelling biedt namelijk veel informatie die verzorgenden en leidinggevenden voor hun werk kunnen gebruiken. Het is logisch dat vanuit hun professionaliteit de zorg medewerkers en leidinggevenden deze informatie ook buiten werktijd kunnen raadplegen om bijvoorbeeld bepaalde behandelingen, protocollen of beleidsdata rustig na te lezen. Of via werkplek automatisering zichzelf voor te bereiden op de cliënten die behandeld moeten worden.

Interactie vanuit een thuiswerkplek is voor veel zorginstellingen nog een probleem. Met name het organiseren en regelen van? werkplek automatisering plus een beveiligde verbinding is vaak een activiteit waar de systeembeheerders en ICT afdeling van een zorginstelling niet aan toekomen door de dagelijkse hectiek.

Improductiviteit door dubbele gegevensinvoer bij zorginstelling

Het invoeren van dezelfde informatie in tal van verschillende systemen is een veel voorkomend probleem binnen zorginstellingen.

Een goed voorbeeld is de centrale personeeladministratie, waarin alle personeelsgegevens ingevoerd worden. Maar daarnaast worden de personeelsgegevens ook vastgelegd in het adresboek van de instelling, in het ICT systeem, in het helpdesksysteem, in het interne facturatie systeem, in het intranetsysteem etc.

Kortom veel dezelfde gegevens worden op diverse plaatsen vastgelegd. Dit leidt tot een grote vervuiling van de diverse systemen. Hieronder volgt een voorbeeld hoe de dubbele gegevensinvoer werd opgelost.

Eén van de beleidsdoelstellingen van een dienstverlenende instelling voor verstandelijk gehandicapten had ook te maken met veel dubbele invoer van data.

Bij de analyse van het probleem met behulp van een informatieplan ging men terug naar de doelstelling die was geformuleerd voor de zorgverleners: ‘de zorgverleners moeten zich bezig houden met hun eigenlijke werk, dienstverlening voor verstandelijk gehandicapten, en zo min mogelijk met allerlei administratieve rompslomp.’

Dat men daarvoor op een eenvoudige manier over de benodigde gegevens moet kunnen beschikken die eenmalig ingevoerd worden was een afgeleide daarvan. Na analyse bleek dit wel de belangrijkste bottleneck in de uitvoering van het werk.

Uit het informatieplan bleek ook dat de ICT afdeling door onderbezetting hun handen vol had aan het oplossen van andere problemen. Daarom werd gebruik gemaakt van een externe partij die binnen de GGZ veel ervaring had met het oplossen van de problematiek rond dubbele gegevensinvoer. Door de problemen i.s.m. de bestaande afdeling goed in kaart te brengen werd als oplossing een interface tussen de verschillende systemen gebouwd. Hierdoor ondervinden de zorgverleners én de interne ICT afdeling geen problemen meer met dubbele gegevensinvoer.

 

Structureren van uw (zorg) doelstellingen in een informatieplan geeft zicht op de oorzaak van uw ICT problemen

Om te achterhalen wat de belangrijkste oorzaak is van uw ICT problemen en op welke wijze dit opgelost kan worden is het van belang om de symptomen en de problemen in kaart te brengen.

Dit vindt vaak plaats aan de hand van een inventarisatie van problemen dat de basis is voor een informatieplan. In dit informatieplan staan alle doelstellingen die op management niveau zijn bepaald en een compleet plan van aanpak beschreven hoe een doelstelling in de praktijk verwezenlijkt kan worden.

Essentieel binnen een informatieplan zijn de te volgen processtappen:

  • Formuleer een duidelijke doelstelling voor uw organisatie, zoals het streven naar een optimale bereikbaarheid van uw organisatie voor uw medewerkers, leveranciers, ketenpartners en klanten. Hierbij is het creëren van een visie op bijv. het automatiseren van werkplekken, zoals de mogelijkheid tot thuiswerken, belangrijk;
  • Het inventariseren en inpassen van alle (management) wensen van uw zorgorganisatie in het totale aanbod en proces van producten en diensten;
  • Hierna kunnen de belangrijkste ICT inrichtingseisen worden vastgesteld voor het realiseren van de benodigde ICT ondersteuning bij uw zorgprocessen;
  • Maak vervolgens een bedrijfsopzet en beschrijving van alle relevante producten en diensten, bedrijfsprocessen, informatiestromen en bedrijfsgegevens;
  • Op basis van al deze gegevens kan een systeemmodel ontwikkeld worden die de koppeling weergeeft tussen de bestaande en nieuwe (informatie)systeem;
  • Vervolgens kan worden gestart met de technische invulling door automatiseerders en technisch specialisten.

Wilt u meer weten over de achtergrond van een informatieplan en alle stappen die moeten worden beschreven en doorlopen op een presenteerblaadje aangereikt krijgen, lees dan het artikel: ICT informatieplan voor zorginstellingen in 6 stappen.

Voorbeeld van beleidsdoelstelling die werd beschreven in een informatieplan

Zoals uit de processtappen blijkt hoeft de aanleiding voor een informatieplan niet altijd een ICT probleem te zijn, maar kan een beleidsdoelstelling ook de oorzaak zijn om de bestaande ICT infrastructuur te veranderen.

Om u een idee te geven hoe zo’n beleidsdoelstelling wordt geformuleerd, volgt hieronder een doelstelling die een Gehandicaptenorganisatie heeft geformuleerd op basis van een informatieplan.

Een zorginstelling voor mensen met een geestelijke beperking had een technisch verouderd netwerk op basis van Novell en Citrix, wat regelmatig uit de lucht was waardoor het bedrijfsproces danig werd verstoord.

De directie verlangt een betrouwbaar systeem dat optimale ondersteuning biedt aan de bedrijfsprocessen en medewerkers binnen haar organisatie, een beschikbare infrastructuur en een eenvoudig ingerichte beheersorganisatie met goede ondersteuning van interne ICT afdeling van de GGZ organisatie.

Essentieel daarbij was de algehele betrouwbaarheid (beschikbaarheid) van het systeem (m.n. het ERP pakket) en de mogelijkheid om het systeem ook buiten kantoor (thuis of andere locaties) beschikbaar te stellen.

Gezien de veranderingen die de organisatie zelf onderging, fusie, commercialisering en een verhuizing wilde men een snelle en efficiënte migratie van het totale systeem, waarbij de medewerkers minimale overlast ondervinden. Tevens wilde men tevens een flexibel en schaalbaarheid systeem om toekomstige veranderingen/ ontwikkelingen te kunnen realiseren.

 

Implementatie van ICT migratie, ofwel hoe het traject van een informatieplan tot een nieuwe ICT infrastructuur organiseren ?

Op het moment dat de beleidsdoelstellingen zijn beschreven in een informatieplan en de vereiste ICT processtructuur is vastgelegd is het complete raamwerk gereed, maar moeten de veranderingen nog wel worden georganiseerd en geïmplementeerd.

Zorginstellingen willen bij implementatie van ICT projecten, zoals kantoor automatisering, nogal eens teveel hooi op de vork nemen en onderschatten?  de voordelen van het uitbesteden van ICT migratie:

  • ICT investeringen gefaseerd spreiden met visie en beleid kan niet zonder deskundige hulp;
  • Bepalen van gewenste ICT functionaliteiten valt niet mee en vergt technische expertise;
  • Te vaak wordt met een ICT gedreven blik gekeken naar mogelijke veranderingen i.p.v. procesmatig;
  • Balans tussen productiecapaciteit en benodigde ICT laat zich niet globaal inschatten;
  • Trainingen geven aan gebruikers is een apart vak;
  • Etc.

Het (deels) uitbesteden van ICT migratie aan een deskundige automatiseerder die uw eigen ICT afdeling betrekt bij de implementatie en de kennis overdraagt is vaak het overwegen waard.

Hieronder volgt een voorbeeld waarbij een zorginstelling gedeeltelijk de hulp inriep van een externe ICT leverancier.

Een zorginstelling die ambitieus wilde automatiseren, maar geen ervaring had met een grootschalige ICT implementatie riep de hulp in van een ICT diensverlener.

Deze stelde voor om de implementatie in gedeelten uit te voeren, zodat de organisatie geen last ondervond van de veranderingen. Het plan van aanpak werd opgesplitst in een aantal fasen waarbij elke fase als apart project met doelstellingen werd gedefinieerd en uitgevoerd.

Dit bood de mogelijkheid om tussentijds controle uit te voeren en zonodig bij te sturen, zodat de voortgang, gedefinieerde planning en budgetten nauwlettend werd gewaarborgd (de grootste bottleneck van ICT).

Om u een idee te geven van de verschillende projecten zijn deze hieronder beschreven:

Implementatie lokaal netwerk

  • Systeembeheer
  • Opleiding medewerkers (Windows en Office)
  • GroupWare

Koppeling Locaties

  • Implementatie Citrix Metaframe

Telewerken

  • Instructie telewerkers
  • Helpdesk
 

De ICT dienstverlener Diabolo (www.diabolo.nl) heeft bij dit project, naast het advies en levering van de hard en software, met succes het grootste deel van het projectmanagement en projectuitvoering voor haar rekening genomen en de bestaande ICT afdeling geholpen om procesmatig de ICT problemen aan te pakken.

Gevolg was dat de migratie niet alleen geruisloos en succesvol verliep, maar dat de interne ICT-afdeling daarna ook efficiënter functioneerde doordat men de werkmethode van Diabolo eigen had gemaakt.

Goede relatie met ICT dienstverlener is de succesfactor bij systeem migratie en ICT implementatie

Bij het opzetten van een juiste ICT infrastructuur bij zorginstellingen is het de ervaring (overigens logisch) dat het management graag de controle wil houden over het projectmanagement en de eigen ICT afdeling wil betrekken in het proces. Toch is het vaak verstandig om bepaalde ICT projectmanagement- en coördinatie taken over te dragen aan een externe ICT dienstverlener. Ervaring heeft geleerd dat een ICT afdeling teveel belast wordt als ze bovenop de normale ICT taken ook nog de verantwoording krijgen voor alle ICT projecten.

Een goede relatie opbouwen met een externe ICT dienstverlener die bereid is om kennis te delen is dan onontbeerlijk. Zeker ook vanuit core business en kostenoogpunt. Na een succesvolle ICT migratie blijft de omgeving van de ICT zorgafdeling adequate ondersteuning nodig? houden die vaak goedkoper en efficiënter door een externe ICT dienstverlener / leverancier geleverd kan worden.

Artikel downloaden

Kantoor automatisering zorg.pdf
(Kantoor automatisering zorg.pdf)

Download artikelen

Alle artikelen, zoals checklists, stappenplannen en visies kunt u gratis laten toezenden. U kunt alle artikelen downloaden. Heeft u vragen, kunt u het reactieformulier gebruiken

Naar download pagina