Zoeken naar artikelen:

Openklappen

ICT informatieplan voor zorginstellingen in zes stappen

Inhoudsopgave:

  1. Kwaliteit van zorg verbeteren met heldere ict aanpak? 
  2. ICT in zorg strategisch belangrijk? 
  3. Informatieplan, ict plan, automatiseringsplan in zorg …? 
  4. Waarom een informatieplan als basis voor zorgsector?? 
  5. 6 stappen van het informatieplan voor zorg op een rij? 
  6. Praktisch en doelgericht plan van aanpak informatieplan
     

Kwaliteit van Zorg verbeteren met heldere ICT aanpak

Nederlandse zorginstellingen worstelen met ICT. Verouderde systemen, eilandautomatisering, moeizame projecten en krapper wordende budgetten zorgen voor een lastige opgave. Ook neemt de vraag naar kwalitatief betere zorg toe, staan efficiencywinst en kostenbesparingen hoog op de agenda en trekt modernisering van de AWBZ een zware wissel op de informatievoorziening. Veel organisaties gaan deze uitdagingen te lijf met een wildgroei van slecht op elkaar afgestemde projecten en systemen met alle problemen van dien. Dit artikel geeft concrete handvatten om in korte tijd te komen tot een praktisch informatieplan waarmee u direct aan de slag kunt.
 

ICT in Zorg strategisch belangrijk

ICT is steeds meer een onmisbaar hulpmiddel om ambitieuze doelstellingen in de zorg op het gebied van kwaliteit, efficiency, kostenbesparingen en zorgmarketing te kunnen realiseren. De projectenkalender van een gemiddelde zorgorganisatie bestaat al snel uit tientallen ICT projecten. Bestuurders, directeuren en managers staan voortdurend voor een dilemma om schaarse budgetten, middelen en resources zo efficiënt en effectief mogelijk in te zetten.

Weinig structuur in zorgsector bij nieuwe ICT ontwikkelingen

De praktijk wijst uit dat dit niet eenvoudig is. Besluitvorming over ICT projecten is vaak versnipperd, ondersteunende afdelingen worden overspoeld met ideeën en plannen en automatiseerders bepalen nog maar al te vaak vanuit een ivoren toren wat goed is voor de organisatie. Ook zijn noodzaak, status en voortgang van projecten niet altijd duidelijk en wordt er weinig gestructureerd ingespeeld op nieuwe ontwikkelingen. Het resultaat is een wirwar van slecht op elkaar afgestemde initiatieven. Lees ook het artikel: Zorg klanten clienten winnen, binden en behouden is een CRM zorg.

Integrale aanpak ICT, ketenzorg, vraaggestuurde zorg …

Daarnaast beperkt automatisering zich allang niet meer tot traditionele backoffice functies zoals financiën of personeelszaken. Veel nieuwe initiatieven grijpen diep in op de primaire zorgprocessen en hebben invloed op grote delen van de organisatie of zelfs hele zorgketens. Denk aan projecten op het gebied van elektronisch patiëntendossier (EPD), Zorg Identificatie Nummer (ZIN), telemedicine, domotica of thuiszorg-online.

Zorg op maat betekent juiste onderlinge afstemming ICT

Vaak worden ICT projecten opgestart die vanuit individueel of afdelingsbelang heel zinvol zijn, maar uit strategisch oogpunt wellicht minder prioriteit verdienen. Ook komt het voor dat projecten minder rendement opleveren dan oorspronkelijk gedacht, omdat andere randvoorwaardelijke projecten minder prioriteit hebben gekregen en niet (tijdig) zijn uitgevoerd. Naast het investeren in de juiste projecten, is ook de onderlinge afstemming tussen projecten van groot belang.

Genoeg redenen in de Zorg om niet met de tijd mee te gaan

Uit onderzoek blijkt dat 12% van de ondervraagde zorginstellingen moeite heeft om de meerwaarde van ICT projecten duidelijk te maken aan stakeholders en dat 11% last heeft van te weinig draagvlak binnen de organisatie voor automatiseringsplannen (zie kader). Opvallend is ook dat veel zorginstellingen melden dat men te weinig deskundigheid in huis heeft en dat projecten onvoldoende planmatig aangepakt worden.

 

Informatieplan, ICT plan, automatiseringsplan in zorg …

 

Met behulp van een informatieplan krijgt u meer grip op uw ICT huishouding. Een informatieplan (ook wel ICT plan of automatiseringsplan genoemd) is eenvoudig gezegd een beschrijving van de gewenste ICT ondersteuning. Het fungeert enerzijds als een ‘bestemmingsplan’ en anderzijds als ‘raamwerk’. In beide gevallen is de huidige situatie het startpunt voor het vaststellen van de benodigde veranderingen.
Een informatieplan heeft de functie van een bestemmingsplan omdat het handvatten biedt voor het planmatig, efficiënt (doelmatig) en effectief (doelgericht) realiseren van de gewenste ICT ondersteuning. Het heeft daarnaast ook de functie van een raamwerk omdat het een aantal kaders schept waardoor de vereiste structuur en samenhang tussen bedrijfsprocessen, informatiesystemen en technische infrastructuur gerealiseerd kan worden en gewaarborgd blijft.

Waarom een informatieplan als basis voor zorgsector?

Een informatieplan biedt een groeipad waarlangs alle verbeteringen in de ICT ondersteuning op gestructureerde, planmatige en kostenefficiënte wijze doorgevoerd kunnen worden. Het informatieplan vormt de basis voor toekomstige ICT beslissingen en uitbreidingen en geeft antwoord op strategische vragen zoals:

  • Hoe kan het ICT beleid beter afgestemd worden op het organisatiebeleid en hoe kan de organisatie beter profiteren van nieuwe ICT ontwikkelingen (zie kader)?? 
  • Welke toekomstige ICT ondersteuning is nodig om de doelstellingen van de organisatie te kunnen realiseren?
  • Wat zijn de organisatorische en personele consequenties van veranderingen in ICT systemen?
  • Welke zorgprocessen worden door welke nieuw aan te schaffen informatiesystemen ondersteund?
  • Aan welke functionele en technische eisen moeten nieuwe informatiesystemen voldoen en hoe worden nieuwe informatiesystemen technisch gerealiseerd?
  • Op welke manier kunnen nieuwe informatiesystemen samenwerken met bestaande informatiesystemen binnen en buiten de organisatie?
  • Hoe kan de levering van de ICT dienstverlening het beste georganiseerd worden, zowel intern als extern?
  • Wat is het benodigde ICT budget om alle veranderingen succesvol te kunnen doorvoeren?

Informatieplan voldoet aan eisen en wensen zorginstellingen

Een informatieplan is ook nodig om aan alle eisen en wensen van zorginstellingen, nu en in de toekomst, te kunnen voldoen. Deze eisen en wensen kunnen onder meer betrekking hebben op de:

  • Geschiktheid van de ICT ondersteuning voor het doel waarvoor het ingezet moet worden; bijvoorbeeld voor zorg op maat, dienstverlening via Internet of domotica toepassingen.? 
  • Beschikbaarheid van de ICT ondersteuning voor het kunnen uitvoeren van bedrijfsprocessen; bijvoorbeeld om 7x24 uur dienstverlening aan cliënten en samenwerkingspartners mogelijk te maken.
  • Betrouwbaarheid van de ICT ondersteuning; bijvoorbeeld de mate waarin de ICT ondersteuning probleemloos functioneert op momenten, dat het nodig is of de beveiliging van privacygevoelige cliënt- en medicatiegegevens.
  • Flexibiliteit van de ICT ondersteuning voor het gemakkelijk kunnen aanpassen en uitbreiden van informatiesystemen; bijvoorbeeld voor het koppelen van nieuwe informatiesystemen voor elektronische zorgdossiers, ketenzorg of mobiele planning en registratie.
  • Duidelijkheid over nut, noodzaak en prioriteitstelling van ICT investeringen en de aansturing van (projectmanagement) en verantwoordelijkheid voor (opdrachtgeverschap) ICT projecten.

6 stappen van het informatieplan voor Zorg op een rij

Bij het opstellen van een informatieplan worden zes verschillende niveaus en stappen onderkend:

  1. Visie, missie en doelstellingen
  2. Organisatie-inrichtingseisen
  3. ICT inrichtingseisen
  4. Bedrijfsmodel
  5. Informatiesysteemmodel
  6. Technisch infrastructuurmodel

In onderstaande figuur? staan alle niveaus en stappen weergegeven. De zes stappen worden hierna kort beschreven.

Verschillende niveaus en stappen van een informatieplan.

1. Visie, missie en doelstellingen zorgorganisatie (ICT Governance)

Als eerste worden visie, missie en bedrijfsdoelstellingen van de zorgorganisatie vastgesteld. Waar wil de organisatie op termijn heen (visie), wat is haar belangrijkste rol daarin (missie) en wat wil de organisatie concreet bereiken (doelstellingen). Deze stap is nodig om de gewenste doelgerichtheid af te dwingen. Hierdoor wordt het eenvoudiger om de noodzaak en prioriteit van nieuwe ideeën, projectvoorstellen en investeringen objectief vast te stellen. Door deze stap wordt het ICT beleid vanzelf beter afgestemd op het organisatiebeleid (ICT Governance).

2. Organisatie inrichtingseisen zorginstellingen

Als tweede worden de belangrijkste eisen en wensen van managers, samenwerkingspartners en cliënten voor zowel de korte als lange termijn geïnventariseerd. Deze eisen en wensen hebben betrekking op het aanbieden van (nieuwe) producten en diensten, de inrichting en aanpassing van zorgprocessen (ketenzorg) en de daarvoor benodigde bedrijfsgegevens (cliënten, producten, diensten, processen en financiën). Deze eisen worden samen met de belangrijke trends en ontwikkelingen (zoals kleinschalig wonen, telemedicine, functionele bekostiging) vertaald naar organisatie-inrichtingseisen. Voorbeelden van organisatie-inrichtingseisen zijn ‘locatieonafhankelijk werken’ en ‘invoer aan de bron’.

3. ICT inrichtingseisen zorgsector

Daarna worden de belangrijkste ICT inrichtingseisen vastgesteld. Dit zijn relevante uitgangspunten, randvoorwaarden, standaards en richtlijnen voor het realiseren van de benodigde ICT ondersteuning, rekening houdend met de eerder opgestelde organisatie inrichtingseisen. Denk aan eisen ten aanzien van leveranciers (ervaring, continuïteit, service), levering (in huis, outsourcing), informatiearchitectuur (geïntegreerd of op basis van bouwstenen), software (standaard of maatwerk, closed of open source) en technologie, platformen, databases en netwerken. Lees voor een voorbeeld het artikel: Domotica producten Zorg succesvol met goede organisatie

4. Bedrijfsmodel Zorg

Vervolgens wordt het bedrijfsmodel opgesteld. Het bedrijfsmodel is een beschrijving van alle relevante producten en diensten, bedrijfsprocessen, informatiestromen en bedrijfsgegevens. Belangrijk is om niet te vervallen in details, maar de beschrijving te beperken tot die onderwerpen die van belang zijn voor het maken van de juiste keuzen. Primair kunnen drie hoofdprocessen onderscheiden worden: het primaire proces van zorg- en dienstverlening, het besturingsproces en het externe verantwoordingsproces. Deze stap kan versneld uitgevoerd worden als men gebruikt maakt van bijvoorbeeld bedrijfsprocesmodellen die opgesteld zijn door brancheorganisaties zoals Arcares.

5. Informatie systeemmodel

Op basis van de organisatie- en ICT inrichtingseisen, en rekening houdend met de reeds bestaande situatie, wordt het bedrijfsmodel ‘vertaald’ naar een informatie systeemmodel. Het systeemmodel is een beschrijving van alle bestaande en nieuw aan te schaffen informatiesystemen, gegevensstromen en systeemkoppelingen. In het informatiesysteemmodel krijgen de belangrijkste informatiesystemen een plaats zoals cliëntregistratie, zorg zwaartemeting en kwaliteitsmeting, elektronisch cliëntdossier, planning en roostering en administratie en facturering op cliëntniveau.? 

6. Technische infrastructuur zorgmodel

Op basis van alle organisatie- en ICT inrichtingseisen en rekening houdend met de bestaande situatie, wordt het systeemmodel ‘vertaald’ naar een model voor de technische infrastructuur. Deze laatste stap bestaat uit het beschrijven van alle technische componenten (hardware, software, netwerk, datacommunicatie, servers, desktops), datastromen en technische interfaces. In deze stap is een belangrijke rol weggelegd voor automatiseerders en technisch specialisten.

Prioriteit vaststellen van ICT systemen en projecten in Zorg

Na het doorlopen van deze zes stappen kan vastgesteld worden welke bestaande softwaresystemen geoptimaliseerd (applicatiebeheer), verbeterd (aanpassing of gebruik gaan maken van onbenutte functionaliteiten), uitgefaseerd (vervanging op termijn) of vervangen (directe vervanging) moeten worden. Ook is tijdens alle stappen vastgesteld op welke wijze de overgang van de huidige naar de gewenste situatie plaatsvindt (transitieprojecten). Het is nu relatief eenvoudig om de prioriteit van alle lopende en nieuw op te starten projecten vast te stellen.
Projecten die het meest voldoen aan de doelstellingen, organisatie-inrichtingseisen en ICT inrichtingseisen én de hoogste financiële bijdrage leveren verdienen de voorkeur. Projecten met de hoogste prioriteit kunnen vervolgens opgenomen worden in een projectenkalender. Door voor ieder project in kaart te brengen wat de benodigde ICT capaciteit en gebruikerscapaciteit is, kan vastgesteld worden of er capaciteits- of budgetproblemen ontstaan.

Organisatie van ICT ondersteuning bij zorginstellingen

Om een goede ICT ondersteuning mogelijk te maken zijn vier elementen van belang: (1) management en organisatie van de ICT ondersteuning, (2) werkprocessen met betrekking tot de levering van de gewenste ICT diensten, (3) systemen en hulpmiddelen die daarbij nodig zijn en (4) mensen die de ICT ondersteuning leveren en de kennis en kunde die men daarvoor nodig heeft. Bij het opstellen van het informatieplan is het belangrijk om duidelijkheid te scheppen over de rol van de bedrijfsfuncties informatiemanagement, applicatiebeheer en automatisering. Voor een optimaal resultaat dient er een duidelijke scheiding te zijn tussen enerzijds de klant en opdrachtgever van ICT projecten en anderzijds de leverancier en opdrachtnemer van ICT diensten. Bij de meeste zorgorganisaties ontbreekt de functie van ‘informatiemanager’ waardoor een goede afstemming tussen organisatie en ICT ontbreekt.

Vaststellen ICT zorg budget

Op basis van het informatieplan kan vervolgens het vereiste ICT budget vastgesteld worden. De vraag is in hoeverre het huidige ICT budget voldoende is voor het realiseren van alle organisatiewensen en -eisen en de daarvoor benodigde ICT ondersteuning (zie kader). Bedenk hierbij dat ‘goedkoop duurkoop is’ en dat structurele verhoging van het ICT budget eerder bittere noodzaak dan overbodige luxe is.

Praktisch en doelgericht plan van aanpak informatieplan

In zes stappen heeft u in korte tijd een doelgericht en praktisch informatieplan opgesteld waarmee u direct aan de slag kunt. Belangrijk is dat u de reikwijdte, diepgang en gedetailleerdheid van het informatieplan voortdurend afstemt op het doel dat u met dit plan nastreeft en de doelgroep waarvoor het plan bestemd is.

Grote adviesbureaus hebben nogal eens de neiging om zich te verliezen in langdurige trajecten waarin men de hele organisatie tot in detail beschrijft. Pas hiervoor op want de ontwikkelingen gaan snel en voor u het weet zit men met een kast vol kostbare, maar verouderde proces- en systeembeschrijvingen. Formeer een klein kernteam, schakel desgewenst een onafhankelijke expert in en ga vooral praktisch resultaatgericht te werk. Zie ook: Succesvol plan van aanpak klantwerving en klantbehoud voor zorginstellingen met invoering van nieuwe zorgdiensten en zorgproducten.

Indien u meer informatie wilt hebben over de aanpak en stappen van een informatieplan maak dan gebruik van het reactieformulier.

Artikel downloaden

ICT informatieplan voor zorginstellingen in zes stappen.pdf
(ICT informatieplan voor zorginstellingen in zes stappen.pdf)

Download artikelen

Alle artikelen, zoals checklists, stappenplannen en visies kunt u gratis laten toezenden. U kunt alle artikelen downloaden. Heeft u vragen, kunt u het reactieformulier gebruiken

Naar download pagina