Zoeken naar artikelen:

Openklappen

Nieuw optimum in flexibele dienstroosterplanning

Inhoudsopgave:

  1. Dienstroosterplanning kan veel makkelijker
  2. Actuele dienstroosters, de echte uitdaging
  3. Personeelsplanners zijn goed in plannen
  4. Roosterplanning die leidt tot morrende medewerkers
  5. Dienstroosterautomatiseren? Onbekend maakt onbemind
  6. De crux? Leg de verantwoordelijkheid bij de medewerkers en geef ze goede planningstools
  7. ...en ontzorg de IT-afdeling
  8. Kosten-baten roosterplanning: een heuse businesscase
  9. Een dienstroosterplanning praktijkcase
  10. Bespaar kosten en tijd met uw online dienstrooster

 

Dienstroosterplanning kan veel makkelijker


Veel organisaties werken volgens strakke (CAO-gereguleerde) dienstroosters. Een actueel en correct dienstrooster is mede bepalend voor hun dienstverlening. Voor de hand liggende branches waar dit speelt zijn de zorg, politie, brandweer, ambulance- en taxidiensten en de kinderopvang. Toch is het verwonderlijk dat de meeste van de organisaties in die branches een soort blinde vlek hebben bij het proces van roosterplanning. Met de nodige zorgvuldigheid en planningstools maken ze hun roosterplanning, maar voor de dagelijkse mutaties in die personeelsplanning bieden ze geen effectieve mogelijkheden. Er is nu echter een planningstool die daar verandering in brengt en tevens tijd en kosten bespaart door de medewerkers zelf online hun dienstrooster te laten bijhouden. Op deze manier kunnen de medewerkers zich focussen op waar het werkelijk om draait: de dienstverlening.

 

 

 

Actuele dienstroosters, de echte uitdaging


Bij veel organisaties in de dienstverlenende sector is een solide en actueel dienstrooster cruciaal voor het leveren van een goed product. Met andere woorden, goede personeelsplanning is dé uitdaging om ervoor te zorgen dat de dienstverlening zonder onderbrekingen doorgaat. De zorgsector is daarvan een mooi voorbeeld. Vele fulltime en parttime zorgverleners moeten een plek krijgen binnen het dienstrooster, waarbij volgens strikte CAO-voorwaarden gewerkt wordt en waar ook nog eens rekening gehouden wordt met hun privéwensen. Geen sinecure, om voor iedereen een kloppende roosterplanning te maken die ook nog eens naar ieders zin is.

 

 

 

 

 

 

Personeelsplanners zijn goed in plannen


Personeelsplanners zijn meerdere maanden per jaar bezig een sluitend dienstrooster te maken. Daar zijn de goed in! Dankzij slimme geautomatiseerde planningstools wordt het maken van een dienstrooster een stuk overzichtelijker. Hoewel het aanbod van dergelijke planningstools groot is, hebben alle leveranciers dezelfde focus: het vergemakkelijken van het maken van een sluitend dienstrooster.

Het gevolg van die eenzijdige focus is dat personeelsplanners in de praktijk nog veel meer tijd moeten besteden aan het muteren van een dienstrooster. Personeelsplanning is namelijk één van de meest dynamische processen in de dienstverlenende sector en dat wreekt zich in het bijhouden van die roosterplanning. Het is eenvoudig voor te stellen hoeveel wijzigingsverzoeken in een organisatie jaarlijks  worden ingediend. Vaak hebben meerdere planners er een dagtaak aan. En wat dacht u van de mutaties voor de salarisadministratie die daaruit volgen? Om nog maar te zwijgen over de interne communicatie die het vergt met leidinggevenden en management om de aanvragen geaccordeerd te krijgen…

 

 

 

 

 

 

Roosterplanning die leidt tot morrende medewerkers


Als gevolg van de dynamiek in het werk en privésituaties is het een grote uitdaging om op elk moment te beschikken over een actueel dienstrooster. Laat staan om medewerkers er inzage in te geven. Sterker nog, vaak lukt dat niet en moet men wachten op de periodieke update van het dienstrooster. Dat hangt dan ergens op een centraal prikbord of wordt rondgemaild. Tegen de tijd dat die update er is, is de personeelsplanning alweer gewijzigd. Zo blijft de onduidelijkheid bestaan en wordt de tijd die gemoeid is met het voortdurend aanpassen van roosterplanningen verspild. Tijd die ten koste gaat van de primaire taak: de dienstverlening. Bovendien blijken de mutaties vaak niet goed verwerkt te zijn in de salarisadministratie waardoor er extra aanpassingen moeten plaatsvinden om de medewerker te geven waar hij recht op heeft. Dat leidt in de praktijk tot gemor bij het management en niet in de laatste plaats bij het personeel zelf.

 

 

 

 

 

 

Dienstrooster automatiseren? Onbekend maakt onbemind…


Onderzoek naar het gebruik van softwareprogramma’s in de dienstverlenende sector voor de ondersteuning van bedrijfsprocessen toont aan dat er nog veel efficiencyverbetering te behalen is. Typisch voor dergelijke organisaties, waar 70% van de kosten in personeel zit, is dat zij weinig met automatisering op hebben. Het is een berucht, oninteressant onderwerp. Natuurlijk laten personeelsplanners zich ondersteunen met geautomatiseerde planningstools. Maar vaak gebeurt het dat ze de verkeerde oplossing zoeken: roosterplanningen die voorzien zijn van mooie kleurtjes en grafiekjes, in plaats van een roosterplanning zoals de eindgebruikers (lees medewerkers) deze wensen.

Onbekendheid met laagdrempelige ICT-oplossingen leidt ertoe dat organisaties er niet in geloven dat medewerkers zelf hun dienstrooster kunnen handhaven. Als er al behoefte is aan geautomatiseerde ondersteuning van de dienstroosterplanning, dan vergt ‘t meestal veel moeite om de eigen IT-afdeling te overtuigen die oplossing te helpen realiseren. Terwijl automatisering er juist voor kan zorgen dat processen (roosteren) en informatie (nieuwe dienstroosterplanning en salarismutaties) geautomatiseerd verwerkt kunnen worden. Omdat veel organisaties nog steeds vasthouden aan de traditionele manier van plannen en muteren, laten ze enorme kansen liggen.

 

 

 

 

 

 

De crux? Leg de verantwoordelijkheid bij de medewerkers en geef ze goede planningstools…


Nog steeds hebben heel veel dienstverlenende organisaties last van die blinde vlek bij het optimaliseren van hun personeelsplanning. De personeelsplanners hebben hun zaakjes inmiddels wel aardig op orde. Nu de medewerkers nog. Het vergt visie en durf om de verantwoordelijkheid voor roostermutaties daar te leggen waar ze vandaan komen: bij de medewerkers zelf!

Wat nodig is voor de zelfwerkzaamheid van uw medewerkers is een centraal geautomatiseerde planningstool op internet. Het basis dienstrooster wordt aan het begin van het jaar ingebracht en daarna gaan medewerkers zélf hun aanpassingen doen. Het online programma biedt altijd een actueel zicht op de roosterplanning en is volledig transparant. Dat wil zeggen, alle roosterprocessen zoals overwerkmeldingen, urenverantwoording, ruildienstaanvragen, et cetera worden ondersteund. Indien van toepassing wordt automatisch een ATW-waarschuwing gegeven bij ruildienstaanvragen en de mutaties voor de salarisadministratie worden klaar gezet. Alleen een leidinggevende hoeft nog maar akkoord te geven in het systeem waarna de planningscyclus weer rond is. Een ander groot voordeel is dat uw medewerkers ook thuis, op hun vakantieadres of waar dan inzage hebben in hun dienstrooster. Het enige wat zij nodig hebben, is toegang tot internet! En dat mag vandaag de dag geen belemmering meer zijn, nietwaar?

 

 

 

 

 

 

 

… en ontzorg de IT-afdeling


Ook hoeven er geen belemmeringen meer te zijn voor een IT-afdeling om een goede planningstool voor medewerkers aan te bieden. Dankzij een oplossing volgens het zogenaamde ASP-model; een moderne methode waarbij een zogenaamde Application Service Provider het programma kant-en-klaar aanbiedt. Dit betekent dat de roostersoftware op een centrale server bij de leverancier via internet – op een veilige manier - beschikbaar wordt gesteld aan gebruikers. De leverancier zorgt ervoor dat de planningssoftware goed functioneert, back-ups gemaakt worden, ondersteuning geboden wordt bij gebruikersvragen en eventuele storingen. Bovendien werkt iedereen helemaal vanzelf met steeds de nieuwste versie van de roostersoftware. Daarvoor hoeven gebruikers-pc’s niet steeds van een update te worden voorzien.
Dus, met deze ASP-variant werkt ook uw IT-afdeling graag mee aan het bieden van een online roosteroplossing voor elke medewerker.

 

 

 

 

Kosten-baten roosterplanning: een heuse businesscase


Medewerkers winnen tijd die zij kunnen besteden aan hun eigenlijke werk. De roosterplanner krijgt het minder druk. De salarisadministrateur kan voortaan rekenen op valide salarisgegevens. De IT-manager hoeft niet uit te breiden. Met andere woorden, het management heeft een business case: besparingen, tevreden medewerkers en betere focus op de dienstverlening.

 

 

 

 

 

 

Een dienstroosterplanning praktijkcase


Een voorbeeld van een oplossing is RoosterWeb dat door de UMCG Ambulancezorg is ingezet bij de Ambulancevoorziening in Drenthe en Friesland. Een organisatie met 300 medewerkers waarbij de online dienstroosterplanning heeft gezorgd voor direct meetbare besparingen en verbeteringen:

 

 

 

 

  • 1,5 FTE minder op de Centrale Planning
  • Foutloze en automatische export van salarisgegevens
  • Controle op overwerk door teamleiders zelf
  • Minder werk bij het invullen van openstaande diensten
  • Geen onnodige communicatie meer over verlofkaarten, dienstruilingen en dergelijke
  • Meer tevredenheid bij:

o    De medewerkers: transparantie en zelf planning bepalen
o    De teamleiders: beter inzicht en invloed op planning
o    De financiële administratie: beter inzicht in de roostereffectiviteit

 

 

 

 

Bespaar kosten en tijd met uw online dienstrooster

Met een online roosterprogramma dat gericht is op de zelfwerkzaamheid van medewerkers dalen de kosten en het gemor en stijgt de efficiëntie van uw organisatie. Uw medewerkers hebben altijd inzage in het actuele dienstrooster en kunnen zelf, snel en doeltreffend hun diensten ruilen waarbij de aanpassingen in hun dienstrooster automatisch worden verwerkt in de salarisadministratie. De IT-afdeling heeft nauwelijks omkijken, omdat de zorg voor die online ondersteuning in handen is van een zakenkundige en betrouwbare leverancier. Dat moet toch een mooie opsteker zijn voor een organisatie die vooral wil doen waar zij goed in is: het bieden van kwalitatieve dienstverlening.

Herkent u de beschreven situaties, bent u benieuwd of er voor uw organisatie ook een oplossing is of heeft u andere vragen, dan kunt u contact met ons opnemen via het reactieformulier of een mail sturen naar info@managementkennisbank.nl.

 

 

 

 

 

 

De auteur van dit artikel is werkzaam bij Comprise, een gespecialiseerd bedrijf dat roosterplanningen inzichtelijk en werkbaar maakt voor ziekenhuizen, verzorging, verpleging en thuiszorg, kinderopvang, ambulancevoorzieningen, huisartsenposten en brandweercorpsen.

 

 

 

Artikel downloaden

Nieuw optimum in flexibele dienstroosterplanning.pdf
(Nieuw optimum in flexibele dienstroosterplanning.pdf)

Download artikelen

Alle artikelen, zoals checklists, stappenplannen en visies kunt u gratis laten toezenden. U kunt alle artikelen downloaden. Heeft u vragen, kunt u het reactieformulier gebruiken

Naar download pagina