Zoeken naar artikelen:

Openklappen

Voip advies aanpak: organiseer een gefaseerde voip implementatie

Inhoudsopgave

  1. Breng de randvoorwaarden van een voip advies door voip leverancier zelf in kaart
  2. Voip implementatie: voorkom problemen met lan   
  3. Overzicht op voip implementatie door gedegen stappenplan   
  4. Gefaseerde aanpak bij voip implementatie is nodig   
  5. Stap 1 inventarisatie van communicatie- en bedrijfsdoelstellingen, zoals verbeteren telefonische bereikbaarheid of besparen telefoonkosten
  6. Vernieuwing met voip bij uitbesteding telefooncentrale of kantoorverhuizing  
  7. Stap 2 analyse omgevingsfactoren zoals wan/lan, bandbreedte en kennis voip oplossing  
  8. Stap 3 doelstelling, behoefte en omgevingsfactoren bepalen keuze voor ip telefonie concept  
  9. Stap 4 keuze van een voip leverancier  
  10. Stap 5 implementatie & integratie voice over ip netwerk  
  11. Stap 6 service & beheer voip na implementatie  
  12. Waar moet een voip leverancier zoals kpn voip en cisco voip aan voldoen?  
  13. Aandachtspunten bij keuze voip leverancier  
  14. Voip advies aanpak samenvatting  
  15. Voip oplossing heeft onderhoud nodig en goede organisatie  
  16. Selecteer een voip leverancier die alle extra diensten kan leveren  
  17. Voip als managed ict services is een goede oplossing  

 

 

Breng de randvoorwaarden van een voip advies door voip leverancier zelf in kaart

 

 

Voice over IP, ofwel voip, ip telefonie of internet bellen genaamd biedt veel voordelen zoals productiviteitsverhoging, flexibiliteit, betere bereikbaarheid en lagere kosten. Wilt u daadwerkelijk gebruik maken van deze voordelen dan moet een aantal randvoorwaarden goed zijn ingevuld. Voorbeelden van in te vullen randvoorwaarden zijn security, quality of service (qos) van uw datanetwerk (LAN en WAN) en beschikbaarheid van voldoende bandbreedte (ip vpn).

Soms ontbreekt het binnen uw organisatie aan specifieke telecommunicatie kennis, waardoor u bent aangewezen op een voip leverancier. Wees echter kritisch bij het beoordelen van een voip advies en breng de belangrijkste criteria zelf vooraf in kaart.
 

Voip implementatie: voorkom problemen met LAN

Het niet goed voorbereiden en implementeren van een voip oplossing kan leiden tot hoge additionele kosten door bijvoorbeeld het aanpassen van uw Local Area Netwerk (LAN).

 

Figuur: Problemen bij implementatie IP-Transfer


Het implementeren van voip oplossingen met de gewenste voordelen, blijkt in de praktijk wel eens tegen te vallen. Bij implementatie van ip telefonie komen een groot aantal problemen voor, ondanks het feit dat je vooraf met veel zaken rekening houdt. Een voip implementatie is dermate complex dat men dit beter over kan laten aan een kundige leverancier.
 
Overzicht op voip implementatie door gedegen stappenplan

Doordat u rekening moet houden met voldoende bandbreedte, server gateway, lan, wan, cli, pbx’en en andere technische aspecten is bij een ip telefonie implementatie lang niet alles van te voren te voorzien, maar een goed stappenplan kan u helpen zicht te krijgen op de gevolgen en zorgt er in ieder geval voor dat u niet voor verrassingen komt te staan. Een aanrader is om Voice over IP af te nemen als Managed Service, want naast de uitvoering van een dergelijk stappenplan is de aanbieder van de managed service dienst dan verantwoordelijk voor het invullen van alle randvoorwaarden.

 

 

 

 

Gefaseerde aanpak bij voip implementatie is nodig

Een goed plan van aanpak voor de migratie naar voip bevat de volgende gefaseerde stappen:

 

 

 

 

Figuur: Stappenplan Voip implementatie


Stap 1 Inventarisatie van communicatie- en bedrijfsdoelstellingen, zoals verbeteren telefonische bereikbaarheid of besparen telefoonkosten

 

De eerste stap is het bepalen van wat u wilt bereiken met het aanpassen van uw communicatievoorzieningen. Wilt u bijvoorbeeld:

  • Het verbeteren van de telefonische bereikbaarheid van uw organisatie?
  • Verhogen van de klant tevredenheid over uw telefonische ingangen?
  • Verhogen van de medewerker tevredenheid door andere communicatiemiddelen ter beschikking te stellen (bijv. thuiswerken)
  • Besparen op uw telefoonkosten en telecommunicatie budget?
  • Verhogen van de flexibiliteit van uw medewerkers?
  • Meer functionaliteit en multimedia functies zoals videoconferencing?
  • Focussen op uw core business en wilt u uw telefooncentrale uitbesteden?

Vernieuwing met voip bij uitbesteding telefooncentrale of kantoorverhuizing

Door het vaststellen van de doelstellingen zet u de kaders voor de mogelijke aanpassing van uw telecommunicatie omgeving, dit kan bijvoorbeeld vernieuwing met voip zijn bij uitbesteding telefooncentrale of kantoorverhuizing. Tevens kan het zijn dat u in uw bedrijfsdoelstelling heeft bepaald dat u activiteiten die niet tot uw core business behoren wilt outsourcen. Dat geeft dan richting aan de vervolgstappen.
 

Stap 2 Analyse omgevingsfactoren zoals WAN/LAN, bandbreedte en kennis voip oplossing

Het implementeren van voip oplossingen staat nooit los van de organisatie en daarom is een analyse van de omgevingsfactoren van groot belang.
Voorbeelden van te onderzoeken factoren zijn:

  • Is mijn huidige telefooncentrale - LAN - WAN afgeschreven?
  • Hoe ziet de netwerkarchitectuur er uit?
  • Wat is de impact van een aanpassing in de bestaande telefooncentrale of een nieuwe telefooncentrale op de performance van de aanwezige (ICT) applicaties?
  • Heb ik voldoende bandbreedte beschikbaar voor internet bellen?
  • Heb ik het juiste soort netwerk en/of router?
  • Wat is het beschikbare budget?
  • Welke functionaliteit heeft u minimaal nodig voor uw bedrijfsvoering?
  • Welke kennis en middelen heeft uw organisatie?
  • Wat is uw organisatiestructuur?
  • Hoe groot is uw beheerorganisatie?
  • Hoe zit het met de beveiliging?

Vanzelfsprekend hebben dit soort zaken impact op de businesscase van een voip oplossing
 

Stap 3 Doelstelling, behoefte en omgevingsfactoren bepalen keuze voor ip telefonie concept

In stap 1 is bepaald wat u wilt bereiken met het aanpassen van uw ICT omgeving. In stap 2 is bepaald wat de omgevingsfactoren zijn waar binnen geacteerd moet worden. Met de derde stap dienen de uitkomsten van de eerste twee stappen gecombineerd te worden tot een concept dat de wensen/eisen kan invullen binnen de kaders van de omgevingsfactoren.

Er bestaan vele soorten communicatieoplossingen al dan niet op basis van ip telefonie. In deze stap maakt u de keuze of voip wel de beste oplossing is voor uw situatie. Het kan namelijk zo zijn dat internet bellen misschien wel de beste oplossing is, maar dat uit de analyse van de omgevingsfactoren blijkt dat het beschikbare budget niet voldoende ruimte biedt om uw wide area netwerk (WAN) geschikt te maken voor het transporten van spraak. U kunt in dit geval dan twee dingen doen:
1.    Een ander concept kiezen dat wel ingevuld kan worden met het beschikbare budget
2.    Omgevingsfactoren aanpassen, lees: zorgen voor een groter budget

Er zijn vele ip telefonie concepten. Uw doelstelling, behoefte en omgevingsfactoren bepalen het juiste concept. Laat u hierbij goed informeren door voip leveranciers.

Het concept bevat ook hoe de oplossing beheerd kan worden. Dat betekent heel concreet dat (indien van toepassing) zaken als beheerapplicaties opgenomen moeten worden in het concept. Heel bewust wordt hier gesteld indien van toepassing. Als u uw communicatievoorziening wilt afnemen als managed service, dan hoeft u hier niet bij stil te staan omdat de aanbieder van de dienst dit dan voor u gaat inrichten. Lees ook het artikel: Managed ICT Services: Wat, Waarom, wanneer en hoe?
 

Stap 4 Keuze van een voip leverancier

Wanneer in het concept is bepaald hoe u uw communicatiebehoefte het beste invult naar de eigen ICT situatie, dan pas wordt het tijd om te bepalen welke leveranciers dit concept het beste kunnen invullen en uitvoeren.

Bij het kiezen van één of meer leveranciers moet u heel goed nadenken over de rol die uzelf in een voip implementatie wilt vervullen en of u zaken wilt doen met één of meer voip leveranciers. Wanneer u kiest voor één partij wordt de implementatie namelijk eenvoudiger te besturen, want dan is er slechts één partij verantwoordelijk voor het implementeren van uw ip telefonie. Indien u kiest voor meerdere partijen, dan heeft u een systeem integrator nodig die zorgt dat alle domeinen met elkaar samenwerken. Misschien doet u dat zelf, want de verschillende partijen zijn alleen verantwoordelijk voor het domein dat ze opleveren en niet de juiste werking over alle domeinen heen.
Zoals u in de eerste figuur kunt zien is men niet altijd tevreden over de ondersteuning van de betrokken leverancier(s) en dat is iets wat u zeker mee moet nemen in de selectie van een leverancier om problemen bij uw voip implementatie te voorkomen.

Het maken van de keuze voor een voip leverancier doet u o.a. op basis van:

  • Mate waarin de aangeboden oplossing invulling geeft aan het door u gekozen concept en benodigde functionaliteit
  • Prijs / prestatie verhouding
  • Levertijd, kan de leverancier het systeem leveren wanneer u dat wilt
  • Referenties
  • Meedenken over specifieke situatie binnen bedrijf
  • Wat voor garanties biedt de voip leverancier?
     

Stap 5 Implementatie & Integratie Voice over IP netwerk

Nadat de keuzes voor het ip telefonie concept zijn bepaald kijkt men naar wat de beste manier is om uw nieuwe voip toepassing te implementeren. Zaken die bij deze stap een rol spelen zijn:

  • Hoe en wanneer wilt u implementeren en/of starten schrijven van een implementatie plan van aanpak?
  • Heeft uw organisatie voldoende kennis & capaciteit in huis voor de implementatie?
  • Wat doe ik zelf en wat besteed ik uit aan een implementatie partner?
  • Hoe bereid ik mijn organisatie voor op de voip toepassing?
  • Moet ik mijn mensen trainen in het gebruik?

Het zijn veel vragen die beantwoord moeten worden en er zijn geen generieke antwoorden want iedere voip implementatie is anders omdat het altijd gaat om verschillende organisaties, concepten en rolverdelingen. Als tip geven wij mee dat u niet moet bezuinigen op de ondersteuning tijdens de ip telefonie implementatie. De juiste wijze van organiseren van het implementatietraject bepaald het succes van het project en de mate waarin u gebruik kunt maken van de voordelen van internet bellen. Overweeg in ieder geval om ip telefonie af te nemen als Managed Service dienst zodat u tegen een vast maandtarief gebruik kunt maken van internet bellen en van de bijbehorende voordelen zonder de zorgen van implementatie en beheer van het VoIP systeem. Dit laatste doet u natuurlijk alleen wanneer dit past bij uw organisatie en Managed Services u de gewenste voordelen biedt.
 

Stap 6 Service & Beheer voip na implementatie

Met stap drie bepaalt u wat er technisch nodig is om het door gekozen concept te beheren. Met stap vijf bepaalt u hoe u het systeem gaat implementeren. Stap zes zoomt in op Service & Beheer.

Het beheren van een voip oplossing is vrij complex omdat het verschillende domeinen (LAN, WAN, telefooncentrale) betreft die allemaal naadloos op elkaar moeten aansluiten om de ip telefonie oplossing goed te laten werken. Vaak gebeurt het dat alle drie de domeinen goed worden beheerd (soms vanuit verschillende afdelingen binnen een organisatie) maar wel vanuit een silo gedachte en er wordt dan geen rekening gehouden met de andere domeinen. IP telefonie vraagt echter integraal beheer over alle domeinen heen!

Vragen die u uzelf moet stellen zijn:

  • Heb ik voldoende mensen om het beheer zelf te doen?
  • Hebben die mensen voldoende kennis om voip zelf te beheren?
  • Moet ik mijn mensen trainen?
  • Heb ik de juiste SLA's met de achterliggende leveranciers?
  • Heb ik de juiste middelen voor het invullen van beheer?
  • Moet ik besluiten tot (deels) uitbesteden?

Als er meerdere afdelingen betrokken zijn binnen uw eigen organisatie dan dient u na te denken over:

  • Zijn de taken en verantwoordelijkheden van het beheer van de ip telefonie oplossing bepaald en vastgelegd? Wie is waarvoor verantwoordelijk?
  • Zijn de processen voor het beheren van de voip oplossing bepaald en vastgelegd?
  • Wie heeft het budget voor aanpassingen in de voip oplossing?

Waar moet een voip leverancier zoals kpn voip en cisco voip aan voldoen?

Omdat ip telefonie impact heeft op zowel LAN, WAN, telefooncentrale en openbare telefonie is het van belang een voip leverancier te zoeken die van al die domeinen kennis heeft. Concreet betekent dit dat de voip leverancier, zoals bijvoorbeeld kpn voip kennis moet hebben van:

  • Zowel voice- als datacommunicatie
  • LAN en WAN technologie
  • (IP) PBX systemen en aanvullende eigenschappen van telefooncentrales
  • Openbare telefonie

Aandachtspunten bij keuze voip leverancier

  • Een integrale SLA geeft garanties over alle domeinen (LAN, WAN, telefooncentrale, bandbreedte, etc.), want het gaat u niet om de losse delen maar om de juiste werking van het geheel. Hierin heeft dus een partij die alle betrokken onderdelen kan leveren (ook Managed Service) een pluspunt ten opzichte van een partij die alleen maar een onderdeel kan aanbieden omdat die betere garanties kan afgeven over de juiste werking van het systeem;
  • Bewezen expertise op het gebied van Voice over IP o.a. referenties, plan van aanpak t.b.v. voip implementatie enz.

Voip advies aanpak samenvatting

Voip, ip telefonie of internet bellen biedt veel voordelen waarvan u als organisatie gebruik kunt maken, zoals lagere telefoonkosten en betere kwaliteit en veiligheid van telefonie. De implementatie van een voip oplossing is echter complex omdat het hier gaat om verschillende domeinen die allemaal met elkaar moeten samenwerken.

Voip oplossing heeft onderhoud nodig en goede organisatie
Een stappenplan waarin u nadenkt over alle facetten van een voip implementatie helpt u bij het maken van keuzes en voorkomt verrassingen. Het is echter geen garantie dat u alles kunt voorzien. Los van het feit dat de oplossing technisch goed moet werken dient u ook zaken als Service & Beheer na de implementatie goed te organiseren omdat u anders geen gebruik kunt maken van de voordelen van internet bellen.

Selecteer een voip leverancier die alle extra diensten kan leveren
Het selecteren van een goede voip leverancier met bewezen expertise op ip telefonie gebied is lastig maar van groot belang voor het succesvol implementeren van een ip telefonie oplossing. Kies indien mogelijk een voip leverancier, die u alle onderdelen (LAN, WAN, telefooncentrale en openbare telefonie) kan leveren want dat is een partij die garant kan staan voor het geheel en niet alleen een onderdeel.

Voip als Managed ICT Services is een goede oplossing
Indien u twijfelt of u zelf de juiste kennis en kunde in huis heeft voor het beheren van een voip oplossing dan is het afnemen van ip telefonie als managed ICT services en goede oplossing. U geniet van de voordelen maar het complexe ip telefonie beheer wordt gedaan door de aanbieder van de managed service dienst. Zelf heeft u daar dan geen zorgen meer over maar u bestuurt op basis van de afgesloten SLA de performance van uw voip toepassing.

Wilt u meer informatie over internet bellen of wilt de mogelijkheden van voip toepassingen weten door het laten uitvoeren van een snelle analyse binnen uw specifieke bedrijfssituatie, maak dan gebruik van het reactieformulier.

Artikel downloaden

Voip advies aanpak organiseer een gefaseerde voip implementatie.pdf
(Voip advies aanpak organiseer een gefaseerde voip implementatie.pdf)

Download artikelen

Alle artikelen, zoals checklists, stappenplannen en visies kunt u gratis laten toezenden. U kunt alle artikelen downloaden. Heeft u vragen, kunt u het reactieformulier gebruiken

Naar download pagina