Zoeken naar artikelen:

Openklappen

Wanneer wel of niet offshore outsourcing van softwareontwikkeling?

Inhoudsopgave:

  1. Wanneer wel of niet kiezen voor offshore outsourcing van software ontwikkeling?
  2. Outsourcen
  3. Wat kan een bedrijf wel en wat niet outsourcen?
  4. Offshoring: nadelen van offshore uitbesteding ict
  5. Voordelen van offshore uitbesteding ict
  6. Wel of niet offshoring?
  7. Succesvol managen van offshore software projecten
     

Wanneer wel of niet kiezen voor offshore outsourcing van software ontwikkeling?

Offshore outsourcing van ICT wordt allengs populairder en bedrijven hebben steeds minder moeite met het uitbesteden van hun softwareontwikkeling naar lagelonenlanden, zoals India en Rusland. Daarbij krijgt de stelling dat outsourcing de economische groei van Westerse landen ten goede komt steeds meer de bovenhand.

Kostenbesparing lijkt bij een offshore ICT overweging het eerste argument, maar slimmeriken weten dat er overzee talloze programmeurs rondlopen met waardevolle ICT kennis en een schat aan praktische ervaring.
Maar hoe moeilijk is het uitbesteden van ICT projecten?

Offshore uitbesteden van een softwareproject kent vele valkuilen

Veel bedrijven hebben inmiddels ervaring met een mislukt ICT project en weten dat een flinke geldbuidel en het kiezen van de beste leverancier geen garantie is voor succes. Laat staan bij zoiets complex als het organiseren van een offshore softwareontwikkeling project. Toch is de grote faalkans bij ICT projecten de voornaamste reden dat outsourcen van ICT steeds gebruikelijker werd bij bedrijven. Bij uitbesteding van softwareontwikkeling hoefden ondernemingen immers nauwelijks programmeurs en ander duur ICT personeel in dienst te hebben. De volgende stap is dan logisch: de keuze voor systeemontwikkeling in lagelonenlanden om de ICT projecten betaalbaar te houden.

Echter een offshore traject kent vele valkuilen.

  • Hoe zit het bijv. met de offshore kwaliteiten van managers bij voorbereiding en planning?? Lees hiervoor ook het artikel: De gevolgen van slecht management bij offshore software ontwikkeling.

  • Een organisatie dient zich ook te bedenken wat kan er wel en niet kan worden uitbesteed, want overdracht van jarenlang opgebouwde kennis is altijd een gevoelig punt. Lees ook: Offshore IT outsourcing naar lage loon land in moederland organiseren.

  • En hoe selecteer je een goede offshore leverancier? Belangrijker nog: hoe bouw je een betrouwbare relatie op met al die overzeese (communicatie)problemen en cultuurverschillen?

  • Tenslotte: hoe moet het systeem worden onderhouden als het ICT project eenmaal is afgerond? Opdrachtgevers en offshore leveranciers sluiten dan een Service Level Agreement (SLA) af. Wat is deze overeenkomst waard bij calamiteiten?

Dit artikel is de eerste in een reeks publicaties over succesvol managen van offshore software projecten en probeert vooral antwoord te geven op de vraag: wanneer een organisatie nu juist wel of juist niet over moet gaan op offshore softwareontwikkeling?
 

Outsourcen

Grote vliegtuigen volgeladen met bedrijfsonderdelen of gebruiksartikelen zeggen het al. Outsourcen, het uitbesteden van bedrijfsactiviteiten is vandaag de dag een normale zaak. Of het nu gaat over uitbesteden van productie of zaken dichter bij huis zoals catering en schoonmaken. Het is moeilijk voor te stellen dat de meeste bedrijven het zo’n tien jaar geleden gewoon zelf deden. Vooral offshore outsourcing, het uitbesteden van bedrijfsactiviteiten naar het buitenland neemt een hoge vlucht omdat lagelonenlanden zoals China, Rusland en India talloze aantrekkelijke mogelijkheden bieden op terreinen als kostenbesparing en kennis.
Het is niet voor niets dat het laten ontwikkelen van sofware ver over de landsgrenzen een veelbesproken onderwerp is bij Raden van Bestuur. Jammer genoeg worden de voordelen van ICT outsourcing daarbij wel eens volkomen verkeerd ingeschat.

Schijnargumenten en emoties bij outsourcing ICT

Bij overgaan op outsourcing duiken hardnekkigheid de volgende schijnargumenten op:

  • Ieder ander is beter dan de eigen ICT afdeling.

  • Externe partijen kunnen ICT problemen beter oplossen.

  • Outsourcing ICT is toch simpelweg het overdragen van een functionaliteit aan een andere partij, zoals uitbesteding van de catering.

  • Grote leveranciers zijn beter door hun schaalgrootte.

  • Het management wordt ontlast omdat bij deze “klant/leverancier relatie” alleen op de resultaten hoeft te worden gelet.

  • Zo goedkoop mogelijk inkopen is het beste, want dit doet aan de kwaliteit weinig af.

Outsourcing van ICT kan het beste bekeken worden in het licht van een mislukt ICT traject van uitbesteding.

Vaak blijkt het project stilletjes te zijn afgeblazen in de beginfase. En toch is het bestuur tevreden omdat de offshore leverancier voldoende zijn nut bewees bij het kwijtraken van overtollig ICT personeel.
De ware reden van uitbesteding ICT kan men veeleer zoeken in het feit dat de eigen ICT afdeling teveel projecten laat mislukken door gemis aan gestructureerd werken en dat ook nog eens tegen forse salarissen. Pogingen in het verleden van bestuurders om automatiseerders op te nemen in de raad van bestuur of management om tot betere samenwerking te komen met de eigen ICT afdeling faalden.

Een overweging tot offshore ICT ontwikkeling bij een organisatie kan in deze context alleen maar opgevat worden als het streven van bestuurders om meer controle te krijgen over de softwaresystemen binnen het bedrijf en de betere werking ervan. Het liefst door zoveel mogelijk ICT’ers buiten de deur te zetten...
Maar kan een bedrijf wel zonder ICT’ers?

Wat kan een bedrijf wel en wat niet outsourcen?

Business Proces
Het outsourcen van afgeronde delen van het business proces is goed mogelijk: schoonmaak, catering, administratie, verpakking etc.

ICT functie
Bij outsourcen van de ICT functie kan de hele ICT afdeling opstappen en dit is geen aanrader. Omdat deze hele functie vervlochten is met het business proces kunnen er geen sluitende afspraken gemaakt worden met de outsourcer.

Technisch ICT systeem
Bij outsourcing van het technische systeem besteed je alleen de programmering en het technische gedeelte uit. Een technisch systeem kun je heel duidelijk definiëren, waardoor er sluitende afspraken kunnen worden gemaakt

Een geslaagde en goedkope ousourcing deal?

Outsourcing van de hele ICT functie vernietigt niet alleen arbeidsplaatsen, het vernietigt ook langzaam maar zeker het kapitaal van de aandeelhouders. De kennis en vaardigheden van de eigen ICT’ers vloeien weg naar de leverancier. Natuurlijk heeft het verdwijnen van dit intellectueel kapitaal een lange termijn effect. Maar omdat het zo langzaam gaat, merken de aandeelhouders niets.? 

Kern van dergelijke afspraken zijn de fameuze Service Level Agreements (SLA’s), harde afspraken over waaraan de outsourcer zich moet houden. Willen afspraken hard zijn, dan moet je ze kunnen meten. Maar hoe meet je bijvoorbeeld ‘klanttevredenheid’ en ‘afstemming op het business proces’? En hoe leg je dat eenduidig voor de toekomst vast?
In de praktijk komt het er op neer dat de outsourcer de SLA afspraken zo letterlijk mogelijk opneemt en alle problemen zo minimaal mogelijk oplost...

Er is een voorbeeld van een groot Nederlands bedrijf waarbij de kennis van de outsourcing leverancier minimaal is geworden. Men kan alleen nog het systeem opnieuw opstarten, verder weet men niets. Alle overgenomen programmeurs werken al lang niet meer bij de outsourcer.

De opdrachtgever betaalt ondertussen miljoenen per jaar voor deze ‘service’. De kosten van hardware en infrastructuur worden ook nog eens afzonderlijk in rekening gebracht. Dat is weer een paar miljoen extra per jaar voor een service die ten hoogste enkele tienduizenden waard is. En iedereen gelukkig. De opdrachtgever omdat die zijn dure ICT’ers kwijt is. En de outsourcer omdat hij lekker niets hoeft te doen.

 


Een no nonsense ICT afdeling die de outsourcer krachtig aanstuurt?

 

Ging niet zo lang geleden de hele ICT afdeling over naar de outsourcer, vandaag de dag zijn de meeste opdrachtgevers door schade en schande wijzer geworden. Bij de meeste bedrijven blijft inmiddels een no nonse ICT afdeling achter die de outsourcer goed en krachtig moet aansturen. Althans dat mag je verwachten.

Helaas is er ook nog zoiets als een politiek slagveld, waarbij er onnoemelijk veel informele contacten zijn tussen outsourcing leverancier en opdrachtgever. Lees ook: feestjes, partijen en presentaties. De achtergebleven ICT afdeling heeft hierdoor niet de onafhankelijkheid die je zou mogen verwachten, omdat de leiding zelf niet uitblinkt met een consequente aansturing. Teveel zogenaamde lastposten (in werkelijkheid nuttig en waardevol) verdwijnen via de zijdeur van de outsourcing leverancier. Eerst gelokt met een mooie en goedbetaalde baan; ‘Mensen als jij hebben we nodig’!.

Selective sourcing

De outsourcing leveranciers in Nederland die zich nu comfortabel voelen met de jaarlijkse SLA inkomsten staat nog wat te wachten. De bestaande contracten worden niet verlengd en in plaats daarvan moeten deze bedrijven offerte na offerte indienen voor veel kleinere deals met een kortere looptijd. De volgende trend bij het kiezen van een sourcing strategie dient zich namelijk aan: selective sourcing. Daarbij worden bestaande outsourcing deals opgeknipt in kleine stukjes en per stukje aangeboden aan anderen.

Dit heet selective sourcing, waarbij de ICT afdeling per probleem gewoon de beste aanbieder kiest. Door kleinere deals met veel leveranciers af te sluiten, kun je als ICT afdeling de zaken beter onder controle houden. Maar een opdrachtgever moet zijn organisatie hierop wel aanpassen. Lees ook het artikel: Offshore software ontwikkeling: plan van aanpak ICT outsourcing.

Offshoring: nadelen van offshore uitbesteding ICT

Offshoring is een vorm van outsourcing. Bij offshoring wordt een gedeelte van de (ICT) activiteiten van een organisatie uitbesteed aan een land waar de loonkosten lager zijn.

Communicatie bij offshoring een knelpunt

Niets kan op tegen communicatie tussen personen waarbij je elkaar in de ogen kunt kijken. Online multimedia oplossingen kunnen hier niet tegenop. In de praktijk worden deze oplossingen zelden gebruikt en bij offshoring is mag dit gerust ervaren worden als knelpunt.

Offshore cultuurverschillen

Cultuurbegrip heeft veel te maken met goed tussen de regels door kunnen lezen en openstaan voor allerlei onuitgesproken afspraken. Een soort innerlijk respect naar anderen bij ‘hoe hoort het’. Bekend is inmiddels het cultuurprobleem met ICT’ers, die immers non-communicatief zijn en weinig oog voor de totale organisatie lijken te hebben en daarom ongestructureerd werk afleveren. Lees ook: gebruikersonvriendelijk.
Een slim management erkend deze problemen en komt met adequate oplossingen en gaat niet de hele tijd lopen roepen: “die hele ICT afdeling zou ik wel eens willen ontslaan”. Hoe verleidelijk het ook is om daarmee applaus van de rest van het personeel te krijgen.

Figuur. Voorbeeld van cultuurverschillen

Juridische problemen bij offshore uitbesteden

In offshore landen bestaan vele wetten. Ook de bescherming van intellectueel eigendom is uitstekend geregeld. Maar daar heeft een bedrijf van buitenaf weinig aan als deze landen zich niet aan de eigen wetten houden.
Paradoxaal genoeg kan de offshore leverancier in Nederland wel zijn gelijk halen. Een Nederlands bedrijf kan immers wel gehouden worden aan de Nederlandse wet.

Afstand kan bij offshore project bezwaarlijk worden

Los van het spenderen van geld aan business class en vijfsterren hotels kan een stoffig en warm land met ook nog eens weinig vertier enorm tegen gaan staan. Daarom sturen organisaties vaak jonge ervaren krachten offshore, die dat nog wel willen. Maar of dit allemaal goed gaat?

Offshore tijdverschillen

Tijdverschillen is de meest onderschatte factor. Het komt de bereikbaarheid niet ten goede als op de werkvloer de ene partij de ander alleen in de nacht kan bereiken.

Onrust onder medewerkers bij offshore ICT outsourcing

De gevolgen van offshore ICT outsourcing zijn voor de meeste medewerkers in de organisatie bijzonder vervelend:

  • Statusverlies omdat je bij offshoring minder mensen direct aanstuurt.

  • Meer inhoudelijk werk doen zoals specificaties, issues en kwaliteit. Vergaderen met iedereen erbij gaat niet meer.

  • Strakkere werkwijze omdat offshorebedrijven alles veel strakker plannen. Fouten in de eigen planning komen genadeloos naar voren.

  • Een kans op het verdwijnen van je baan, omdat deze bijvoorbeeld wordt overgeheveld naar India.

  • Onwillige programmeurs omdat de spirit eruit is en men aan het omkijken is naar een andere baan.

Iedere medewerker geeft tenslotte wel toe dat goedgeorganiseerde offshoring beter en goedkoper zal zijn voor het bedrijf, al blijven de bovengenoemde bezwaren natuurlijk wel staan. De beste houding van medewerkers bij een offshoring situatie lijkt desondanks; ‘uit de nadelen de voordelen zien te halen’.
 

Voordelen van offshore uitbesteding ICT

Het is verrassend dat offshore ontwikkeling en aanverwante activiteiten bij uitbesteden alsmaar toenemen, ondanks de vele nadelen die kleven aan offshoring. De voordelen zijn blijkbaar zo substantieel, dat ze de nadelen opheffen.

Kostenbesparing door lagere loonkosten en overhead

Met loonkosten tussen de 20 en 50 euro per uur, waarbij ook de overhead wordt meegenomen, zoals huisvesting, energie, (personeels)management, servers en systeembeheer, is het kostenvoordeel zo groot (factor 2 of 3), dat weinig opdrachtgevers dit kunnen weerstaan.

Lagere kosten tegen betere kwaliteit

Door offshore te gaan krijgen opdrachtgevers betere producten die sneller klaar zijn tegen een lagere prijs.
Hoe komt het dat ICT’ers het over de grens beter doen?
De belangrijkste reden is dat offshore ontwikkelaars over het algemeen slimmer zijn, beter opgeleid en gemotiveerder. Van een vierdaagse werkweek hebben ze nog nooit gehoord, wel zesdaagse werkweken. In Nederland promoveren goede mensen vaak naar een functie die niets meer te maken heeft met techniek.

De beste programmeur van offshore bedrijf Lizatec is met zijn 47 ook de oudste programmeur. Hij heeft een enorme ervaring, is hoogbegaafd, en wordt ingezet als een vliegende keep voor projecten. Als er iets mis gaat, stapt hij in. Een taak die was ingepland voor vijf weken doet hij in een week of nog sneller.

Meerdere keren is hem gevraagd of hij projectleider wil worden. Maar in zijn visie is management veel te simpel werk en saai: wat mensen aan het werk zetten en een beetje vergaderen. Dat kan iedereen. Daar zit voor hem geen enkele uitdaging in.

 

Betere en gestructureerde communicatie

Het eerder genoemde knelpunt van communicatie ‘op afstand’ levert een verrassend voordeel op: de communicatie moet veel beter gestructureerd worden, waardoor projecten weer beter verlopen.

Afbakening verantwoordelijkheid

Offshore outsourcing dwingt strakkere procedures af waaraan iedereen wel mee moet doen. Door de duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden en door de noodzaak van kwalitatief goede communicatie, heeft het project een goede basis waardoor de kans dat het goed gaat veel groter is.
De opdrachtgever plukt de vruchten van deze gestructureerde manier van werken, omdat er aan zijn kant nauwelijks management voor nodig is en medewerkers uit zichzelf zien dat het beter moet en kan. Soms zijn het kleine maar belangrijke dingen. Een issuelijst als stuurmiddel in het project kan wonderen doen.
En niemand kon zich meer voorstellen dat er ooit een tijd was geweest zonder issuelijst...

Geen personeelsrisico bij offshoring

Offshoring speelt eigenlijk naadloos in op de succesvolle flexibilisering van Nederland.
Offshoring lost alle problemen bij aannemen van personeel in een klap op: ingehuurd personeel is veel goedkoper dan eigen personeel, met daarbij geen ontslagrisico’s e.d.

Kostenbesparing bij offshoring door specialisatie

Het gemiddelde offshorebedrijf is rondom capaciteiten georganiseerd. Vaardigheden worden ingezet als het nodig is en niet eerder. Databases specialisten, webdesigners, C# programmeurs, Crystal Report specialisten, scripting taalspecialisten, ze doen allen een klein deel van wat er gedaan moet worden en dit werkt bijzonder snel. In Nederland komt te vaak de situatie voor dat er een stel allrounders bij elkaar zitten, die ieder zo hun uitdaging zoeken en zich er weinig van aantrekken dat ze allemaal op elkaar aan het wachten zijn.

Offshore minder kans op diefstal van intellectueel eigendom

De reden dat offshore nauwelijks wordt gestolen, is zuiver economisch: wat moet je ermee? Om data en software te gelde te maken moet je ze aan iemand kunnen verkopen. Dat valt sowieso al niet mee, zeker niet als de software is gestolen.
Je moet de juiste informele contacten hebben. Je moet een brug kunnen slaan tussen verschillende culturen. Ook hier weer een voordeel uit een nadeel. Juist die cultuurverschillen voorkomen dat er intellectueel eigendom wordt ontvreemd.

Tijd voor core business en opportunities

Doordat de ontwikkeling van software elders plaatsvindt, krijgt de onderneming weer meer lucht. Het management wordt grotendeels ontlast van allerlei softwareperikelen en hoeft zich niet meer druk te maken over aansturing van al die mensen. Het kan zich concentreren op de hoofdtaken: klanten en strategie.
Dit geldt ook voor de rest van de organisatie. De klant staat weer centraal. Daarnaast kan de organisatie de aandacht weer volledig richten op producten waarmee het bedrijf zich onderscheidt van andere ondernemingen.

Wel of niet offshoring?

De voordelen van offshore outsourcing zijn zo overstelpend dat de keuze niet moeilijk lijkt. Maar hoe verstandig is het voor uw bedrijf om te kiezen voor offshoring?

Niet voor offshore outsourcing kiezen

  • Als u opziet tegen cultuurverschillen en u uw eigen ICT afdeling nauwelijks aan kunt zetten tot gestructureerd werken. (De keuze voor de ICT functie geheel outsourcen is namelijk geen serieuze optie).

  • Als u alleen maar jonge onervaren krachten offshore kunt sturen.

  • Als u geen enkel idee heeft over hoe u de onrust, die ongetwijfeld in de organisatie zal ontstaan bij offshoring, een positieve wending kunt geven.

  • Als u gelooft in waterdichte offshore contracten.

Voor offshoring kiezen

  • Als u inziet dat het perspectief van lagere kosten slechts een eerste drijfveer is en het grootste voordeel zit in specialisatie, zodat de eigen mensen weer de handen vrij hebben voor hun product.

  • Als u inziet dat er een stevige eigen afdeling moet zijn die snapt wat functionele specificaties zijn en deze kan vertalen naar de wens van de organisatie. Men hoeft zich niet meer bezig te houden met vragen als ‘hoe programmeer je nu precies iets in .Net en welke libraries moet je kopen’?

 

De eigen werknemers kunnen dan uitzoeken welke functies hun klanten precies willen en hoe die functies eruit moeten zien. Door technologie de deur uit te doen, maakt de organisatie een natuurlijke keuze richting markt en gebruikers.

 

Succesvol managen van offshore software projecten

Over het managen van offshore software projecten valt nog zoveel meer te vertellen. Dit artikel is de eerste in een reeks over offshoring die de komende maanden gepubliceerd wordt.

Ben u nieuwsgierig geworden en wilt u meer weten over offshore uitbesteden? In het bijzonder de beheersbaarheid (protocol) en voorgang binnen offshore projecten? Kent u nog Hans van Nek, de oprichter van Grote Beer, die zo’n beetje de uitvinder is van structuur achter ICT? Inmiddels is hij directeur van offshore bedrijf Lizatec met een softwareontwikkeling vestiging in het Russische Sint Petersburg. Met inbreng van zijn enorme ervaring heeft hij een glashelder boek over offshoring geschreven met kleurrijke anekdotes. Een boek dat iedere projectleider gelezen moet hebben voor hij aan het hachelijke avontuur offshore outsourcen begint.

Wilt u het snel thuisbezorgd hebben, dan kunt u hier uw bestelling doen.

Heeft u vragen dan kunt u gebruik maken van het reactieformulier of een mail sturen naar info@managementkennisbank.nl.

Artikel downloaden

Wanneer wel of niet offshore outsourcing van softwareontwikkeling.pdf
(Wanneer wel of niet offshore outsourcing van softwareontwikkeling.pdf)

Download artikelen

Alle artikelen, zoals checklists, stappenplannen en visies kunt u gratis laten toezenden. U kunt alle artikelen downloaden. Heeft u vragen, kunt u het reactieformulier gebruiken

Naar download pagina