Zoeken naar artikelen:

Openklappen

Uitbesteden: Make or Buy?

Inhoudsopgave:

  1. Aanleidingen om outsourcing te overwegen? 
  2. Kerncompetentie, complexiteit en kosten belangrijk bij overweging it outsourcing? 
  3. De noodzaak van ict? 
  4. Make or buy? een keuze tussen bekend en onbekend? 
  5. ICT outsourcing: kostenbesparing en duidelijkheid als drijfveer, gebrek aan ervaring als dilemma
     

Aanleidingen om outsourcing te overwegen

Als een organisatie outsourcing van een ICT proces of ICT voorziening overweegt, is daar een aanleiding voor. Welke dat is, of welke dat zijn, zal van geval tot geval verschillen. Des te belangrijker is het dat het management zich realiseert wat precies de aanleiding is om over outsourcing na te gaan denken. We noemen er enkele, maar bekijk ook: De outsourcing ICT checklist.
 

Outsourcing is ‘de trend’

Ook zonder dat er een directe aanleiding is in de eigen organisatie kan het management outsourcing van ICT in overweging nemen. Outsourcing krijgt nu eenmaal veel publiciteit en wordt door velen gezien als belangrijke trend in de ICT ontwikkelingen.
Het is ook helemaal niet zo’n slechte aanleiding. Men kan de mogelijkheden van outsourcing onderzoeken en daar ook de tijd voor nemen, omdat de druk van een concreet project of concrete voorziening er immers nog niet is.

Spreiden van IT investeringen

Een concrete aanleiding in de eigen organisatie kan zijn dat men opziet tegen de investering die het nieuwe ICT proces of de nieuwe ICT voorziening met zich mee zal brengen. De aanleiding is dan van financieel-economische aard en is terug te voeren op de algemene situatie van de organisatie. De keuze die men in overweging wil nemen is die tussen financiering vooraf en in eens tegenover een meer gespreide investering.

Behoefte aan specifieke ICT deskundigheid

Een concrete aanleiding kan zijn, dat het beoogde ICT proces deskundigheid vereist die niet in de eigen organisatie voorhanden is. Men staat dan voor de keuze om de vereiste deskundigheid op te bouwen (en in stand te houden) tegenover het inkopen van externe expertise.

Vertrouwen in de ICT afdeling ontbreekt

Aanleiding kan zijn dat het vertrouwen ontbreekt dat de eigen ICT afdeling de best mogelijke oplossing zal bieden voor het beoogde proces of de beoogde voorziening. Dat kan zijn grond hebben in de vraag of de eigen ICT afdeling voldoende waar voor zijn geld biedt, voldoende bereid en in staat is om zich méér door de vraag (naar informatie) en minder door het aanbod (aan ICT technologie) te laten sturen. In dit licht bezien, komt outsourcing naar voren als mogelijk middel om meer greep te krijgen op ICT en (wellicht) ook op de eigen ICT afdeling.

Levenscyclus huidige ICT technologie

Een aanleiding van meer technische aard kan zijn, dat de beschikbare ICT voorzieningen van een oudere generatie zijn; een generatie die nog prima voldoet voor de bestaande toepassingen maar niet geschikt is voor het beoogde proces. Dit leidt weer tot een investeringsvraagstuk, maar een ander dan het hierboven genoemde.
Bovenstaand lijstje van mogelijke aanleidingen is slechts bedoeld als illustratie. Belangrijk is, dat aanleidingen van totaal verschillende aard kunnen zijn en dat ze, naar gelang hun aard tot verschillende keuzevraagstukken leiden.

Kerncompetentie, complexiteit en kosten belangrijk bij overweging ICT of IT outsourcing? ? 

ICT is in de loop van enkele decennia (sinds ca. 1960) binnengedrongen in vrijwel alle organisatiefuncties. Administratie en logistiek, productie en secretariaat, ze kennen allemaal hun eigen toepassingen van ICT.
Dit maakt dat ICT, als functie in een organisatie, eigenlijk niet meer als één geheel kan worden gezien. Het maakt ook dat de toegepaste ICT hoogstwaarschijnlijk van verschillende generaties en herkomst is. Het maakt bovendien dat ICT toepassingen binnen verschillende beleidsterreinen (en dus verantwoordelijkheden) vallen.

Tegen de achtergrond van het bovenstaande zijn er drie aandachtsgebieden te noemen die altijd in ogenschouw moeten worden genomen bij beslissingen over ICT, dus zeker wanneer men outsourcing van ICT processen of ICT voorzieningen overweegt.
Om te beginnen moet de vraag worden beantwoord, welke processen en voorzieningen betrekking hebben op de kerncompetenties (of zo men wil ‘core business’) van de organisatie. In samenhang met deze vraag moet worden beoordeeld voor welke ondersteunende functies men ook nog de deskundigheid en expertise in eigen huis wil houden en welke mate van complexiteit de organisatie zich daarbij kan veroorloven. De derde vraag betreft de kosten van ICT en de vraag in hoeverre een nieuwe managementbenadering van ICT ontwikkelingen, dus ook eventuele outsourcing beslissingen, kostenbesparingen kunnen opleveren.

Focus op uw kerncompetenties

Op deze plaats hoeft de vraag niet te worden beantwoord, wat een organisatie tot haar kerncompetentie(s) rekent en wat niet. Een bekende driedeling is die tussen ‘operational excellence’ (de organisatie is concurrerend dank zij lage operationele kosten), ‘customer intimacy’ (de organisatie is concurrerend vanwege de klantgerichtheid) en ‘product leadership’ (de organisatie is concurrerend op basis van het innovatieve vermogen). De keuzes die een organisatie in dit verband maakt, zijn van algemeen strategische aard, waarvan de ICT beslissingen hooguit een afgeleide vormen.
Duidelijk moge zijn dat ICT als zodanig voor de meeste organisaties niet tot de kerncompetenties behoort. Duidelijk is ook, dat organisaties over de processen die zij wel tot de kerncompetenties rekenen anders denken dan over processen die daar buiten vallen. Wezenlijk is dan ook, dat een organisatie zich realiseert tot welke categorie een proces behoort, alvorens over outsourcing te beslissen. Goed management of anders deskundige begeleiding is noodzaak, zie ook: De gevolgen van slecht management bij offshore softwareontwikkeling.

Complexiteit IT infrastructuur

‘All pervasive’ luidt één van de karakteristieken van ICT: de technologie dringt als kruipolie in alles binnen. Dit op zichzelf maakt ICT gecompliceerd. Bovendien gebeurt het geleidelijk, verspreid in de tijd, gebruik makend van steeds weer de nieuwste technologie, die wordt betrokken van vaak weer nieuwe aanbieders. Consequentie van zowel het een als het ander is, dat verschillende generaties ICT naast elkaar worden toegepast, waardoor de complexiteit nog weer toeneemt.

Een overweging bij outsourcing beslissingen kan dan ook zijn: het beheersbaar houden, resp. bestrijden van complexiteit. In combinatie met wat hierboven werd gesteld over kerncompetenties kan dit leiden tot een zekere voorkeur voor het afstoten van ICT aangelegenheden die niet direct verband houden met de core business. Hoe dan ook, het is essentieel dat een organisatie zich realiseert dat er grenzen zijn aan de beheersbaarheid van ICT complexiteit en dat er keuzes moeten worden gemaakt.

Kosten van ICT

En dan: de kosten van ICT.
Door de jaren heen is de voornaamste klacht van elk management geweest dat ICT toepassingen altijd weer duurder uitvallen dan gedacht en dat daar van managementzijde weinig of niets aan te doen is. Zou het kunnen dat outsourcing, als keuze, daar verandering in brengt? Zie ook het artikel: Outsourcing betekent ook kostenbesparing.

Aanbieders van ICT diensten claimen dat met outsourcing kostenbesparingen tot 15% te realiseren zijn. Vanzelf gaat dit echter niet en het ligt niet altijd aan de aanbieder als het niet lukt. Kostenbesparing vergt ook van de afnemer de nodige inspanning. Bijvoorbeeld: een gedegen voorbereiding, en niet te vergeten: een strak en professioneel projectmanagement, dat de voetangels en klemmen in het outsourcing traject kent en onderkent.
ICT kosten hebben een hechte relatie met complexiteit. Het kan onbetaalbaar worden om als individuele organisatie deskundigheid op alle ICT gebieden in huis en op peil te houden. Outsourcing van delen van het geheel wordt dan als vanzelf een goed alternatief.
ICT kosten hebben ook een vaste relatie met overwegingen betreffende kerncompetenties. Voor ICT processen die kerntaken ondersteunen zal een organisatie meer kosten willen maken dan als het neventaken betreft.

De noodzaak van ICT

Alle managementoverwegingen omtrent ICT dienen geplaatst te worden tegen de achtergrond van de pure noodzaak voor organisaties om ICT processen op orde te hebben. Als dat in zijn algemeenheid nog niet bekend was hebben recente ontwikkelingen - lees: financiële problemen, schandalen e.d. - bij gerenommeerde ondernemingen dat wel aangetoond. Het lijkt er op dat ICT processen over een breed front aan een upgrade toe zijn. Dat geldt zowel voor de ICT ondersteuning van primaire bedrijfsprocessen, waarbij supply-chain management e.d. om de hoek komen, als voor financiële processen, die aan nieuwe wet- en regelgeving moeten voldoen.
In dit licht bezien is de vraag naar outsourcing een “vervolgvraag”. De eerste vraag van het organisatiemanagement dient te zijn: “Zijn we op niveau met onze ICT voorzieningen, en zo niet: Hoe kunnen we het niveau verbeteren en tegelijkertijd het ICT budget onder controle krijgen?” Zie ook: Hoeveel zicht heeft u nog op uw ICT en IT kosten?

Make or Buy? Een keuze tussen bekend en onbekend

Organisaties die voor de vraag staan of een nieuwe ICT voorziening of een beoogd ICT proces via outsourcing moet worden gerealiseerd, ervaren als hinderlijke bijkomstigheid dat zij de interne en dus bekende mogelijkheden moeten vergelijken met externe en dus onbekende.
Het verdient dan ook aanbeveling om bij het keuzeproces zelf wél externe deskundigheid in te huren, om zo de noodzakelijke kennis en ervaring mee te laten wegen in de keuze. Daarmee is niet gezegd dat men de keuze zelf reeds ‘uitbesteedt’, maar wel dat men het formuleren en onderbouwen van de eigen keuze onder deskundige begeleiding laat plaatsvinden. De beperkte extra kosten die dit met zich brengt, worden in het vervolgtraject makkelijk terugverdiend, al was het slechts doordat men er al in een vroeg stadium zeker van is dat aan alle relevante factoren is gedacht en er een basis is gelegd voor een programma van eisen met betrekking tot de beoogde ICT ontwikkeling. Zie het artikel: Aanpak: Begeleiding en management van outsourcing trajecten.

Aan de in te huren externe deskundige mag men hoge eisen stellen. Hij of zij zal ervaring moeten hebben met outsourcing trajecten, zodat implicaties van mogelijke alternatieven voor het vervolgtraject kunnen worden beoordeeld. Hij of zij zal de aanbodzijde van outsourcing moeten kennen om te kunnen beoordelen of verwachtingen zullen kunnen worden ingevuld. Hij of zij zal project management ervaring moeten hebben, omdat áls de keuze tussen ‘Make’ en ‘Buy’ uitvalt voor ‘Buy’, dit het begin zal zijn van een bovengemiddeld gecompliceerd project en er dus ook behoefte zal zijn aan een bovengemiddeld ervaren project manager.

ICT Outsourcing: kostenbesparing en duidelijkheid als drijfveer, gebrek aan ervaring als dilemma? 

Kostenverlaging is een belangrijke drijfveer achter de groeiende populariteit van uitbesteding. Managers van bedrijven die outsourcen zijn over het algemeen van mening dat outsourcing inderdaad bijdraagt aan lagere kosten. Belangrijker nog vinden zij dat de beheersbaarheid en voorspelbaarheid van deze kosten toenemen, omdat het management meer greep krijgt op ICT ontwikkelingen en meer zicht krijgt op de bijdragen van ICT processen op de bedrijfsprocessen.
Het dilemma waarvoor veel organisaties zich gesteld zien is dat zij (management) ervaring missen om een outsourcing traject met voldoende kans op succes in te gaan. In de rol van project manager kan een externe outsourcing expert de risico’s van outsourcing verkleinen, en de baten ervan in termen van toegevoegde waarde, kostenbesparing én sturing sterk vergroten. Lees ook het artikel: Outsourcing ICT: meer controle, minder zorgen, mits…? ? 

Voor vragen of meer informatie kunt u ook gebruikmaken van het reactieformulier.

Artikel downloaden

Uitbesteden Make or Buy.pdf
(Uitbesteden Make or Buy.pdf)

Download artikelen

Alle artikelen, zoals checklists, stappenplannen en visies kunt u gratis laten toezenden. U kunt alle artikelen downloaden. Heeft u vragen, kunt u het reactieformulier gebruiken

Naar download pagina