Zoeken naar artikelen:

Openklappen

Outsourcing betekent ook kostenbesparing

Inhoudsopgave:

  1. Effectief kosten besparen met outsourcing? 
  2. Kostenreductie via outsourcing goed voor vitale delen? 
  3. Besparing kosten IT met outsourcing vergt overdacht plan van aanpak
     

Effectief kosten besparen met outsourcing

Het reduceren van overtollig “vet” is voor elk bedrijf of organisatie een min of meer permanente noodzaak, in zowel goede als in slechte tijden. Net als bij lichaamsvet komt het “kostenvet” echter na verloop van tijd toch weer terug, zeker als er niet voortdurend op gelet wordt. En vaak komt het ook weer terug op dezelfde plaatsen, waar het eerst met zoveel moeite (en ook wel pijn) was afgehaald. Ook heeft het de vervelende gewoonte zich op plaatsen vast te zetten, waar het niet zo gauw ontdekt kan worden en waar moeilijk bij te komen is.

We hebben het dan over de zogenaamde kosten van de niet-kern activiteiten van de organisatie, ook wel genoemd indirecte kosten of overhead kosten.

Uitbesteden uit concurrentie overwegingen

Outsourcing kan goede mogelijkheden bieden om hier substantiële kostenbesparingen te bereiken. De concurrentiedruk noodzaakt veel ondernemingen om de kosten permanent onder controle te houden en dat geldt eerst en vooral voor de kosten van de niet-kern activiteiten. Veelal valt daarbij het oog op de ICT kosten, welke doorgaans niet tot het primaire proces van de onderneming behoren en bovendien een grote en moeilijk te beheersen kostenpost vormen. Ofschoon directies graag de ICT kosten (en trouwens ook andere indirecte kosten) willen reduceren, valt het ze vaak moeilijk om daar gericht en effectief in te snijden: wat is nog verantwoord en wat niet meer??  Hoe zit het eigenlijk met die ICT kosten? Zie over dit onderwerp het artikel: Hoeveel zicht heeft u nog op uw ICT en IT kosten?
De materie is doorgaans complex en ondoorzichtig, doch de ICT activiteiten zijn de basis voor een goede informatievoorziening, welke van vitaal belang is voor de besturing van het bedrijf. Die informatie-voorziening mag nimmer in gevaar komen. Het geheel uitbesteden (outsourcen) van de ICT activiteiten of van een deel daarvan is dan vaak een goede weg om substantiële maar toch verantwoorde kostenbesparingen te kunnen realiseren. De deskundigheid van een externe partij staat dan borg voor een ongestoorde en tevens meer efficiënte continuïteit van de informatieprocessen (lees daarvoor ook het artikel: Outsourcing van ICT: wat, waarom, aan wie en hoe?

Maar niet alleen ICT activiteiten lenen zich voor outsourcing: voor bedrijfscatering is dit fenomeen al jaren de praktijk en met goede resultaten en ervaringen. Ook administratieve activiteiten, facilitaire diensten (zoals beheer van gebouwen, repro en archief), en stafdiensten als HRM kunnen uitbesteed worden. In feite kunnen alle ondersteunende en stafactiviteiten worden uitbesteed, geheel dan wel in gedeelten.
Doel van dit alles is steeds dat de onderneming zich ten volle kan concentreren op haar echte kern-activiteiten en door het uitbesteden van de niet-kern activiteiten substantiële kostenbesparingen weet te bereiken.
Aldus wordt outsourcing een tool voor kostenreductie. De kosten om dit uitbestedingsproces te managen wegen niet op tegen de te bereiken kostenvoordelen.

Kostenreductie via outsourcing goed voor vitale delen

Het vet van de indirecte kosten nestelt zich veelal op onzichtbare of moeilijk toegankelijke plaatsen. Elke onderneming kent ze. Doen al die staf- of administratieve afdelingen hun werk wel goed, en doen ze wel het goede werk? En dan is er nog een (over)vloed aan projectgroepen, werkgroepen,
commissies, e.d. Wat gebeurt daar allemaal? Moeten er zoveel zijn? Zijn ze niet (veel) te lang bezig? Of houden ze vooral elkaar bezig? Werken die groepen wel efficiënt? Zijn er deadlines? En worden die ook gehaald? Wie heeft daar eigenlijk het overzicht over, of liever nog: wie is daarvoor eigenlijk verantwoordelijk? Het komt regelmatig voor dat werkgroepen in een patstelling geraken, omdat voor- en tegenstanders elkaar in een houdgreep houden en knopen niet worden doorgehakt. Het nemen van noodzakelijke beslissingen wordt dan weer uitgesteld tot een volgende meeting. En zo rolt de zaak steeds verder in zichzelf door. Of door welgemeend enthousiasme dijt het project steeds verder uit, men slaat steeds meer zijwegen in en dwaalt zo steeds verder van de hoofdroute af. Men verliest de doelen uit het oog.
Zo zitten de indirecte kosten verstopt op vele en verspreide plaatsen in het bedrijf, hier veel, daar weinig, maar bij elkaar goed voor een flink overgewicht. Het reduceren of geheel verwijderen daarvan kan alleen maar effectief gebeuren als dat met nauwkeurigheid wordt uitgevoerd.

Kostenreductie door uitbesteding eist nauwkeurig beleid

Als de vitale delen geraakt worden, kan het voortbestaan van de onderneming in het geding komen. Het snijden in de productiekosten of de verkoopkosten tast rechtstreeks de omzet van de onderneming aan. Daarmee is niet gezegd dat deze processen niet efficiënter zouden kunnen, maar het is beter en veiliger om eerst maar eens het overtollige (indirecte) vet weg te halen. Snijden in de inkoopkosten kan ook veel opleveren en dient voortdurend de aandacht te krijgen, omdat het veelal om grote tot zeer grote bedragen gaat. Destijds heeft Ignacio Lopez bij Volkswagen laten zien waar grondige kostenreductie bij de inkoop toe kan leiden. Zijn aanpak bleek trendsettend te zijn en leidde alom tot grote, zelfs dramatische besparingen. Maar deze pendule is te ver doorgeschoten en de toeleveranciers gingen na een poosje óf failliet óf ze pikten het gewoon niet langer en organiseerden tegenkrachten. Ze werden soms zover uitgebeend, dat door materiaal- of productfouten of fouten in de leverantie de productieprocessen van hun (grote) opdrachtgevers behoorlijk verstoord werden, waardoor de effecten van de kostenreductie weer deels teniet werden gedaan. Zo worden dus door (al te) rigoreuze besparingen op de inkoop toch de vitale delen geraakt. Ook stafafdelingen voor markt- en productontwikkeling, ontwerp, engineering of R&D zijn vitale afdelingen voor het voortbestaan van de onderneming: ze vormen als het ware het hart van het bedrijf. Dáár zit de unieke kennis van de onderneming. Daarin snijden staat gelijk aan het afsnijden van de weg naar toekomstige groei.
Maar ook hier kan het natuurlijk gebeuren, dat er ontwikkeld wordt op een doodlopende weg, of te langdurig, etc. Het verschil is dat snijden in de indirecte kosten in het algemeen geen levensbedreigende gevolgen heeft: de kennis is in de meeste gevallen niet echt uniek, kan relatief makkelijk worden ingekocht of aangevuld. Integendeel zelfs: snijden in de indirecte kosten (maar dan wel goed) is juist levensbevorderend.

Outsourcing is een goede methode om in elk geval het overtollige vet weg te snijden en tegelijk de betreffende activiteiten anders (meer efficiënt) te organiseren.
Echter: het outsourcen van dergelijke activiteiten mag niet tot gevolg hebben dat het bedrijf de controle over die activiteiten verliest. De activiteiten op zich zijn er nog steeds, doch worden op andere plaatsen verricht of op dezelfde plaats, maar door een andere organisatie uitgevoerd, tegen vooraf overeengekomen tarieven of kosten.

Dat gebeurt bovendien door een organisatie die van de niet-kern activiteiten (van een ander) juist haar kern-activiteit heeft gemaakt. Daarin wordt dan ook geïnvesteerd, hetgeen tot betere prestaties tegen lagere kosten zal leiden, etc: een opwaartse spiraal derhalve. Dat geeft duidelijkheid en zekerheid aan de directie die tot outsourcing heeft besloten. Een goede uitbestedingsovereenkomst (bijv. een Service Level Agreement of SLA) moet ervoor zorgen dat het leveren van de gevraagde prestaties gewaarborgd wordt.

De echt vitale delen dienen uiteraard nimmer uitbesteed te worden. Maar door het voorbereiden van een mogelijk outsourcingstraject wordt in elk geval goed zichtbaar wat precies de vitale delen zijn, waarom en waar ze liggen. En dat is heilzaam voor alle betrokkenen. Zie ook: De outsourcing ICT checklist

Besparing kosten IT met outsourcing vergt overdacht plan van aanpak

Wil een bedrijf lenig en vitaal blijven, dan is snijden in de indirecte kosten van tijd tot tijd nodig. Veel bedrijven en organisaties doen dat ook wel, maar niet gepland en weloverwogen, doch meer als een impuls of reflex. Iemand ziet dat de resultaten in de verdrukking komen en grijpt acuut naar het kostenmes. Men zwaait en dreigt er heel demonstratief mee en snijdt dan wat voor de voeten weg. Het wordt immers hoog tijd dat er wordt ingegrepen. Voor een diagnose wordt geen tijd genomen. Dus datgene wat op dat moment “optisch” te hoog lijkt, gaat eraan. Of “de top” roept dat alle (indirecte) afdelingen 5% moeten inleveren (de kaasschaaf). Dat lucht op en geeft de leiding een ‘goed gevoel’ dat de zaken tenminste worden aangepakt. Dit laat inderdaad daadkracht zien, maar het effect ervan is veelal van korte duur. De oorzaak daarvan is dat het om een reflex-reactie gaat: er wordt gesneden op de automatische piloot. Er ligt geen doel, geen diagnose en geen plan aan ten grondslag: het snijden gebeurt eigenlijk willekeurig, volgens toeval. Anderen noemen dat: we snijden ‘op gevoel’. Inderdaad, maar om wiens gevoel gaat het? Niemand wil zich toevertrouwen aan een chirurg die aankondigt dat hij ‘op zijn gevoel’ gaat snijden. Een doordacht plan van aanpak is wel het eerste dat vereist wordt om met succes te kunnen afslanken en ook gezond weer op te staan. Hoe zo’n plan van aanpak in elkaar zit, wordt beschreven in het artikel:

Rendabel uitbesteden betekent goed organiseren

Een goed plan van aanpak is voor een moeilijke operatie als een kostenreductie het halve werk. En voor outsourcing geldt dat in versterkte mate.

Aangezien bij outsourcing gebruik wordt gemaakt van de diensten van een andere organisatie, vergt het proces een goede voorbereiding. Het gaat uiteindelijk om een overeenkomst tussen twee ondernemingen, waarbij de een de niet-kern activiteiten van de ander overneemt en ook de medewerkers die daarbij horen. Beide partijen zullen ieder hun eigen voorwaarden aan een dergelijke transactie willen verbinden.
Een kostenreductie “in eigen beheer” kan weliswaar sneller in gang worden gezet en sneller resultaat opleveren, maar door middel van het instrument van outsourcing kunnen aanzienlijk grotere besparingen bereikt worden.
De enige goede aanpak hiervoor is het maken van een goed plan van aanpak: een goede voorbereiding is de halve besparing!?  Hoe zo’n plan van aanpak voor een outsourcingstraject eruit moet zien wordt beschreven in het artikel: Outsourcing ICT; meer controle, minder zorgen, mits…

Het komt erop aan om zo de kosten substantiëel omlaag te brengen om?  daardoor de onderneming weer voldoende lucht en daarmee tijd te geven om te kunnen werken aan nieuwe wegen voor omzetgroei. Een geslaagde kostenreductie op zich is natuurlijk nog geen garantie voor het (succesvol) voortbestaan van het bedrijf, maar het is wél een noodzakelijke voorwaarde om tijdens de groei niet te stikken door gebrek aan zuurstof.? ? 

Voor vragen of informatie kunt u contact maken via het reactieformulier.

Artikel downloaden

Outsourcing betekent ook kostenbesparing.pdf
(Outsourcing betekent ook kostenbesparing.pdf)

Download artikelen

Alle artikelen, zoals checklists, stappenplannen en visies kunt u gratis laten toezenden. U kunt alle artikelen downloaden. Heeft u vragen, kunt u het reactieformulier gebruiken

Naar download pagina