Zoeken naar artikelen:

Openklappen

Outsourcing ICT: wat, waarom, aan wie en hoe?

Inhoudsopgave:

  1. Outsourcing of uitbesteden
  2. ICT uitbesteden: wat en waarom, aan wie en hoe?
  3. ICT outsourcing: Hoe doe je dat?
  4. Uitbesteden automatisering van operationeel tot strategisch
     

Outsourcing of uitbesteden

Het is een ruim begrip, ‘outsourcing’. Een zorginstelling die de was de deur uit doet, doet aan outsourcing. Een onderneming die het bedrijfsrestaurant laat runnen door een cateringbedrijf, doet aan outsourcen. Een organisatie die postkamer en repro overdoet aan een specialist, doet aan outsourcing.
Als we outsourcing vertalen in het Nederlands, komen we uit bij ‘uitbesteding’. Een goed Nederlands woord, maar we gebruiken het toch liever niet. De reden is, dat uitbesteden een nog veel ruimere betekenis heeft. Als een aannemer bijvoorbeeld het timmerwerk overlaat aan een gespecialiseerd timmerbedrijf heet dat al wel uitbesteden, maar is er volgens ons geen sprake van outsourcing. Bovendien bestaan naast de term outsourcing ook nog de termen ‘sourcing’, ‘pooling’ en ‘sharing’, waarmee bijzondere benaderingen van outsourcing worden aangeduid. En als men het afstoten van ICT activiteiten benoemt als outsourcing, dan zal daar tegenover staan dat er activiteiten worden ingehuurd; hetgeen dan wordt aangeduid als ‘insourcing’. Dat alles laat zich maar moeilijk in Nederlandse equivalenten omzetten.

ICT uitbesteden: wat en waarom, aan wie en hoe?

In het brede gebied van de ICT is al geruime tijd sprake van outsourcing. Al sinds de jaren tachtig van de vorige eeuw. In de jaren daarvoor waren er reeds zogeheten computer service bureaus die voor derden allerlei computerwerkzaamheden uitvoerden en waarbij het vooral ging om ‘sharing’ van kostbare faciliteiten. Ook dat was welbeschouwd een vorm van outsourcing, maar zo noemden we het niet.

De relatie tussen ICT en outsourcing is behoorlijk gecompliceerd. De praktijk laat zien dat outsourcing in de wereld van de ICT betrekking kan hebben op totaal verschillende zaken en dat de overwegingen daarbij grote verschillen vertonen. Zie voor een beknopte versie ook: De outsourcing ICT checklist.

ICT outsourcing: Wat?

Globaal zijn er drie ICT gebieden waarop outsourcing betrekking kan hebben:
•?  ICT voorzieningen
•?  ICT processen
•?  bedrijfsprocessen

Bij de outsourcing van een ICT voorziening moet men denken aan het aan derden overdragen van het netwerk, het rekencentrum, de werkplekautomatisering of de uitwijkvoorzieningen.

Ook de deskundigheid die daar bij hoort – bijvoorbeeld in de vorm van een helpdesk – zal men in dit geval willen onderbrengen bij de opdrachtnemer. Deze neemt op zijn beurt verplichtingen op zich die in termen van beschikbaarheid, capaciteit e.d. zijn vast te leggen.
Hoe dat in zijn werk kan gaan wordt beschreven in: Case: Uitbesteding van het rekencentrum en ook: Case: Outsourcing van de uitwijkfunctie en informatiebeveiliging.
? ? 
Bij de outsourcing van een ICT proces?  gaat het om de toepassing (applicatie) van een ICT voorziening. Een applicatie impliceert software en dus ook de zorg daarvoor. We komen hier dicht bij de aloude computer service. Ook toen al werden ICT processen ondergebracht bij derden, met als bekend voorbeeld de salarisadministratie. Een hedendaags voorbeeld leveren uitgeverijen die hun adressenbeheer uitbesteden.

Een (flinke) stap verder gaat de outsourcing van een bedrijfsproces dat ondersteund wordt door een ICT proces. Een mooi voorbeeld maakt dit duidelijk: Vendor Managed Inventory (VMI). Hierbij dragen ondernemingen de zorg voor hun (grondstoffen)voorraad over aan hun toeleverancier. Voorraadbeheer is een ICT intensief bedrijfsproces en door de verantwoordelijkheid voor het hele proces, inclusief de ICT ondersteuning, over te dragen aan de toeleverancier bereikt, men betere afstemming en lagere voorraadkosten. Zie ook: Outsourcing betekent ook kostenbesparing.

ICT outsoutcing: Waarom?

Het voor de hand liggende argument om tot outsourcing van ICT over te gaan is kostenbesparing. Een goed argument, en in vele gevallen ook een te realiseren doelstelling. Maar het is niet de enige overweging om over outsourcing na te denken, en vaak zelfs niet het hoofdargument. Minstens zo relevant zijn de argumenten die betrekking hebben op de (toenemende) complexiteit van ICT en de argumenten die voortkomen uit de vraag welk deel van de ICT inspanningen gerekend moet (mag?) worden tot de core business van de onderneming c.q. organisatie.

ICT outsourcing: Aan wie?

De vraag ‘wat?’ is in belangrijke mate bepalend voor de vraag ‘aan wie?’. Bij de outsourcing van ICT voorzieningen komt men terecht bij een andere categorie aanbieders dan wanneer men de outsourcing van een ICT proces (applicatie) of een bedrijfsproces overweegt. Bij het outsourcen van voorzieningen zoekt men aanbieders voor wie ontwikkeling en beheer van ICT voorzieningen de kerncompetentie zijn. Daarentegen zal de uitgever (zie boven) die zijn adressenbeheer uitbesteedt dat doen bij een aanbieder die het ‘vak’ adressenbeheer beheerst. De fabrikant (zie boven) die zijn grondstoffenvoorraad?  laat beheren door zijn toeleverancier, zal dat doen bij een leverancier met wie hij ook anderszins een relatie heeft en met wie hij een lange termijn vertrouwensrelatie durft aangaan.

ICT outsourcing: Hoe doe je dat?

Zelfs de globale antwoorden die hierboven gegeven zijn op de vragen ‘wat?’, ‘waarom?’ en ‘aan wie?’ maken duidelijk dat de beslissing om tot outsourcing van ICT over te gaan hoog in de organisatie moet worden genomen. Door het algemeen en financieel management, dat daartoe weliswaar overlegt met het ICT management maar daar de beslissing niet aan overlaat. Het is immers een beslissing over ICT, niet binnen ICT. Zie ook: Hoeveel zicht heeft u nog op uw ICT en IT kosten?

Eenmaal op dit spoor, zijn er drie elementen die nadere bespreking verdienen. Het eerste is, dat een outsourcing-traject, vanaf de eerste overwegingen van het management, moet worden gezien en ook behandeld als een project, met alle managementimplicaties van dien. Het
tweede element is, dat de organisatie voorzieningen en/of?  (bedrijfs)processen zal overdragen aan derden en dus afhankelijk wordt van diensten van buiten. Dit vraagt om een contract. Het derde element is, dat nadat er een outsourcing-traject met succes is doorlopen, de interne organisatie in staat moet zijn de outsourced processen dan wel voorzieningen te sturen. Zie ook: De gevolgen van slecht management bij offshore softwareontwikkeling.

Demand organisatie bij outsourcing project

Onderdeel van elk project, en zeker van het outsourcing project, moet zijn: het voorbereiden van de organisatie op het resultaat van het project.
Er verandert iets wezenlijks als diensten en/of voorzieningen worden uitbesteed. De organisatie moet niet langer sturen op wat ontwikkeld kan worden resp. geboden kan worden, maar daarentegen op de vraag naar diensten of voorzieningen. Niet de eigen deskundigheid, de eigen medewerkers of het eigen budget zijn bepalend, maar de (veranderende) behoeften die in de organisatie ontstaan.
Het is lang niet zeker of de voor een dergelijke ‘demand’-organisatie vereiste kennis en kunde in de organisatie aanwezig zijn. Is dat niet het geval dan zullen reeds tijdens het outsourcing-project stappen in de gewenste richting moeten worden gezet.
Hoe zo’n traject eruit ziet wordt beschreven in het artikel: ICT processen uitbesteden vereist een Demand Organisatie.

Contract outsourcing

Het blijkt al uit het bovenstaande: behoeften veranderen. Aangezien ook ICT ontwikkelingen niet door een contract kunnen worden bevroren, zal in een outsourcing-overeenkomst een hoge mate van flexibiliteit moeten worden ingebouwd. Een raamcontract met daarbinnen overeenkomsten die de afgesproken dienstverleningsniveaus afzonderlijk vastleggen (Service Level Agreements, SLA’s) geven daartoe de beste mogelijkheden.

Project management? uitbesteding ict

Outsourcingprojecten hebben voor de meeste organisaties een incidenteel karakter. Er zal dus weinig expertise worden opgebouwd in de eigen organisatie. De consequentie kan zijn, dat het verstandiger is, het project management van buiten te betrekken.
Hier komt bij dat de ICT afdeling voor dit type projecten om diverse redenen juist niet de aangewezen partij is voor het project management. De belangrijkste beslissingscriteria liggen immers buiten het zicht van de ICT. Bovendien is niet alleen de ICT voorziening of toepassing als zodanig in het geding, maar ook de communicatie daarover naar alle betrokkenen in de organisatie. Des te belangrijker is dan een project manager die het klappen van de zweep kent en weet heeft van de te verwachten knelpunten.
Hoe zo’n aanpak eruit ziet wordt beschreven in het artikel: Lijdt uw ICT outsourcing traject ook aan slecht management?

Uitbesteden automatisering van operationeel tot strategisch

Outsourcing is vooral een bedrijfskundig vraagstuk en moet derhalve in een bedrijfskundige context worden geplaatst. Het gaat immers om – meestal – het beheer van de informatievoorziening welk sterk bepalend is voor het rendement van de bedrijfsprocessen voor de organisatie. Bovendien moet een organisatie een bewuste keuze maken met betrekking tot het niveau van dienstverlening (puur operationeel tot en met een strategisch
partnership) dat van een leverancier wordt verwacht. Outsourcing is dus veel minder een ICT technisch gerelateerd vraagstuk.

Ict outsourcing en insourcing

Daarnaast moet een outsourcing project zich richten op twee kernaspecten: het uitbesteden c.q. afstoten van ICT activiteiten (outsourcing) en het inhuren van diensten (insourcing).
Slechts door gedegen voorbereiding, ondersteuning en management van een voorgenomen outsourcing traject kan de basis voor de gewenste resultaten worden gelegd.
Het bijzondere eenmalige karakter van een ICT outsourcing-traject brengt met zich mee dat dit soort kennis in de meeste organisaties niet voorhanden is.
Outsourcing is een goede manier om de controle over ICT ontwikkelingen te verbeteren en de zorgen daarbij te verminderen. Mits…
Lees ook het artikel: Outsourcing ICT: meer controle, minder zorgen, mits…? 

Voor vragen of informatie kunt contact maken via het reactieformulier.

Artikel downloaden

Outsourcing ICT wat waarom aan wie en hoe.pdf
(Outsourcing ICT wat waarom aan wie en hoe.pdf)

Download artikelen

Alle artikelen, zoals checklists, stappenplannen en visies kunt u gratis laten toezenden. U kunt alle artikelen downloaden. Heeft u vragen, kunt u het reactieformulier gebruiken

Naar download pagina