Zoeken naar artikelen:

Openklappen

Beslissen over outsourcing

Inhoudsopgave:

  1. Beslismomenten bij IT of ICT outsourcing? 
  2. Outsourcing ict: een zaak voor lijn en staf? 
  3. Doelstelling en mogelijkheden outsourcing: offensief of defensief?? 
  4. Bedrijfsneutraal of bedrijfskritisch bij bepaling outsourcing strategie?? 
  5. Externe ondersteuning: gedeelde ervaring bij aanpak uitbesteden
     

Beslismomenten bij IT of ICT outsourcing

Bij het beslissen over outsourcing van I©T processen en –voorzieningen is het van belang dat men onderscheid maakt tussen enerzijds outsourcing als zodanig, als strategisch onderwerp, en anderzijds het concrete outsourcing traject.

Outsourcing als strategisch onderwerp

De praktijk is meestal anders, maar idealiter zou het management van een organisatie over outsourcing moeten gaan nadenken nog vóór er een concreet ICT project ter tafel ligt. Het bijzondere karakter van ICT processen (en voorzieningen) maakt outsourcing een onderwerp van strategisch kaliber. Als men daar pas over na gaat denken als er al druk vanuit een concreet project bestaat, is men welbeschouwd aan de late kant.
Ondanks alle perikelen in het verleden en ook al hebben die perikelen geleid tot mislukte projecten, vormt outsourcing een serieus alternatief voor het in eigen beheer verzorgen van ICT processen. Zo serieus, dat elke organisatie haar visie op dit alternatief dient te ontwikkelen.
Kort gezegd: Voor elke organisatie die nog geen strategie met betrekking tot outsourcing heeft ontwikkeld, is het eerste beslismoment nu, heden, vandaag nog.

Voorbereiden van een Demand Organisatie

In het artikel ICT processen uitbesteden vereist een Demand Organisatie wordt uiteengezet?  waarom outsourcing van ICT vereist dat de betreffende processen vanuit de vraag (naar informatie en diensten) worden aangestuurd.
Ook met het voorbereiden van de organisatie op deze omslag behoeft niet te worden gewacht tot een concreet project druk op de ketel zet. Veel beter is het, zodra outsourcing in het verschiet komt, op management niveau inzicht te vergaren omtrent een Demand Organisatie en de beleidsuitgangspunten in brede managementkring te bespreken. Breed, dat wil zeggen: business management, HR management, ICT management, communicatie en training enz.

Concrete outsourcing trajecten

In het artikel Uitbesteden: Make or Buy worden de overwegingen besproken die een rol kunnen spelen bij de beslissing over concrete, voor outsourcing in aanmerking komende ICT processen. In de aanloop daarvan verdient het aanbeveling om ofwel:
a. het actuele proces te toetsen aan de outsourcing strategie, ofwel:
b. alsnog een begin te maken met strategieontwikkeling, daarbij het actuele proces hanterend als hefboom.
In de outsourcing praktijk tot dusverre komt het onder b. genoemde vaker voor dan a. Ideaal is dat niet, hoewel men daar tegenover kan stellen dat ijzer zich het best laat smeden als het heet is…

Outsourcing ICT: een zaak voor lijn en staf management

ICT is ontwikkeld in ondersteunende, veelal administratieve processen, maar grijpt inmiddels in toenemende mate in primaire bedrijfsprocessen in. Dit geeft hedendaagse ICT ontwikkelingen een bijzonder karakter: ze spelen zich af op het raakvlak tussen lijn en staf. De te ontwikkelen outsourcing strategie en een te nemen besluit over outsourcing van een concreet traject, zullen daarom in brede management kring gedragen moeten worden.

Business Management uitbesteden

Konden voorheen alle ICT besluiten nog onder verantwoordelijkheid van het financieel management worden genomen, tegenwoordig zal bij vele besluiten het business management betrokken moeten worden. Het is de ‘winkel’ van de business managers die afhankelijk is van het welslagen van het beoogde project, het zijn hun bedrijfsprocessen die vanuit ICT worden gevoed en het zijn hun medewerkers die door het resulterende ICT systeem in hun werk, hun positie en hun bevoegdheden worden beïnvloed.

Stafdirecties uitbesteden

Er zijn verschillende stafdirecties te noemen die hun eigen kijk op outsourcing zullen hebben en die hun zienswijze ook vertaald zullen willen zien in de strategie die de organisatie ten aanzien van outsourcing ontwikkelt. Facility Management, Human Resource Management en ICT Management zijn de belangrijkste.
Betrokkenheid bij de besluitvorming is wel het minste wat deze directies zullen eisen en het is zowel redelijk als verstandig om tegemoet te komen aan deze wens. Redelijk, omdat een outsourcing traject inderdaad raakt aan de bevoegdheden van deze directies en aan de wijze van werken in hun groep.Verstandig, omdat zij niet alleen outsourcing in verschillende, elk voor zich relevante perspectieven plaatst, maar ook omdat het welslagen van een project van hun medewerking afhankelijk is.

Hoofddirectie: initiatiefnemer en opdrachtgever outsourcing projecten

Zoals ook in het artikel Outsourcing ICT vraagt professionele projectleiding wordt betoogd, moet een outsourcing project vanuit het perspectief van de opdrachtgever worden geleid. En aangezien outsourcing van strategische betekenis is voor de organisatie, kan het welhaast niet anders dan dat de hoofddirectie niet alleen initiatiefnemer is voor het opstarten van de discussie over outsourcing, maar ook de formele opdrachtgever is bij afzonderlijke outsourcing projecten.
Dit laatste vergt, zelfs wanneer voor de dagelijkse leiding van het project een externe manager wordt aangetrokken, een blijvende betrokkenheid van de hoofddirectie bij outsourcing. Het kan niet genoeg worden benadrukt dat de slaagkans van een outsourcing project afneemt naar mate het vanuit lagere posities in de organisatie wordt aangestuurd.

Doelstelling en mogelijkheden outsourcing: offensief of defensief?

In diverse artikelen worden de mogelijke doelstellingen reeds genoemd. Zie bijvoorbeeld: Outsourcing ICT: wat, waarom, aan wie en hoe? Kostenbesparing wordt genoemd, evenals bestrijding van complexiteit, versteviging van de grip op ICT budgetten, vrijkomende aandacht van kerncompetenties, vrijkomende investeringsmiddelen voor meer relevante ontwikkelingen etc.

De eigen selectie van doelstellingen uitbesteding

Mogelijke doelstellingen kan men uit een boekje leren; de werkelijke doelstellingen moet men zelf bepalen.
Relevant is, dat men uit de boekjes kan leren dat men de doelstellingen niet in de ICT moet zoeken maar in de organisatie en de omgeving (markt, concurrentie, ambitie) van de organisatie.
Relevant is ook, dat men uit de boekjes kan leren dat er een grote verscheidenheid aan mogelijke doelstellingen is, waaronder wellicht ook doelstellingen waar men zelf niet aan gedacht had.
Maar dan nog blijft de eis dat een eigen selectie aan doelstellingen moet worden geformuleerd. Op strategisch niveau, ten aanzien van outsourcing in algemene zin. En vervolgens ten aanzien van elk afzonderlijk outsourcing traject.

Offensief of defensief bij uitbesteden ICT

In de huidige periode van economische stagnatie worden niet zelden van buitenaf doelstellingen aan mogelijk te outsourcen ICT projecten opgelegd. In de trant van: ‘Er moet op ICT kosten worden bespaard, dus als daar outsourcing voor nodig is dan moet dat maar.’ Outsourcing als wondermiddel voor het bereiken van defensieve doelstellingen.

In deze uitgesproken vorm lijken defensieve doelstellingen geen goede basis voor outsourcing. Het is zelfs méér dan waarschijnlijk dat vele mislukkingen in een dergelijke basishouding hun oorsprong hebben.
Hiermee wil niet gezegd zijn dat defensieve doelstellingen geen waarde kunnen hebben. Het welbewust tegengaan van al te grote complexiteit kan men ook defensief noemen. Het beheersbaar willen maken van het ICT budget eveneens. Van belang is dan men outsourcing ziet als een mogelijk alternatief om deze doelen te bereiken, maar dan niet als wondermiddel, al helemaal niet als lapmiddel, maar als onderdeel van een weloverwogen strategie, die vorm krijgt in bewust gekozen projecten.

Een offensieve benadering kan natuurlijk ook. Via outsourcing kan een organisatie soms eerder een bepaalde weg inslaan dan wanneer de betreffende ICT systemen in eigen beheer moeten worden ontwikkeld en gefinancierd. Zeker wanneer dit systemen betreft die aan de opbrengstenkant van de onderneming functioneren, kan outsourcing kansen bieden om bijvoorbeeld de concurrentiepositie te verbeteren.

Voor dit moment is van belang dat men bij het bepalen van een outsourcing strategie beseft dat er verschil is tussen een offensieve en een defensieve benadering. Een verschil dat zich laat vertalen naar verschillende elementen van outsourcing, zoals: acceptatie, de bereidheid om risico te nemen, het vrijmaken van mankracht, de bereidheid om te investeren in communicatie en opleiding, enz.

Bedrijfsneutraal of bedrijfskritisch bij bepaling outsourcing strategie?

Als voor dit artikel laatste element bij het bepalen van een outsourcing strategie volgen hier nog enkele opmerkingen over de aard van eventueel uit te besteden ICT processen. Vergelijkbare opmerkingen vindt men terug in bijvoorbeeld het artikel: Outsourcing ICT: meer controle, minder zorgen, mits… Met name is daar sprake van processen die raken aan de kerncompetenties van een organisatie en die men daarmee bedrijfskritisch kan noemen. Dit ten overstaan van bedrijfsneutrale processen en voorzieningen, zoals die overal te vinden zijn in de vorm van generieke software met vooral ondersteunende functies.

Een te verdedigen stelling is dat men bedrijfskritische ICT processen in eigen huis moet ontwikkelen en beheren. Maar minstens zo verdedigbaar is de stelling dat áls het gaat om een bedrijfskritisch proces en men kán het niet zelf ontwikkelen, dat dan outsourcing een te overwegen alternatief is, dat te prefereren kan zijn boven niets doen.
In het spanningsveld tussen beide stellingen zullen organisaties een positie moeten bepalen. Het vormt de moeilijkste factor in het afwegingsproces dat tot een outsourcing strategie moet leiden. Een factor bovendien die bij elk individueel ICT project weer aan de oppervlakte komt. Een factor dan ook, die het des te belangrijker maakt dat de hoofddirectie van de organisatie de vinger aan de pols houdt.

Externe ondersteuning: Gedeelde ervaring bij aanpak uitbesteden

Discussiepunten bij het beslissen over outsourcing zijn er te over, en ze zijn van velerlei aard. Om lijn te brengen in de discussie en ordening in de besluiten, kan externe ondersteuning een welkome, zo niet noodzakelijke aanvulling geven op de intern beschikbare management expertise.
In het artikel Aanpak: Begeleiding en management van outsourcing trajecten worden concrete, laagdrempelige voorstellen gedaan voor dergelijke ondersteuning. De aanbieders stellen zich ten doel dat ervaringen die elders zijn opgedaan ten goede komen aan de discussie in uw organisatie. Het aanbod is dusdanig modulair van opzet dat u nooit méér afneemt dan voor uw organisatie nodig is. ‘Vraaggestuurd’ dus…

Het aanbod voorziet in drie fasen: Oriëntatie, project en nazorg. Dit geheel conform de praktijkervaringen die de aanbieders hebben opgedaan.
Oriëntatie is reeds nodig als men allen nog maar overweegt om mogelijkerwijs outsourcing als alternatief te introduceren in de eigen organisatie. De aanleidingen daartoe zijn niet eens zo relevant; genoeg is dat men reden ziet om outsourcing te overwegen. Oriëntatie op wat outsourcing zoal inhoudt is dan al nodig.
Zodra een concreet project in het vizier komt zijn nadere studies nodig. Anders gezegd: als er een ‘make or buy’ beslissing moet worden genomen, moet ten minste ook kunnen worden besloten bij wie er zal (kunnen) worden ingekocht, en onder welke voorwaarden en hoe dat zal moeten gebeuren.
En dan na het project. De illusie van elk project is dat het ‘af’ is als het wordt afgesloten. Probleem bij elk project is dat het nazorg behoeft. Ook voor deze fase zal dus moeten worden besloten of, in hoeverre, en aan wie er (management) verantwoordelijkheden zullen worden uitbesteed. Zie ook: De gevolgen van slecht management bij offshore softwareontwikkeling.

Voor vragen of meer informatie kunt u ook contact opnemen via het reactieformulier.

Artikel downloaden

Beslissen over outsourcing.pdf
(Beslissen over outsourcing.pdf)

Download artikelen

Alle artikelen, zoals checklists, stappenplannen en visies kunt u gratis laten toezenden. U kunt alle artikelen downloaden. Heeft u vragen, kunt u het reactieformulier gebruiken

Naar download pagina