Zoeken naar artikelen:

Openklappen

Processen optimaliseren

Het optimaliseren van bedrijfsprocessen kent vele afhankelijkheden. Door goed inzicht te hebben in deze afhankelijkheden en hun onderlinge samenhang kan het verschil gemaakt worden tussen succesvolle procesoptimalisaties of achterblijven met frustratie, ontevredenheid of desinvesteringen.

De reis van procesoptimalisatie

Na ingebruikname van uw ERP systeem bent u inmiddels gestart met het optimaliseren van uw processen om de productiviteit te verhogen en kosten te verlagen. Wat blijkt, niet alleen vereiste het een hele investering om uw ERP systemen te implementeren en te onderhouden, de kosten stijgen als u deze buiten hun standaard mogelijkheden wil aanpassen.

Vaak willen organisaties maatwerk tot een minimum beperken. En liever zelfs volledig vermijden om de kosten zo laag mogelijk te houden. Hoe realiseert u procesverbetering wanneer u belangrijke onderdelen van uw processen eigenlijk niet mag wijzigen binnen uw organisatie? Hoe realiseert u een optimalisatie die noodzakelijk is om succesvol te zijn en te
blijven?

De mogelijkheden voor optimalisatie liggen in vele soorten processen. Bij bijna alle belangrijke processen zijn menselijke handelingen nodig en is er dus ruimte voor verbetering van doorlooptijden door bijvoorbeeld andere (externe) systemen te koppelen. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een ERP systeem, is de grootste uitdaging om vast te stellen waar er kansen liggen voor procesoptimalisatie. Hier gaat het dus om het ontdekken van welke delen van een proces echt geautomatiseerd kunnen worden en welke niet. Vaak zien we dat er bij dergelijke optimalisatieprojecten onvoldoende inzicht is in hoe de ERP processen precies verlopen, laat staan dat er voldoende inzicht is in het wijzigen van deze processen.

Het is natuurlijk verleidelijk om u alleen te richten op de eenvoudigere processen die niet verstrengeld zijn in complexe en vaak kostbare systemen, maar als uw doel is om te gaan voor zo optimale mogelijke processen, dan kunt u de cruciale onderdelen van uw bedrijfsvoering niet negeren.

Om procesverbetering zo effectief mogelijk te maken, kunt u het beste kijken naar end-to-end processen zoals ze van toepassing zijn op uw gehele bedrijf en niet alleen zoals ze zijn gedefinieerd in uw ERP-systeem.

Rollen en verantwoordelijkheden

Een van de eerste stappen die genomen kan worden, is bepalen of achterhalen wie de procesverantwoordelijken zijn. Wie is de proceseigenaar (procesowner), wie de procesmanager en wie zijn de procesuitvoerders. Dit zijn belangrijke stakeholders van het proces. De proceseigenaar is verantwoordelijk voor het end-to-end proces. Hij zorgt voor het beleid, doel en doelstellingen van het proces en heeft het overzicht op het totale proces. Ook is hij verantwoordelijk voor de kwaliteit van het proces.

De procesmanager is op zijn beurt weer verantwoordelijk voor de operationele kant van het proces. Tevens heb je de procesuitvoerders die daadwerkelijk de activiteiten binnen een proces uitvoeren. Met name als je gaat kijken naar procesverbetering, zullen de belangrijkste stakeholders hierbij betrokken moeten zijn; om te borgen dat alle aspecten van het proces naar voren komen, belangrijke beslissingen genomen kunnen worden ten aanzien van het proces en om te borgen dat beslissingen die genomen worden, ook doorgevoerd kunnen worden.

Doel van het proces

Voegen al uw processen daadwerkelijk wat toe, of worden ze in stand gehouden ‘omdat we dit altijd al zo gedaan hebben’? Een goed startpunt is focussen op uw kern KPI’s. Ga hierbij voor kwaliteit in plaats van kwantiteit; kost het meten van al uw KPI’s u niet meer tijd dan ze opleveren? En sluiten uw KPI´s nog goed aan bij uw bedrijfsstrategie en bedrijfsvoering?

Als uw KPI’s in lijn zijn met uw strategie, vertaal deze dan vervolgens door naar doelstellingen voor uw processen. Hiermee krijgt u direct inzicht in welke processen waarde toevoegen voor uw organisatie.

Houdt rekening met voortschrijdend inzicht

Zoals uw processen nu lopen, lopen ze waarschijnlijk volgend jaar niet meer. Dat is precies de reden waarom u nu nadenkt over het optimaliseren van uw processen. Houdt er in uw aanpak rekening mee dat processen wijzigen, zowel door intern veranderende wensen en eisen (het werk kan efficiënter) als extern veranderende wensen en eisen (uw klant verwacht meer betrokkenheid in uw proces of u dient te voldoen aan nieuwe regelgeving).

Start met prioriteren

Procesverbeteringen kunnen het beste geconcentreerd worden omtrent het onderdeel waar uw onderneming het grootste voordeel kan behalen. U bent bijvoorbeeld in staat om fantastische ‘Six Sigma’ resultaten te boeken met uw projecten, maar als deze projecten geen toegevoegde waarde hebben voor uw bedrijf, heeft u niet veel bereikt.

Begin met het afstemmen van uw processen aan uw doelstellingen om te bepalen welke processen het meeste bijdragen in het realiseren van uw doelstellingen. Als deze processen worden ondersteund door uw ERP systeem, verzamel dan procesprestatie gegevens als input en rechtvaardiging voor uw project. Denk hierbij bijvoorbeeld aan procesprestaties als de gemiddelde doorlooptijd van een workflow of een handeling.

Zorg voor een volledig begrip van de huidige situatie

In de fase van meten en analyseren binnen het optimalisatieproject is het belangrijk om de huidige processen goed te begrijpen, de prestaties hiervan te meten en het gedrag van dit proces te analyseren.

De uitdaging ligt in het vastleggen van hoe het geautomatiseerde proces daadwerkelijk werkt. Veelal ligt de informatie die typerend is voor een proces, vastgelegd in een systeem. Deze informatie is vaak niet gedocumenteerd op een wijze waarbij het kan worden hergebruikt tijdens procesverbeteringen.

Een startpunt hierin kan zijn om uw processen vanuit uw ERP te vertalen naar instrumenten die worden gebruikt voor het modelleren van bedrijfsprocessen. Denk bijvoorbeeld aan Archimate, dit is een instrument waarmee u in staat bent om duidelijk te illustreren hoe uw processen lopen en kunt u op een eenduidige manier de huidige stand van zaken van uw organisatieprocessen weerspiegelen. Projectleden kunnen vervolgens analyseren welke verbeteringen en optimalisaties er kunnen plaatsvinden.

Simuleer de gewenste situatie

Begin met het einde voor ogen en simuleer de gewenst situatie. Deze aanpak is een krachtig hulpmiddel om procesverbetering uit te proberen waarmee u direct ziet of de nieuwe processen end-to-end nog steeds de juiste flow volgen. Daarnaast krijgt u inzicht in welke gegevens echt noodzakelijk zijn om uw proces te doorlopen. Soms kunt u met een fractie van de huidige gegevens dezelfde keuzes maken en boekt u direct tijdwinst.

U krijgt met deze simulaties handvaten om te zien hoe het allemaal in elkaar past. Vaak kunt u aanzienlijke verbeteringen aanbrengen wat gerealiseerd kan worden zonder maatwerk binnen uw ERP. Daarnaast helpen deze simulaties u als u daadwerkelijk besluit tot aanpassing van uw geautomatiseerde systemen over te gaan.

Inzicht in en het vastleggen van onderlinge relaties tussen uw processen, zal leiden tot kansen voor procesverbeteringen, toekomstige projecten versnellen en discussies tussen business en IT rond optimalisatie vereenvoudigen.

Hiermee kunt u navigeren rond alle hindernissen die op uw pad komen en uw eindbestemming zonder kleerscheuren bereiken, namelijk zo optimaal mogelijke processen!

Gestructureerde aanpak voor procesoptimalisatie

Hierboven staan enkele praktische stappen geschetst voor het optimaliseren van uw processen. Naast deze praktische stappen, zijn er natuurlijk ook gestructureerde aanpakken voor procesoptimalisatie. Twee van deze ‘best-practice’ aanpakken lichten we kort toe:

ITIL® Continual Service Improvement

Het doel van CSI is het continu in lijn brengen van de IT services met de veranderende behoeften van de klant en het constant doorvoeren van verbeteringen aan de IT services. CSI concentreert zich hierbij op het efficiënter en effectiever uitvoeren van de processen en kostenefficiënter werken.

LeanIT

Het concept Lean IT draait om het minimaliseren van verspilling (het Engelse “Waste”) in IT organisaties – nu en in de toekomst. Daarbij is het te beschouwen als organisatiemodel of framework, maar ook als een ‘mindset’ die in een aantal verschillende organisaties doorgevoerd is. Lean IT is een verlenging van de principes van Lean, toegepast op de IT omgeving. De aanpak is een manier van denken én doen die sterk gericht is op de cultuur van de IT organisatie.

Artikel downloaden

processen-optimaliseren.pdf
(processen-optimaliseren.pdf)

Download artikelen

Alle artikelen, zoals checklists, stappenplannen en visies kunt u gratis laten toezenden. U kunt alle artikelen downloaden. Heeft u vragen, kunt u het reactieformulier gebruiken

Naar download pagina