Zoeken naar artikelen:

Openklappen

ERP-implementatie partner kiezen

Ondanks alle goede bedoelingen vooraf duurt een ERP-implementatie vaak langer dan gedacht, kost het meer dan is gebudgetteerd en levert het meer ruis op in de organisatie dan duidelijkheid. Voorgaande is vaak het geval indien er niet de juiste begeleiding en ondersteuning is bij de implementatie van een ERP-systeem. Daarnaast blijkt het vaak lastig om verschillende aanbieders objectief met elkaar te vergelijken.

Deze checklist is opgezet om een einde te maken aan de verwarring bij het kiezen voor een implementatiepartner en een duidelijk pad te schetsen voor de evaluatie van de verschillende implementatiepartners.

1. Een onafhankelijke partij vs implementatiepartner?

Met betrekking tot het kiezen van een ERP-implementatiepartner is de eerste keuze of u kiest voor een bedrijf dat technologie onafhankelijk is of een implementatiepartner.

Onafhankelijke partner

Een onafhankelijk partner heeft geen directe banden met een ERP-leverancier of een ERP-softwarepakket en dus geen onderliggend voordeel bij het inzetten van een specifiek systeem. Het enige resultaat dat telt voor deze partijen is het juiste systeem voor de juiste klant. Deze partners zijn niet betrokken bij de aanschaf van het systeem.

Een voordeel is dat ze zich alleen richten op de daadwerkelijke implementatie, hier hebben ze dus een sterke focus op. Een nadeel is dat ze niet of nauwelijks samenwerken met softwareleveranciers. Mocht het dus nodig zijn om deze in te schakelen gaat dit moeizamer, in vergelijking tot wanneer dit zich voordoet bij een samenwerking met een implementatiepartner. Daarnaast zijn deze partijen vaak minder vertrouwd met de software die u gaat kiezen.

Implementatiepartner

Implementatiepartners hebben vaak banden met specifieke leveranciers. Dit maakt ze ‘partijdiger’, maar geeft aan de andere kant wel aan dat het kennis- en kundeniveau van deze partners hoger kan zijn van de specifieke oplossingen die zij aanbieden. De gekozen systemen schaft u vaak ook direct aan via deze partijen.

Een voordeel is dat deze partijen de software van binnen en van buiten kennen en, als het nodig mocht zijn, over een grote slagkracht beschikken samen met de softwareleverancier. Een nadeel kan zijn dat kleine implementatiepartners niet voldoende eigen mensen hebben in het geval van grote implementaties.

Voor beide benaderingen zijn er dus voor en nadelen te benoemen; technologie onafhankelijke partijen brengen onafhankelijk expertise in bij een ERP-project, implementatiepartners brengen vaak oplossing-specifieke expertise in bij een ERP-project.
Elke benadering kan werken in de juiste situatie. Welke de beste voor u is hangt af van uw vraagstuk, type en grootte van uw organisatie, samen met uw eigen middelen, cultuur en verwachtingen.

Wat als de softwareleverancier ook de implementatie kan doen?

Sommige ERP-softwareleveranciers hebben ervoor gekozen om alle processen in eigen huis te houden en bieden dus ook aan om de implementatie uit te voeren. Sommige claimen zelfs dat hun (project)aanpak beter werkt en dat u dit beter niet kunt uitbesteden aan derde partijen. Hoewel deze aanpak veel lijkt op de aanpak van andere implementatiepartners, kleven hier de volgende nadelen aan:

Meestal ontmoet u het implementatieteam pas nadat u zich heeft verbonden aan de leverancier. Met wie u te maken krijgt kunt u dus pas achteraf inschatten. Dat maakt het moeilijk om hun persoonlijkheid en ervaring te evalueren met uw behoeften. Omdat de leveranciers met een grote pool consultants werken, worden de consultants die op dat moment vrij zijn toegewezen aan uw project. Dit is goed voor de leverancier, maar niet noodzakelijkerwijs het beste voor uw organisatie. Terwijl de gezamenlijke expertise (“we hebben dit duizenden keren geïmplementeerd”) groot is, kan de individuele ervaring en capaciteit van de consultants sterk variëren.

2. De rol van de projectaanpak methode

Projectaanpak methoden zijn, als je het eenvoudig uitlegt, kaders om een project voor elkaar te krijgen. Als het gaat om een project met een dergelijke omvang als een ERP-implementatieproject, maakt de projectaanpak het verschil tussen succes en falen.
Bij het vergelijken van ERP-implementatiepartners, is het belangrijk om niet alleen de projectaanpak methoden die de partners hanteren te kennen, maar ze ook te begrijpen. Waarom hanteren ze deze aanpak, welke voor- en nadelen heeft deze aanpak en hoe passen ze deze aanpak in de praktijk toe?

Veel partners claimen dat ze ervaring hebben met verschillende methodieken, vaak blijkt dit in de praktijk anders te liggen. Ze hanteren veelal standaardmethodieken, waar ze uiteraard wel de trainingen voor gevolgd hebben. Helaas zijn er weinig partners die meer tijd of zorg hebben besteed aan het aanpassen en eigen maken van deze methodieken. Een methodiek is namelijk veel meer dan een PowerPoint, het is de blauwdruk voor een succesvolle implementatie. Een goede, doordachte projectaanpak methode blijkt dan ook vaak een belangrijke onderscheidende factor te zijn. Partners die de methodieken echt begrijpen, kunnen u en uw organisatie beter bij de hand nemen tijdens uw project. Daarnaast creëren ze hiermee een consistent en herhaalbaar kader voor een succesvolle implementatie. Voorbeelden van projectaanpak methoden zijn Agile en Prince2.

3. Hoe omgaan met branche-ervaring

Organisaties die op zoek zijn naar een ERP-implementatiepartner zijn vaak geneigd te kiezen voor een implementatiepartner die veel ervaring heeft met het implementeren van hetzelfde systeem in vergelijkbare organisaties, opererend in dezelfde branche. Het nadeel is echter dat de kleine, gespecialiseerde (niche) partners die ontzettend goed zijn in één branche, vaak niet uit de voeten kunnen in een andere branche. Een ERP-implementatie wordt echter nog waardevoller, wanneer er maximaal gebruik gemaakt wordt van een combinatie van best practices uit verschillende branches.

Een middelgrote fabrikant kan bijvoorbeeld veel leren van de inrichting van de CRM-module van een financieel adviesbureau. Een drank distributeur die is gegroeid door overnames kan profiteren van hoe een ingenieursbureau met vele entiteiten gebruik maakt van zijn ERP-systeem. De sleutel ligt in het vinden van een ERP-implementatiepartner met de branche-ervaring die nodig is om uw processen optimaal in te richten, maar ook zodanig laat differentiëren om concurrentievoordeel te behalen. Iets waar een niche implementatiepartner vaak niet goed in is.

Er bestaat geen twijfel over dat branche-ervaring waardevol is, maar als uw branche de enige is waar een ERPimplementatiepartner zich op richt, dan is de kans groot dat de aanpak en diensten precies hetzelfde zijn bij al zijn klanten. Het is dus zeker de moeite waard om bij de potentiële partners door te vragen en niet alleen te kijken naar ervaringen in dezelfde branche, maar ook voor andere ervaringen in andere branches. En nog veel interessanter; hoe ze die ervaring voor uw organisatie en uw specifieke behoeften kunnen benutten.

4. Grootte, cultuur en leiderschap

Er is een groot aanbod van ERP-implementatie partners die zeer gevarieerd zijn in omvang en reikwijdte. Bij de vergelijking van partners is het belangrijk om op alle vlakken te zoeken naar een match met uw organisatie. Ga dus op zoek naar een partner die een klik heeft met uw organisatie en cultuur. Kijk daarnaast ook naar de aanwezigheid van de partner; opereert u nog niet internationaal en wilt u uw ERP gebruiken om internationaal uit te breiden, heeft het dan zin om een implementatiepartner te kiezen die alleen nationaal actief is?

Een ander belangrijk punt om te evalueren is wie de leiding heeft bij uw potentiële ERP-partner. Wie runt de organisatie? Is het de oprichter of is er iemand benoemd tot eindverantwoordelijke? Is dit iemand die veel ervaring heeft in het veld en de uitdagingen
kent, of is het een een “one size fits all” leider die deze type projecten niet echt begrijpt? Welke visie houdt deze leider er op na en nog belangrijker, hoe sluit deze aan bij die van u?

5. Mensen, processen en technologie

Gebruik uw implementatie partner om ervoor te zorgen dat uw technologie is afgestemd op uw mensen en processen. Een van de grootste redenen dat IT-implementaties niet het gewenste resultaat leveren is dat de technologie-gedreven processen niet zijn aangesloten op de manier waarop u zaken doet. Zorg er dus voor dat uw implementatiepartner de mentaliteit en de ervaring heeft om de technologie ondersteunend te maken aan uw organisatie en niet andersom. Maar al te vaak kopen organisaties een bepaalde technologie om vervolgens door de implementatiepartner overtuigd te worden dat het beter is om de processen aan te passen aan de standaard processen die het systeem biedt. Vaak is dit voor hen een goedkopere route naar een “succesvolle” implementatie, echter is het voor u bijna een garantie dat het niet goed gaat. Een goede partner slaat tijdens de implementatie een brug tussen de nieuwe technologie en de oude manieren van werken.

  • Bepaal samen met uw implementatiepartner de resultaten die u wil bereiken. Elke stap in het proces moet worden voorafgegaan door de vraag: “Welk voordeel biedt deze stap?”.
  • Laat u overtuigen door uw partner hoe de gewenste resultaten “out-of-the-box” (standaard) worden ondersteund door het ERP-systeem
  • Vergelijk dit met uw gewenste resultaat en processen. Indien maatwerk nodig is om het gewenste resultaat te bereiken, laat uw partner dan in detail aangeven wat het tijdschema en de kosten zullen zijn en wat ze van u nodig hebben.
  • Laat u door deze aanpak overtuigen hoe uw partner met uw specifieke situatie en uitdagingen omgaat. Niet alleen op technologisch vlak, maar ook op het vlak van mensen en processen.

Artikel downloaden

erp-implementatie-partner-kiezen.pdf
(erp-implementatie-partner-kiezen.pdf)

Download artikelen

Alle artikelen, zoals checklists, stappenplannen en visies kunt u gratis laten toezenden. U kunt alle artikelen downloaden. Heeft u vragen, kunt u het reactieformulier gebruiken

Naar download pagina