Zoeken naar artikelen:

Openklappen

Case: IFRS praktijkvoorbeeld van conversie en implementatie

Inhoudsopgave:

  1. Praktijkcase ifrs: kleine beursgenoteerde onderneming met notering aan de lokale markt 
  2. Impact analyse consequenties van ifrs
  3. Gefaseerde aanpak uitvoering ifrs traject 
  4. Succesvolle evaluatie drukkerij na tijdige invoering ifrs
     

Praktijkcase IFRS: Kleine beursgenoteerde onderneming met notering aan de lokale markt

Onze cliënt is een drukkerij voor vakliteratuur en lesmateriaal. De kernactiviteit is het drukken van kleine oplagen voor hoge scholen en wetenschappelijke instellingen in binnen en buitenland. Door diverse overnames in de afgelopen jaren beschikt men over een vijftal buitenlandse vestigingen in landen van de Europese Unie, de Verenigde Staten en het Verre Oosten. Het aantal personeelsleden in Nederland bedraagt 100. In de buitenlandse vestigingen werken in totaal 50 medewerkers. Het grootste aandeel van de omzet komt uit de Engelstalige landen. De vestiging in het Verre Oosten realiseert de grootste groei binnen de groep.

In de loop van 2002 werd men door de accountant geïnformeerd over de nieuwe wettelijke eisen die aan naamloze vennootschappen met ingang van 2005 worden gesteld ten aanzien van de financiële rapportage, beter bekend onder de naam IFRS (International Financial Reporting Standards). De eerste reactie binnen het management team was, IFRS dat doet onze financiële afdeling zelf. Deze case beschrijving informeert u over het verloop en de opgedane ervaring met de uitgevoerde IFRS conversie.

Een goed draaiende drukkerij die kostenbewust is

Ondanks de economische recessie draait de onderneming van deze cliënt zeer goed. Over het jaar 2002 realiseerde men een toename van het netto resultaat boven de 10%. Dit fraaie resultaat hebben zij niet zonder een stringent kostenmanagement kunnen realiseren. Omdat men zeer kostenbewust was, werd eerst een kostenraming voor de IFRS conversie samen met een accountant uitgevoerd. De kosten voor de begeleiding door de accountant bleken buitensporig hoog uit te komen. De reden hiervoor was, dat de accountant er van uitging dat er behoefte was aan extra deskundigheid en capaciteit om de conversie uit te kunnen voeren.
 

Risico inventarisatie bij invoering IFRS

Door de naderende regelgeving voor corporate governance van de commissie Tabaksblat werd begin 2003 besloten om twee van de vier commissarissen te vervangen. De nieuwe commissarissen stelden onder anderen de IFRS problematiek aan de orde. Zij waren van mening dat de nieuwe regelgeving tot gevolg heeft dat de resultaten volgens meer objectieve maatstaven worden berekend waardoor een meer transparant beeld over de prestaties van de onderneming zou ontstaan. De zeer goede financiële resultaten van de afgelopen jaren zouden door de nieuwe rapportagemethoden negatief worden beïnvloed. De herberekende lagere financiële performance over de afgelopen jaren zou van invloed kunnen zijn op de financierbaarheid van de uitbreidingsplannen voor de komende jaren. De commissarissen verzochten dan ook om snelle actie om meer zekerheid hierover te verkrijgen.

Keuze voor tijdige invoering IFRS en financiële planning

De controlerende accountant noemde in de management letter van het boekjaar 2002 een aantal aandachtspunten over de invoering van IFRS. Deze punten betekenden in hoofdlijnen dat er onder IFRS met name de waarderingen van de deelnemingen, de gebouwen en machines en de implicaties over de pensioenregelingen een onvoorspelbare invloed hebben op de toekomstige resultaten en het vermogen. Vervolgens zouden de nieuwe regels ook grote implicaties op de wijze van kostprijsberekeningen hebben, waardoor eveneens de interne financiële rapportage nieuw opgezet diende te worden. De accountant verzocht het management om de IFRS problematiek per ommegaande op te pakken.

 

Impact analyse consequenties van IFRS

Onze cliënt beschikt niet over de vereiste capaciteit op de financiële afdeling om een team van deskundigen op dit probleem te zetten. Op die grond werd de financieel manager, tevens lid van het management team, belast met de impact analyse van de consequenties van IFRS. Doelstelling, vooralsnog het plannen en organiseren van de conversie. Tengevolge van veel extra werk en een te kleine bezetting werd pas in de loop van het tweede kwartaal van 2003 een begin gemaakt met de inventarisatie van de implicaties van IFRS.

Aanpassing aan IFRS kan bedrijfsresultaat in ander daglicht zetten

De controlerende accountant was behulpzaam met een quick scan en het aanbieden van opleidingsfaciliteiten voor de financiële staf van de organisatie. Het onderzoek bevestigde de waarschuwingen in de management letter en stelde nog een groot aantal aandachtspunten aan de orde die onder IFRS aangepast dienen te worden. De vereiste aanpassingen van de boekingsprocessen en -systemen waren behoorlijk en de impact op het resultaat zou dusdanig groot kunnen zijn dat de prestatiemeting van de onderneming in een heel ander daglicht zou komen te staan. Lees ook het artikel: Kredietwaardigheid en risicopositie verbeteren met invoering van IFRS.

Complexe implicaties IFRS intern of extern oplossen?

Uit hoofde van kostenoverwegingen werd besloten om de werkzaamheden zo veel als mogelijk zelfstandig uit te voeren. De controlerende accountant was bereid om als adviseur de conversie te begeleiden, maar kon op grond van de controleregels niet worden ingezet voor de uitvoering van het project. De minimale inzet van de accountant had tegelijk tot gevolg dat de hoge geprognosticeerde kosten geminimaliseerd konden worden. Uit het vooronderzoek bleek dat men naast financiële kennis ook juridische expertise en de hulp van de ICT leveranciers nodig had. Het zelf uitvoeren van de conversie kwam door deze randvoorwaarden in een geheel ander daglicht te staan.

Omdat het IFRS project een onevenredige zware aanslag op de bezetting van de financiële en de automatiseringsafdeling had, werd toch besloten om een onafhankelijke deskundige in te huren. Een deskundige die in staat is het management bij te staan bij het nemen van de juiste beslissingen en de organisatie voorziet van de vereiste kennis ten aanzien van het organiseren van IFRS projecten. Met deze aanpak bereikte men dat de voortgang in het project bleef, de scheiding van verantwoordelijkheden van de organisatie en de accountant beter te organiseren en ten slotte de kosten laag te houden omdat de organisatie op de externe adviseur na en incidenteel een jurist, het IFRS project zelf uitvoerde.

 

Gefaseerde aanpak uitvoering IFRS traject

IFRS ging in per 1 januari 2005. Dit betekent dat:

  1. in 2005 de administratie onder het nieuwe IFRS regime moet worden gevoerd;
  2. het eerste tussentijdse bericht voor de beurs per 30 juni 2005 ook vergelijkende cijfers op basis van IFRS over de eerste helft van 2004 moet bevatten;
  3. de resultaten en de begin en eindbalans van 2004 eveneens op basis van IFRS moeten worden samengesteld.

Financiële analyse en risico inventarisatie zijn nodig bij invoeren IFRS

Deze eisen bepalen in belangrijke mate de planning van de conversie. Begin van het derde kwartaal 2003 werd het IFRS project integraal opgestart. Eerst vond een diepgaande diagnose van alle primaire en secundaire voorwaarden van het project plaats. Hieronder vallen:

  • een gedetailleerde inventarisatie van de huidige externe rapportage en bepaling van de te wijzigende posities;
  • een analyse van de interne management rapportage, de rapportage processen en de ICT systemen;
  • een analyse van de juridische implicaties en de invloeden van IFRS op de beloningssystematiek voor de employees van de onderneming.

Randvoorwaarden en bottlenecks formuleren bij invoering IFRS

De uitkomst van dit onderzoek werd omgezet naar een plan van aanpak voor het complete project. Hiermee werden de consequenties van de kosten, de bezetting en de risico’s in kaart gebracht. Aan deze randvoorwaarden werd de planning aangepast.

De primaire problemen in deze diagnosefase waren:

  • het volledig in kaart kunnen brengen van alle implicaties;
  • het inschatten van de financiële invloeden hiervan op het resultaat en de balans;
  • het interpreteren van details en juist omzetten van deze informatie naar begrijpelijke hoofdzaken voor de beleidsbepaling door het management; 
  • efficiency en effectiviteit van de uit te voeren werkzaamheden.

Soepele oplossingen en uitvoering IFRS door ervaren inbreng externe deskundigheid

Deze problemen werden vooral opgelost door de externe deskundige die dergelijke complexe processen vaker heeft moeten managen en vooral over de vereiste kennis van de branche beschikte. In een nauwe samenwerking met de adviserende accountant en het voltallige management team werd in slechts enkele weken deze fase afgesloten. De externe coach / specialist maakte hierbij gebruik van een zeer gedetailleerde questionnaire waardoor de volledigheid en een juiste impact analyse werd gewaarborgd. Zie ook het artikel: Programma om zelf IFRS te implementeren met maximale zekerheid en tegen de laagste kosten.

Na de diagnose en het ontwerpen en plannen van het gehele project, werden oplossingen van de verschillende problemen ontwikkeld. Hierbij kwam aan de orde:

  • Aan de hand van de detailanalyse uit de planningsfase werden per positie de nieuwe IFRS grondslagen vastgesteld.
  • Vervolgens werden de nieuw gekozen oplossingen en standpunten post voor post afgestemd met de controlerende accountant.
  • De definitief gekozen nieuwe accounting regels werden hierna vastgelegd in het accounting manual en werden de rapportage sets aangepast. 
  • Een aantal richtlijnen hadden consequenties voor de leveringscontracten, de arbeidscontracten, huurcontracten en zelfs leningsovereenkomsten. 
  • Nadat alle details bekend waren, werd het grootboek en de boekingsrichtlijnen aangepast. Sommige processen werden gewijzigd en in de AO / IC handboeken gemodificeerd. 
  • De consequenties voor de interne rapportage betroffen met name de wijzigingen van kostprijzen en de presentatie van de rapporten. Deze problemen kunnen voornamelijk door wijzigingen van de ICT hulpmiddelen worden opgelost.

Zie ook: Mogelijkheden en consequenties IFRS snel inzichtelijk met IFRS diagnosescan. Het IFRS project is nog in volle gang. Per eind 2003 is de diagnose-  en ontwikkelingsfase afgewikkeld. In het eerste kwartaal van 2004 zullen de gevonden oplossingen uitgerold worden. Deze uitrolfase zal worden afgesloten met een proef audit door de controlerende accountant. In de tweede helft van 2004 resteert voldoende tijd voor de nazorg, de opbouw van het vergelijkende cijfermateriaal en de voorbereidingen voor de definitieve overzetting aan het eind van het boekjaar 2004 naar het nieuwe systeem in 2005.

Succesvolle evaluatie Drukkerij na tijdige invoering IFRS

Deze organisatie heeft de problemen niet voor zich uitgeschoven. Dat is de belangrijkste les die is geleerd. De cliënt werd gelukkig door de komst van de nieuwe commissarissen aangezet tot het nemen van tijdige acties.

Belangrijke conclusies en resultaten uit IFRS project:

Er is voldoende tijd genomen voor de doorlooptijd van het gehele project. Alleen dan zijn de kosten te overzien en te managen. Zodra men door tijdgebrek gedwongen wordt tot zogenaamde work arounds (handmatige oplossingen buiten de systemen en processen), moet onevenredig veel extra mankracht worden ingezet. Dit veroorzaakt aanzienlijk meer kosten dan een beheerste uitvoering in eigen beheer. 

  • Neem de tijd en werk efficiënt aan de ontwikkeling van oplossingen en stem deze gestructureerd af met de controlerende accountant. Laat de accountant een proef audit uitvoeren. Hierdoor wordt afkeuring van de rapportage voorkomen. De accountants zullen met name de eerste keer extra streng toezien op consequente naleving van de wetgeving.  
  • Een quick scan is niet voldoende. Voer een diepgaande diagnose uit waarmee u ook in korte tijd een goed beeld kunt krijgen van de impact die IFRS op uw onderneming zal hebben. Alleen dan bent u in staat om op een effectieve wijze het project te plannen en te organiseren. Lees ook: Mogelijkheden en consequenties IFRS snel inzichtelijk met IFRS diagnosescan.
  • Bij de  beleids- en planvorming moet het voltallig management team worden betrokken. IFRS beïnvloedt de business dusdanig dat dit soort vraagstukken niet alleen aan de financiële staf mogen worden overgelaten. 
  • Breng de controlerend accountant niet in verlegenheid. Hij mag uit hoofde van zijn beroepsregels geen uitvoerende werkzaamheden bij de conversie doen. Houd de rollen strikt gescheiden. Bepaal desnoods met gerichte hulp van externe deskundigen zelf uw standpunt en oplossingen en leg deze voor aan de accountant. 
  • Uw core business is niet het managen van projecten. Stel een deskundige project, c.q. programmamanager aan die uw business begrijpt, bekend is met het managen van multi simultane en multi complementaire projecten en voldoende verstand heeft van de nieuwe IFRS regelgeving om alle beren op de weg te vinden.

Bij vragen of meer informatie kunt u gebruik van het reactieformulier.

Artikel downloaden

Case IFRS praktijkvoorbeeld van conversie en implementatie v3.pdf
(Case IFRS praktijkvoorbeeld van conversie en implementatie v3.pdf)

Download artikelen

Alle artikelen, zoals checklists, stappenplannen en visies kunt u gratis laten toezenden. U kunt alle artikelen downloaden. Heeft u vragen, kunt u het reactieformulier gebruiken

Naar download pagina