Zoeken naar artikelen:

Openklappen

Mogelijkheden van digitaal factureren met factuur software

Inhoudsopgave:

  1. Wanneer is factuur software interessant voor uw bedrijf?
  2. Het standaard proces om facturen te boeken
  3. Digitaal factureren als alternatief
  4. 300% efficiencyverhoging voor slechts € 0,75 per inkoopfactuur
  5. Aanleidingen om ook over te gaan op online of digitaal factureren?
  6. Digitaal factureren levert al voordeel op bij 300 inkoopfacturen per jaar

 

 

Wanneer is factuur software interessant voor uw bedrijf?

De administratieve verwerking van deze facturen vindt binnen veel bedrijven nog grotendeels handmatig plaats zonder enige factuur software. Ofwel een dure en tijdrovende activiteit, vooral als het gaat om inkomende facturen. Heeft u enig idee hoeveel tijd en geld u en uw medewerkers kwijt zijn aan het verwerken, beoordelen, autoriseren en betaalbaar stellen van inkomende facturen? Heel veel, té veel.

 

 

Wat zou het handig zijn als u beschikt over een systeem waarmee uw factuur verwerking zonder veel overleg, dubbel inboeken, kopiëren en archiveren plaats zou vinden. Door de inzet van facturering software kunt u veel geld besparen op de verwerking van facturen. Zelfs als u maar 100 facturen per maand hoeft te verwerken. In dit artikel leest u meer over mogelijkheden van factuur software om minder uren te besteden aan uw facturen.

Het standaard proces om facturen te boeken

Zó gaat het nu meestal… Van oudsher worden inkomende facturen handmatig verwerkt, volgens een standaard proces om facturen te boeken, bijvoorbeeld als volgt:

  1. Factuur wordt ontvangen en voorzien van een blokstempel.
  2. De factuur wordt per interne post doorgeleid naar een eerste en eventueel tweede budgetverantwoordelijke of wordt gematched aan een inkooporder.
  3. Na akkoord wordt de inkoopfactuur ingeboekt in de financiële administratie.
  4. Periodiek worden geaccordeerde facturen betaalbaar gesteld.
  5. Na betaling worden de openstaande facturen afgeboekt.

 

Dit hele proces om facturen te boeken gebeurt handmatig en kost veel tijd. En dan hebben we het nog niet eens over verstorende invloeden zoals onjuiste of interne kwijtgeraakte facturen.

 

Digitaal factureren als alternatief

Zó kan het ook… Hoewel digitaal factureren nog geen gebruiksgoed is, zoals de aanschaf van een boekhoudpakket (lees hier meer over het implementeren van online boekhouden), komt digitaal factureren steeds vaker voor bij zowel grote als kleine bedrijven. Hieronder beschrijven we kort de mogelijkheden.

Elektronisch factureren waarbij inkoopfacturen digitaal worden aangeboden in XML

Verwacht wordt dat elektronisch factureren via breedband- dataverbindingen een grote vlucht gaat nemen en ook in het Midden- en Kleinbedrijf steeds meer toepassing gaat vinden. Inkoopfacturen worden niet meer fysiek ontvangen, maar worden digitaal aangeboden op basis van zogenaamde XML-standaarden.

Kort gezegd, komt het hier op neer: uw leveranciers hebben beveiligd en beperkt toegang tot uw financiële systeem, waarbij de factuur direct in de boekhouding wordt “ingeschoten” en u alleen nog maar hoeft te accorderen om de factuur (uiteraard ook digitaal), te betalen. Ofwel, u besteedt een deel van uw administratie uit aan uw leverancier.

Zover is het echter helaas nog niet. Vaak is het immers niet mogelijk om van (al) uw leveranciers te verwachten, laat staan te eisen, dat zij hun verkoopproces compleet herzien ter wille van uw efficiency. Overigens, grote multinationals waar veel toeleveranciers in het Midden- en Kleinbedrijf voor werken, eisen dit wel degelijk.

Scannen van inkoop facturen met OCR facturering software

En in de tussentijd? Het systeem zoals hierboven omschreven is voor u misschien nog niet bereikbaar en wellicht te bewerkelijk. Een mogelijke tussenoplossing is het scannen van de inkomende facturen. Na het scannen beschikt u over een digitale kopie van de factuur waarmee het hele proces van de ontvangst van de factuur tot en met de uiteindelijke boeking in het boekhoudsysteem kan worden geautomatiseerd, vergelijkbaar met hierboven omschreven methode.

Inkoop facturen scannen met OCR (Optical Character Recognition) werkt als volgt. De gegevens van de factuur worden automatisch geboekt in het financiële systeem. De digitale kopie kan daarbij ook via OCR automatisch worden gecontroleerd op diverse criteria zoals NAW gegevens, factuurbedrag en datum. Ook kan een kopie (in de vorm van een PDF-document) als bijlage bij de boeking worden opgeslagen, zodat deze vanaf dat moment voor iedereen, die daartoe geautoriseerd is, digitaal bereikbaar is. Vervolgens gaan de facturen het goedkeuringsproces in. Ook dat gaat digitaal en automatisch. Nadat facturen zijn goedgekeurd en betaald, blijven alle gegevens digitaal beschikbaar voor de gebruiker.

500% efficiencyverhoging voor slechts € 0,75 per inkoopfactuur

Wat zijn de voordelen van deze werkwijze? Wanneer herkenning van de facturen op gemiddeld 80% uitkomt, leidt dit tot een efficiencyverhoging van zo’n 500%. Immers van de 100 facturen worden er gemiddeld 80 herkend en 20 niet. In dezelfde tijd kunnen dus 5 keer zoveel facturen worden verwerkt.

Praktijkvoorbeeld:

Bij een handelsonderneming in consumentengoederen, wordt gebruik gemaakt van Exact Online voor de financiële administratie. Naast de tijdsbesparende mogelijkheden van het elektronisch inlezen van bankmutaties, het online opmaken van verkoopfacturen en het maandelijks automatisch verwerken van loonboekingen, wordt ook gebruik gemaakt van een scanningoplossing voor elektronische factuurverwerking.

Dagelijks worden de binnengekomen inkoopfacturen op een scanner gelegd, waarna deze volautomatisch worden gescand en doorgestuurd naar de beveiligde omgeving van Intelly B.V., een leverancier van dergelijke online oplossingen. Hier worden de facturen met behulp van OCR-technologie herkend.

Inmiddels wordt 70% van de facturen volledig en foutloos herkend.

Van de overige facturen ontbreekt één of meerdere aspecten die handmatig worden toegevoegd. Slimme software zorgt er overigens voor dat bijgehouden wordt welke aspecten bij welke facturen wel en niet herkend worden, waarna het proces verder geoptimaliseerd wordt. Nadat alle relevante gegevens bekend zijn, wordt de factuur volautomatisch doorgeboekt naar Exact Online.

Bij de boeking is bovendien het brondocument in PDF-formaat meegestuurd, zodat altijd nagekeken kan worden waar de boeking en de openstaande post betrekking op had.

De kosten voor het gebruik van deze software bedragen in dit geval circa € 0,75 per factuur, de besparing is echter vele malen groter. Immers bijkomend voordeel is dat de facturen binnen de gehele organisatie digitaal beschikbaar kunnen worden gesteld, zodat de problemen van zoekraken, lange doorlooptijden en onduidelijke procuratie wegvallen. Andere voordelen zijn onder andere ‘just in time’-betaling van facturen (niet te laat en niet te vroeg betalen), realisatie van betalingskortingen en verbeterde controlemogelijkheden.

Lees hier meer praktijkvoorbeelden over online boekhouden met administratie software.

Aanleidingen om over te gaan op online factureren of digitale facturen?

Om u een idee te geven wanneer het interessant is om over te gaan tot digitale facturen, sommen we hieronder een aantal veel voorkomende aanleidingen op voor online of digitaal factureren:

  • U heeft geen goed inzicht in het gehele inkoopproces en cijfers m.b.t. de inkopen en kosten per project of klant zijn niet inzichtelijk of in detail te bekijken.
  • Het invoeren van uw facturen neemt veel tijd in beslag.
  • Inkoopfacturen moeten op verschillende systemen worden ingevoerd (inkoopadministratie, voorraadadministratie, etc.).
  • Kosten voor de verwerking van 1 factuur zijn te hoog (weet u overigens wat de verwerking van een factuur kost?).
  • U krijgt veel vragen van medewerkers en leveranciers over de inhoud en de status van de inkopen.
  • De relatie met uw leveranciers verslechterd.
  • Kosten en baten analyses van projecten of diensten zijn niet up-to-date.
  • Dubbele betalingen aan leveranciers komen regelmatig voor.
  • Facturen worden verschillende malen uitgeprint of gekopieerd.
  • Uw archiefruimte en ander opslag voor facturen is overvol.
  • U profiteert niet van betalingskortingen door uw leveranciers.
  • De verwerking van uw facturen (kopiëren, datumstempel, inboeken, autoriseren, rondsturen, paraferen, achterhalen van facturen, betalen, controle van betalingen, etc.) duurt veel te lang en is niet inzichtelijk.
  • Het opzoeken van een oude factuur neemt teveel tijd in beslag.
  • Goedkeuren van facturen duurt te lang.
  • Er zijn veel creditfacturen.
  • Facturen blijven slingeren op verschillende afdelingen.
  • Uw krijgt veel incasso’s en aanmaningen voor het overschrijden van betalingstermijnen.
  • Regelmatig komt het voor dat producten of diensten niet meer geleverd worden door een betalingsachterstand.
  • Vaak worden uw facturen geboekt op de verkeerde grootboekrekeningen.

Digitaal factureren levert al voordeel op bij 300 inkoopfacturen per jaar

Een groot misverstand is dat geautomatiseerde factuurverwerking pas zinvol is vanaf bijvoorbeeld 15.000 facturen of meer per jaar. Ook bij kleine aantallen kan deze werkwijze echter rendabel zijn, afhankelijk van de eigen werkwijze en de gekozen software. Onze ervaring heeft uitgewezen dat de voordelen al te behalen zijn vanaf enkele honderden facturen op jaarbasis.

Er zijn diverse aanbieders van dergelijke gespecialiseerde software, ieder met zijn eigen investeringsplaatje en toepassingsmogelijkheden. Het is daarom zinvol eerst een kosten- batenanalyse uit te voeren om te beoordelen wat de uiteindelijke terugverdientijd en de besparing zal zijn.

Wilt u meer weten over digitaal factureren of overweegt u om een kosten- baten analyse uit te voeren? Vul dan het reactieformulier in.

Artikel downloaden

Mogelijkheden van digitaal factureren.pdf
(Mogelijkheden van digitaal factureren.pdf)

Download artikelen

Alle artikelen, zoals checklists, stappenplannen en visies kunt u gratis laten toezenden. U kunt alle artikelen downloaden. Heeft u vragen, kunt u het reactieformulier gebruiken

Naar download pagina