Zoeken naar artikelen:

Openklappen

Programma voor besparen op overhead en facilitaire kosten

Inhoudsopgave:

  1. Aanpak kostenbesparing met kostenmanagement? 
  2. Wanneer kostenbeheersing of kostenbesparing?? 
  3. Verbeteren van bedrijfsvoering door kostenmanagement? 
  4. Wie managed dit kostenreductie proces in het bedrijf?? 
  5. Hoe verloopt implementatie van deze kostenbesparing?? 
  6. Ervaren kennisspecialist bespaart u tijd en geld

     

Aanpak kostenbesparing met kostenmanagement

Als ondernemer of directie is kostenbeheersing of kostenbesparing, zeker in een tijd van economische consolidatie, een nooit aflatend onderwerp van aandacht en zorg. De belangrijkste indicator voor uit de hand lopende kosten is de constatering dat de jaarlijkse kostengroei procentueel hoger blijkt uit te vallen dan de jaarlijkse omzetgroei. En ook al gaat de kost voor de baat uit, toch komt de onderneming daardoor in een rendementsfuik terecht. Kostenreductie, mits systematisch en weloverwogen toegepast, buigt deze lijn om en brengt het kostenniveau weer in lijn met de omvang en groei van de omzet, waardoor zowel liquiditeit als rendement worden verbeterd door goed kostenmanagement. Lees ook het artikel: Outsourcing betekent ook kostenbesparing.

Aandachtspunten bij kostenbeheersing in bedrijf

  • Wat zijn indirecte kosten? Wat valt er wel en niet onder?
  • Hoe zijn indirecte kosten op te sporen?
  • Het zelf uitvoeren van een kostenreductie analyse met behulp van interne financiële managementinformatie, zoals de interne rapportage van het afgelopen jaar en het budget voor het lopende jaar.
  • Bespreking van resultaten en conclusies hieruit. Vergelijking met
    enkele benchmarks. Waar liggen (duidelijke) mogelijkheden?
  • Hoe kunt u die kosten daadwerkelijk reduceren? Welke stappen kunt
    u nu het beste gaan zetten?
  • Wat betekent dit nu voor het bedrijf als geheel? Wat zijn de
    operationele consequenties? Wat zijn de valkuilen en succesfactoren?

Door de bovenstaande punten stapsgewijs af te werken krijgt u een goed beeld van de importantie en de omvang van de indirecte kosten voor uw eigen situatie. U krijgt ook inzicht in waar de hefbomen zitten om deze kostenbeheersing effectief aan te kunnen pakken.

Doel: tot stand brengen van 20% kostenreductie binnen organisatie

Kort samengevat gaat het gaat hierbij om een strak geprogrammeerde projectmatige aanpak om op systematische en gedetailleerde wijze de kosten van de niet-kern activiteiten (zoals overheadkosten, facilitaire kosten en vermogenskosten) substantieel te reduceren. Daardoor wordt het rendement verhoogd, de liquiditeit verbeterd en de onderneming meer concurrerend gemaakt.

Uit een kostenreductie analyse komt een indicatieve raming van het?  besparingspotentieel. Lees hiervoor het artikel: Kostenbesparing bereiken door lage kosten overhead.
Op basis daarvan wordt een programma opgesteld om dit potentieel te realiseren. Dit houdt in:

  1. het tegen het licht houden van de interne (ondersteunende) processen;
  2. een set van maatregelen (een programma van actie) om de kosten te reduceren alsmede een implementatietraject om de voorgestelde kostenreducties ook daadwerkelijk te realiseren.

Doel is om op bovengenoemde kosten (ook genoemd indirecte kosten of ‘kantoorkosten’) uiteindelijk besparingen te realiseren van 15 tot 20%.
 

Wanneer kostenbeheersing of kostenbesparing?

Stappen tot kostenbeheersing en kostenbesparing zijn zinvol voor u indien binnen uw organisatie:

  • de indirecte kosten niet goed of slechts diffuus bekend zijn;
  • de indirecte kosten sneller stijgen dan de omzet;
  • de indirecte kosten een substantieel deel van de totale kosten (of kostprijs) uitmaken;
  • men onvoldoende of matig kostenbewust is;
  • er geen gevoel van urgentie is om de kosten aan te pakken;
  • kostenprojecten zijn vastgelopen of indien ze te weinig opleveren;
  • men geen goede methodiek heeft om de indirecte kosten werkelijk te reduceren;
  • u als eindverantwoordelijke deze weerbarstige materie eindelijk onder controle wilt krijgen, zodat u er weer sturing aan kunt geven.

De eerste en belangrijkste voorwaarde evenwel voor het welslagen van dit traject is: het hebben van een draagvlak in de organisatie. Indien de directie er niet volledig achter staat, is alle moeite voor niets. U hebt dan weliswaar een interessante analyse, maar verder gebeurt er niets.

Voor het daadwerkelijk en substantieel reduceren van dergelijke kosten is de inzet van de directie en alle kostenverantwoordelijke managers (en dat zijn ze eigenlijk allemaal) onontbeerlijk. Het gaat niet vanzelf. Onrust en weerstand zijn bijna onvermijdelijk in een dergelijk proces. En als de resultaten van dit proces vervolgens niet goed “geborgd” worden, kruipen die kosten na verloop van tijd weer omhoog. Daarom is een actieve rol van het management hierbij essentieel.
 

Verbeteren van bedrijfsvoering door kostenmanagement

Het is een geprogrammeerde, dat wil zeggen in duidelijk gedefinieerde stappen vastgelegde aanpak. Deze aanpak is niet gebaseerd op de zgn. kaasschaaf-methode (heeft geen of weinig effect) en nog minder op de botte bijl methode (maakt bedrijf kapot), maar gaat juist te werk volgens het ‘chirurgische mes’.
Dat betekent: nauwkeurig snijden, diep waar nodig, precies, planmatig en weloverwogen, zonder schade toe te brengen aan de vitale delen van de organisatie en zo het verbeteren van bedrijfsvoering door deskundig kostenmanagement.

Verminderen overhead bedrijf met vijfstappen plan van aanpak

Stap 1: Inventarisatie van kosten, activiteiten en output.
Alle kosten en de daarbij behorende activiteiten alsmede de resultaten (de output) daarvan worden volgens een welomlijnde systematiek geïnventariseerd en geanalyseerd.

Stap 2: Vergelijking en evaluatie van resultaten van stap 1.
De diverse activiteiten worden vergeleken en beoordeeld op wat de waarde of het nut ervan is in relatie tot de kosten (de prijs/kwaliteit verhouding)? Met andere woorden: is de gerealiseerde output zijn geld waard?

Stap 3: Bepalen van besparingsmaatregelen en –opties.
Bepalen van het gewenste of vereiste niveau van de activiteiten en bepalen van besparingsvoorstellen en maatregelen.

Stap 4: Besluitvorming over gewenste respectievelijk benodigde kostenreductie.
Gebaseerd op een afweging over de gevolgen van de voorgestelde maatregelen worden door de directie danwel het MT besluiten genomen.

Stap 5: Implementatie van de gekozen maatregelen.
Op basis van de besluiten van de directie worden de besparingsmaatregelen door het management geïmplementeerd.

In dit proces spelen met name de budgethouders (afdelingsmanagers) een centrale rol, waardoor tevens draagvlak en momentum verkregen wordt voor het later doorvoeren van de besparingsmogelijkheden.
 

Wie managed dit kostenreductie proces in het bedrijf?

Dit proces wordt georganiseerd als een project, dat wordt aangestuurd door een projectteam bestaande uit in elk geval de financieel directeur (of controller) en de (externe) projectmanager.
De projectmanager installeert en instrueert een aantal werkgroepen die op basis van hun inventarisatie met besparingsvoorstellen komen (Stap 1 en Stap 2). Die voorstellen worden vervolgens door het projectteam getoetst op criteria als effectiviteit, omvang, belang, snelheid van realisatie, waarde, e.d. (Stap 3).
Uiteindelijk worden dan door directie of MT besluiten genomen over hoeveel kosten te reduceren, welke, waar en door wie? Met welke voor- en nadelen? (Stap 4)

Na deze besluitvorming volgt dan een traject waarin de implementatie plaatsvindt van de genomen kostenbesparende maatregelen (Stap 5).
 

Hoe verloopt implementatie van deze kostenbesparing?

De directie stelt het (afdelings)management verantwoordelijk voor het doorvoeren van de voorgestelde en goedgekeurde maatregelen van kostenbesparing. De projectgroep stuurt en bewaakt de voortgang van dit proces door bijv. maandelijks voortgangsreviews te houden met alle kostenverantwoordelijke managers (of eventueel vaker indien noodzakelijk).
Hierdoor wordt druk op zowel het proces als de resultaten gehouden en kan de implementatie tijdig worden bijgestuurd waar nodig.
 

Ervaren kennisspecialist bespaart u tijd en geld

Voorafgaand aan het hier beschreven programma kunt u overwegen om samen met een ervaren kennisspecialist te analyseren of dit programma in uw bedrijf tot voldoende besparingen kan leiden. Indien uit de Kostenreductie Check blijkt dat dit het geval zal zijn, kunt u door middel van deze snelle analyse bepalen welke kosten en hoeveel u gaat besparen en hoe die besparingen bereikt moeten gaan worden.

Met de Stappen 1 t/m 4 is gemiddeld een doorlooptijd van 2 á 3 maanden gemoeid. De lengte van de doorlooptijd is mede afhankelijk van de omvang van het bedrijf, het aantal afdelingen, de tijd die uw medewerkers hiervoor beschikbaar hebben, e.d.

(N.B. : dit betreft dus de doorlooptijd en betekent uiteraard niet dat uw medewerkers dan ook 2 á 3 maanden full-time hiermee bezig zijn en daardoor niet meer aan hun hoofdtaak zouden toekomen).

Stap 5 (het implementatietraject zelf, dus het traject nadat de besluiten door de directie zijn genomen) kan in doorlooptijd variëren van tenminste 3 maanden tot 6 á 9 maanden.

Deze doorlooptijd is mede afhankelijk van het aantal afdelingen, de omvang en complexiteit van de maatregelen, de hoeveelheid tijd van het management, knelpunten bij de invoering van de maatregelen, e.d.

De kosten van dit Programma kunnen als volgt in rekening worden gebracht (naar keuze van de opdrachtgever en in onderling overleg):

  1. op basis van werkelijk bestede tijd (een vooraf afgesproken aantal dagen projectmanagement), of:
  2. op basis van een percentage van de daadwerkelijk gerealiseerde besparingen of:
  3. op basis van een gereduceerd tarief met een bonus bij realisatie van de besparingsdoelstelling.

Heeft u vragen of wilt u meer informatie over een snelle kostenreductie analyse, maak dan gebruik van het reactieformulier.

Artikel downloaden

Programma voor besparen op overhead en facilitaire kosten.pdf
(Programma voor besparen op overhead en facilitaire kosten.pdf)

Download artikelen

Alle artikelen, zoals checklists, stappenplannen en visies kunt u gratis laten toezenden. U kunt alle artikelen downloaden. Heeft u vragen, kunt u het reactieformulier gebruiken

Naar download pagina


Interessante links

Bekijk onderstaande sites voor meer artikelen over kostenbeheersing en kostenbesparing binnen organisaties.

Blog - Een eenvoudige, efficiënte administratie
Efficiëntie verbeteren
Kostenbesparing met Lean Six Sigma
Leveranciersbeoordeling
Kwaliteitskosten systeem
Starten met kwaliteitsmanagement