Zoeken naar artikelen:

Openklappen

Hoe ketenintegratie gebruiken om marges te verbeteren en productiviteit te verhogen?

Inhoudsopgave:

  1. De concurrentie wacht niet op u, waarom u wel op hen?
  2. Ketenintegratie als oplossing, maar wanneer en met welke focus?
  3. Focus op direct te realiseren optimalisaties en verbeteringen? 
  4. Bottlenecks in uw bedrijfsprocessen vergen een lange termijn visie? 
  5. Drie stappen om meer concurrentiekracht te ontwikkelen? 
  6. Wat levert een goede aanpak van ketenintegratie op?
  7. Voorbeeld van productiebedrijf/groothandel die marge en communicatie met afnemers wilde verbeteren? 
  8. Subsidiemogelijkheden bij overgaan tot ketenintegratie? 
  9. Efficiënte aanpak ketenintegratie biedt veel voordelen? 
  10. Meer concurrentiekracht in de keten ontwikkelen?
     

 

De concurrentie wacht niet op u, waarom u wel op hen?

 

Veel ondernemingen zien dat er op dit moment vanuit allerlei kanten aan ze wordt getrokken. De totale bestedingen zijn minder, investeringen worden uitgesteld of gespreid en ook branchevreemde partijen schuiven ineens aan. Ondanks voorspelde groei lijkt de taart kleiner en de hoeveelheid geïnteresseerden groter. Iemand zal dus gekort worden op de marge en de partijen die in het midden of aan het begin zitten (MKB) staan het meest onder druk.

Op tijd concurrentiekracht vergroten met ketenintegratie

Vergroten van concurrentiekracht is een bittere noodzaak en ketenintegratie is veelal de kapstok. Lees ook het artikel: Ketenintegratie: Wat is de betekenis voor uw organisatie?
De vraag is: waarom heeft u tot nu toe nog geen actie ondernomen?
 

Ketenintegratie als oplossing, maar wanneer en met welke focus?

Er is een groot aantal factoren/signalen die aangeven dat een onderzoek naar meer concurrentiekracht ontwikkelen interessant is. De belangrijkste zijn:

  • Marges nemen af en eisen worden groter, ofwel functie en positie in de keten komen in gedrang
    Grotere klanten krijgen grotere leveranciers en branchevreemde spelers treden toe. De macht van klanten en leveranciers neemt steeds meer toe o.a. door het wegvallen van de grenzen en de komst van internet dat informatie toegankelijk maakt. De prijs/kwaliteit eis neemt toe en bedrijven worden gedwongen om maatregelen te nemen om de continuïteit van hun basisprocessen te waarborgen. Het is de kunst om een grotere speler (klant of leverancier) te binden en te boeien.
  • Vraag naar kwaliteit en serviceverbetering neemt toe
    Concurreren op prijs heeft geen zin (Aziatische landen zullen een groot deel van de bulkmarkt in handen krijgen), maar de nadruk op kwaliteit, kennis en service neemt toe. Je bent echter afhankelijk van je leveranciers in de keten om je klanten uiteindelijk de service te kunnen leveren. Samenwerking en een gemeenschappelijk belang is vereist.? 
  • Kostenvoordelen behalen
    Binnen elke onderneming is een aantal processen die aan een nadere analyse onderworpen moeten worden. Of het nu gaat om het bestellen van facilitaire producten via het internet, inzichtelijk maken van voorraadkosten, overzicht van uw lopende planning, het opstellen van productinformatie of het nauwkeurig bekijken van de verschillende prijsstrategieën (wat kost een klant en wat levert hij na aftrek van alle kortingen op), er is altijd een aantal direct te realiseren kostenvoordelen te behalen.

De centrale vraag is: Waarom willen verschillende concurrerende partijen in de keten samenwerken?

Door op een simpele manier in kaart te brengen wat het belang in termen van marge, kwaliteit & service en besparingen van de verschillende spelers (leveranciers en klanten) in de keten zijn, is het mogelijk om snel de focus van alle spelers vast te stellen. Vaak vormen negatieve ervaringen de basis, maar door objectief aan de ene kant de kernactiviteiten/kennis/ specialisaties te definiëren en aan de andere kant de belangen en opbrengsten, ontstaat er een optimaal scenario met rolverdelingen.

Figuur: Ketenbelangen

Kijken naar prijs, kwaliteit en kosten blijft noodzaak

Er zit echter ook een maar in het verhaal, want iedere onderneming onderscheidt zich van een ander door unieke core competences. Indien u nummer 10 bent in de markt, zult u minder keuze/macht hebben en veelal gedwongen worden tot het aannemen van een volgerstrategie en het invoeren van praktisch te implementeren voordelen op prijs, kwaliteit en kosten, met een scherp oog voor ontwikkeling van concurrentiekracht.

De top 5 en niche spelers daarentegen hebben meer opties en zullen op zoek moeten gaan naar blauwdrukken met projectendefiniëringen, waarmee ze gefundeerd beslissingen kunnen nemen die leiden tot marktvoordelen met een ROI van 3-12 maanden. Binnen deze projecten zullen de uitgangspunten van genoemde spelers niet wezenlijk verschillen met die van het MKB.

Interne structuur en grotere externe belangen maken het geheel hier natuurlijk aanzienlijk complexer. Zie ook het artikel: Supply chain management strategie niet alleen richten op lage kosten.
 

Focus op direct te realiseren optimalisaties en verbeteringen

Met grote stappen snel thuis gaat helaas niet op, maar een snelle daadkrachtige analyse, die gebaseerd is op praktijkvoordelen kan toch snel resultaat boeken. Het kaasschaafprincipe werkt nog steeds prima aangezien er op het internet tal van diensten beschikbaar zijn die u veel tijd, besparingen en klanttevredenheid kunnen opleveren. Het enige nadeel is dat het achterhalen van deze voordelen vaak tijdsintensief is en de verandering van werkwijze gestructureerd moet plaatsvinden.

Elektronisch factureren

Tip 1: Ga na welke processen onnodig veel tijd kosten en waar u uzelf aan ergert. Processen die iedereen klakkeloos doet, maar waar nooit is gekeken naar de efficiëntste oplossing, kunnen u veel margewinst opleveren. Elektronisch factureren kan vaak al snel besparing in tijd en geld opleveren en heeft voor de klant ook weer voordelen gezien vanuit administratieve verwerking.

Toeleveranciers zijn vervangbaar

Tip 2: Breng in kaart welke producten regelmatig vervangen moeten worden en bekijk eens een aantal alternatieven op het internet. Er zijn tal van aanbieders die goedkoop facilitaire/homogene producten leveren. Vandaag besteld morgen in huis en nog gratis thuisbezorgd ook.

Onderhandel doelgericht

Tip 3: Gebruik de boerenverstand methode, ofwel selecteer de leverancier die het beste bij u past en die naar uw mening de beste service geeft en laat uzelf uitgebreid informeren door deze leverancier. Ga vervolgens met de lijst van aandachtspunten eens even rond shoppen en zoek de goedkoopste alternatieven. Koppel de prijs weer terug met de leverancier die eigenlijk het beste bij u past en onderhandel over de juiste prijs door te verwijzen naar andere leveranciers, die u van lagere prijzen voorzagen.

Misschien allemaal een open deur voor u, maar tijd vrijmaken om voldoende kennis te nemen van alternatieven is vaak een vertragende factor (u heeft genoeg andere zaken aan uw hoofd), die heel vaak voor uitstel of afstel zorgt. Losstaand van het kwaliteits- en serviceaspect dat uitgebreid beoordeeld moet worden.
 

Bottlenecks in uw bedrijfsprocessen vergen een lange termijn visie

Het realiseren van duurzaam voordeel ligt gecompliceerder. De kosten & opbrengsten, randvoorwaarden, organisatorische consequenties, de mening van uw 20/80 leveranciers/klanten en het aanbod van leveranciers en concurrenten moeten goed in kaart worden gebracht. Lees ook: Klantsegmentatie: Weet u wat uw klanten kosten en opbrengen?

De aanpak en de stappen die u moet uitvoeren worden hieronder kort toegelicht, maar in essentie moeten alle bottlenecks in de externe en interne processen en informatievoorziening met behulp van vragenlijsten op hoofdlijnen in kaart worden gebracht. Gebruik hierbij praktijkvoorbeelden uit verschillende branches om tot snelle inzichten te komen en het verband tussen korte en lange termijn oplossingen duidelijk te maken.

Niet alleen focussen op kostenbesparing, margevergroting en operationele voordelen

Hierbij moet de focus niet alleen liggen op kostenbesparingen, margevergrotingen en het behalen van operationele voordelen binnen uw eigen onderneming, maar moet het grotere geheel (uw belangrijkste leveranciers en klanten) vanaf de eerste dag erbij betrokken worden. Openheid naar uw partners toe zorgt er in ieder geval voor dat de probleemgebieden, zoals toegang tot bedrijfsgevoelige/ concurrentiegevoelige data, bespreekbaar worden.

Samenwerking met uw beste leveranciers, klanten en maatwerk ICT

Integratie en elkaar inzicht geven in ieders kritische processen zijn een zaak van vertrouwen. Om dit te realiseren zal er ook op soft- en hardware gebied een aantal integratieslagen plaatsvinden. Er zijn echter miljarden weggespoeld door af te gaan op de mooie verhalen van account managers van softwarebedrijven. Een objectieve onafhankelijke analyse is dus vereist.

De kern is dat er een oplossing komt die werkt en geen softwarepakket waar uw bedrijfsprocessen op moeten worden aangepast. ICT/internet is geen probleemoplosser. Mits goed toegepast kan het wel een dimensie toevoegen aan uw strategie. Het kan de samenwerking en uw portfolio versterken. De juiste keuzes en een praktisch plan van aanpak voor de uitvoering kan er voor zorgen dat u niet meer afhankelijk bent van softwareleveranciers, uzelf onderscheidt van uw concurrent en een unieke positie in de keten opbouwt.

Drie stappen om meer concurrentiekracht te ontwikkelen

Stap voor stap de juiste dingen doen, die direct resultaat opleveren is van groot belang. Lange trajecten leiden in de tussentijd vaak tot gewijzigde verwachtingen van de interne en externe gebruikers met als gevolg dat een oplossing die een jaar geleden te gebruiken was, nu niet meer aan de verwachtingen voldoet.

Het totale proces bestaat dan ook uit 3 resultaatgerichte stappen:

Stap 1: Workshop meer concurrentiekracht in de keten

Om snel inzicht te krijgen op welke processen (bijv. inkoop, planning, administratie, verkoop, etc.) u het accent moet leggen om meer concurrentiekracht in de keten te ontwikkelen, zal er altijd een workshop plaatsvinden.

Het doel van de workshop is om te achterhalen welke strategische kansen er voor u liggen op het gebied van ketenintegratie en u een prioriteitenkalender te geven waar u eerst mee moet beginnen, incl. operationele consequenties die u tegen zult komen.

Stap 2: Quick win analyse: welke ketenvoordelen zijn snel te realiseren

Op het moment dat de aandachtsgebieden waar u uzelf op moet focussen helder zijn, moet een detailanalyse plaatsvinden. Aan de hand van gestructureerde vragenlijsten, checklists en praktijkvoorbeelden zullen de meest kansrijke processen of afdelingen moeten worden geanalyseerd. Enerzijds met als doel om een aantal korte termijn verbetertips te achterhalen, zoals hoe is het nu, wat kan er verbeterd worden, actiestappen, inschatting kosten/baten. Anderzijds om een prioriteitenlijst te definiëren met verder te onderzoeken lange termijn verbeteringen.

Met behulp van de quick win analyse kunt u implementatieprojecten op gaan starten om de korte termijn verbeteringen te realiseren. Uiteraard is het hierbij van belang dat de medewerkers worden betrokken bij de implementatie en dat veel gemaakte bottlenecks tijdig worden gesignaleerd.

Stap 3: Long win integratie: uw concurrentiepositie in de keten verbeteren

Integratie betekent zoals het woord al zegt: binnen en buiten je organisatie op zoek gaan naar de lange termijn kansen. Op afdelings- of procesniveau zullen aan de hand van een ABC-analyse (welke acties hebben prioriteit, welke moeten vervolgens worden geregeld en welke zijn van minder belang) in detail de interne en externe processen in kaart gebracht moeten worden. Hierbij spelen praktijkvoorbeelden een centrale rol en zullen er ook interviews afgenomen moeten worden met de belangrijkste leveranciers/klanten. Een objectieve partner die enerzijds u belangen behartigt en anderzijds de deur naar uw klanten en leveranciers openzet, is hierbij van groot belang. Kennisdeling is cruciaal, maar is wel een zaak van vertrouwen. Zonder een partij in het midden komt dit vertrouwen er vaak niet.

Het uiteindelijke doel is een pragmatisch plan waarbij alle operationele consequenties in kaart worden gebracht. U kunt met dit actieplan en bijbehorende shoppinglijst de projecten implementeren. Hierbij is het van groot belang dat uw medewerkers de coördinatie, projectmanagement, expertrol en klankbord functies ook invullen. Doet u dit niet dan bent u aan de leveranciers overgeleverd en worden bottlenecks binnen de implementatie vaak niet gesignaleerd. Ketenintegratie projecten vragen toch om een integrator (onafhankelijke partij in het midden) die de belangen behartigt.
 

Wat levert een goede aanpak van ketenintegratie op?

Eerder genoemde stappen leiden tot de volgende resultaten:

  • Een analyse van uw interne en externe processen en bijbehorende informatie-, product- en communicatiestromen, waarbij de focus ligt op bottlenecks/probleemgebieden die ontstaan tussen de verschillende partijen in uw leveringsketen (leveranciers, logistieke dienstverleners, klanten, etc.).
  • Direct te implementeren praktijkvoorbeelden (wielen zijn er genoeg, de kunst is om ze onder uw eigen organisatie te krijgen), waarbij u leert van de fouten die anderen hebben gemaakt (70% van de implementaties mislukt door een onjuiste afstemming tussen softwarebouwers en gebruikers).
  • Een plan van aanpak met prioriteitenlijst incl. fasering en segmentering, kosten baten analyse, ROI en praktische haalbaarheid op de verschillende deelprocessen die u wilt integreren. Aan de hand van dit plan kunnen korte en langere termijn projecten opgestart worden om de voordelen te implementeren.
  • Een intern en extern draagvlak om de verbeteringen te implementeren. Kennis van personeel en management wordt vaak onderschat en bij veranderingen is het van belang dat de kennis die in de hoofden zit expliciet wordt gemaakt. Uw medewerkers en belangrijkste leveranciers en klanten worden vanaf dag 1 betrokken bij het geheel, waardoor belangenverstrengeling wordt voorkomen.
  • Een objectieve partner die u tijdens de implementatie kunt inzetten als integrator om de diverse deelbelangen en alle wederzijdse argumenten om te zetten in daadkrachtig projectmanagement.

Lees voor een voorbeeld van interne en klantintegratie: Aanpak administratieve achterstanden energiebedrijven.
 

Voorbeeld van productiebedrijf/groothandel die marge en communicatie met afnemers wilde verbeteren

Een voorbeeld van concurrentiekracht ontwikkelen dat doet spreken:

Productiebedrijf/groothandel in hydraulische componenten

Directeur Smilde van een productiebedrijf/groothandel in hydraulische componenten vertelt dat 40% van de verkopen vervangingsaankopen zijn. Gefocust op zijn eerder gemaakte opmerkingen over de onderbezetting van de binnendienst door de vele standaard vragen en zijn geautomatiseerde administratie, vertellen onze deskundigen dat een leverancier van automaterialen maandelijks een lijst uitdraait van allerlei componenten die bij zijn leveranciers vervangen moeten worden. Aan de hand van deze lijst verstuurt hij zijn klanten via de mail een brief met de mededeling dat binnenkort de componenten XYZ volgens het CE keurmerk vervangen moeten worden en sluit hierbij een offerte in die zijn klant alleen nog maar hoeft te ondertekenen.

Allereerst korte termijn besparingen realiseren

Aangezien bij de productie/groothandel Smilde dezelfde randvoorwaarden gelden, zal de heer Smilde zich wat de binnendienst betreft moeten focussen op de korte termijn besparingen:

  • Versturen van vervangingsoffertes en prijsinformatie per e-mail
    Dit is een eerste aanzet van voorraadmanagement. De klant hoeft dan ook niet meer bij te houden wanneer een product vervangen dient te worden en krijgt als het ware de offerte op een presenteerblaadje.
  • Versturen van tekeningen en productspecificaties per e-mail
    Het traject om te komen tot een definitief ontwerp duurt lang en is tijdrovend. Elektronische documenten zijn snel aan te passen en geven een visualisatie.
  • Versturen van facturen en aanmaningen per e-mail
    Debiteurenbeheer is een kwestie van communiceren. E-mail kan hierbij worden ingezet als tool en bij een uniform format kan de klant deze gelijk inlezen in zijn systeem. Daarnaast worden porti en handelingkosten bespaard. Deze tijd kan nuttiger worden besteed.
  • Versturen van orderinformatie per e-mail
    De diverse stappen van een leveringsproces (bijv. toelevering, productie, assemblage, uitlevering, etc.) kunnen per e-mail worden gecommuniceerd, zodat de klant op de hoogte is van het proces en de binnendienst aanzienlijk minder vragen krijgt.

Kostenbesparing en meer motivatie/productiviteit personeel

Totaal (in)direct te realiseren voordelen per jaar na implementatie en aftrek van investeringen € 46.000,-, maar een groter voordeel was dat de medewerkers weer meer plezier in hun werk kregen en meer tijd hadden om klanten met advies te woord te staan. De implementatie van bovenstaande besparingen/verbeteringen gaf in het begin veel weerstand bij de medewerkers en klanten, maar toen de voordelen voor hun eigen positie duidelijk werden aan de hand van het plan van besparing, werd het vertrouwen gewonnen.

Analyse van lange termijn verbeteringen in keten

Nader te onderzoeken lange termijn mogelijkheden voor besparingen/verbeteringen:

  • Elektronische afwikkeling van ‘standaard vragen’
    Hoe kan een deel van deze vragen, zoals voorraad, prijs, kenmerken, met behulp van een elektronisch beantwoordsysteem automatisch via telefoon, e-mail of website afgewikkeld worden? O.a. door koppeling van klantinformatie aan orderinformatie. De klant krijgt bij standaard antwoorden meteen antwoord en de medewerkers kunnen zich concentreren op ondersteuning en advies aan de klanten.
  • Opzetten van een elektronische productcatalogus voor standaard producten
    Een centrale productcatalogus opstellen, waarmee zowel geprinte als digitale catalogi in real-time kunnen worden samengesteld, zoals op maat product / klant combinaties, actuele beschrijvingen en prijzen, etc. Geen ellenlange catalogi meer, waar je 95% niet van gebruikt, maar op maat gemaakte catalogi met alleen artikelen die de klant nodig heeft en meerdere malen per jaar uitgegeven.

Gedetailleerd onderzoek was vereist, waarbij de belangen van de 20/80 leveranciers en klanten in ogenschouw werden genomen, maar totaal (in)direct te realiseren voordelen per jaar na implementatie en aftrek van investeringen € 160.000,-.

Succesvolle koppeling productinformatie en klantinformatie

Grote bottleneck in het geheel was het uniformeren en digitaliseren van de productinformatie en de koppeling van klantinformatie aan productinformatie. De hoeveelheid tijd/moeite is enorm en externen kunnen hier niet in assisteren, aangezien de klant en productinformatiekennis bij de mensen in de organisatie zit. Toen de profielen eenmaal waren gekoppeld aan de producten, was de afdeling marketing in staat om elke segmentatie aan te brengen die zij wensten en werden er gerichte marketing en sales acties uitgevoerd.
 

Subsidiemogelijkheden bij overgaan tot ketenintegratie

Van belang is dat iedere stap een bepaald resultaat oplevert. Wat deze stappen precies inhouden en hoe dat dit in de praktijk plaatsvindt; zie: Plan van aanpak SCM: Rendement en kostenbesparing in de keten realiseren.

De Quick win analyse is overigens door Senter aangeduid als strategisch innovatieve haalbaarheidstudie waarvan de kosten tot 40% gesubsidieerd kunnen worden.
 

Efficiënte aanpak ketenintegratie biedt veel voordelen

De eerder beschreven aanpak heeft een aantal duidelijke voordelen:

  1. Snelle, maar gefundeerde aanpak neemt groot deel van de additionele workload bij uw medewerkers weg
    Met kennis van zaken gericht schieten op de mogelijke integraties/besparingen, waarbij de belasting voor de medewerkers minimaal is.? 
  2. Onafhankelijkheid
    Op alle gebieden zijn de belangrijkste leveranciers bekend, maar de gebondenheid is er niet.
  3. Objectiviteit
    Als neutrale derde kunnen mogelijke belangenconflicten met klanten en leveranciers op een objectieve wijze geslecht worden.
  4. Bedrijfskundig geweten en advocaat van de duivel stimuleert creatieve ideeën.
    Doordat alle processen worden bestudeerd en aan de hand van cases kritisch worden bekeken, ontstaan er vaak slimme en handige ideeën om de zaken praktischer aan te pakken.
  5. Praktijkvoorbeelden
    De frisse blik van een gespecialiseerde buitenstaander met tal van praktijkvoorbeelden (bottlenecks en barriers).? 
  6. Bedrijfskundige èn ICT kennis
    Kennis van procesanalyse en ICT/internet toepassingen. Veel consultants of softwareleveranciers zijn gericht op één van beide en hebben niet de kracht (verstrengelde belangen) om een traject van analyse tot aan daadwerkelijke realisatie op een objectieven en efficiënte wijze te begeleiden.
  7. Verhoging van marge is leidend
    Besparingen met behulp van ICT zijn het uitgangspunt, maar het vergroten van uw marges is het doel.
     

Meer concurrentiekracht in de keten ontwikkelen

Bedrijven kunnen op een fundamentele en tevens snelle manier bepalen of er meer concurrentiekracht in de keten te realiseren valt en op welke wijze men dit dan het best kan aanpakken.

Indien u meer informatie wilt hebben over de aanpak en stappen waarmee u korte termijn besparingen kunt realiseren of een gedetailleerde blauwdruk wilt ontvangen van lange termijn prioriteiten, maak dan gebruik van het reactieformulier.

Artikel downloaden

Hoe ketenintegratie gebruiken om marges te verbeteren en productiviteit te verhogen.pdf
(Hoe ketenintegratie gebruiken om marges te verbeteren en productiviteit te verhogen.pdf)

Download artikelen

Alle artikelen, zoals checklists, stappenplannen en visies kunt u gratis laten toezenden. U kunt alle artikelen downloaden. Heeft u vragen, kunt u het reactieformulier gebruiken

Naar download pagina


Interessante links

Bekijk onderstaande sites voor meer artikelen over ketenintegratie.

Klantgerichte organisatie
Leveranciersbeoordeling
Kraljic
Innovatie in processen
Kwaliteit verbeteren