Online boekhouden

Wat zou het mooi zijn als u op elk gewenst moment uit uw boekhouding de actuele cijfers kunt oproepen met administratie software, zoals de verkopen van de afgelopen week of maand, het voorraadverloop, inzicht in de winst en omzet per dienst of product, een op cijfers gebaseerde budgettering zonder veel veronderstellingen, etc.

Maar neemt u maar eens de proef op de som en probeert u uit uw boekhouding met een druk op de knop allerlei relevante kengetallen te achterhalen, zoals de winst en omzet per product/dienst, inzicht in de kostprijs, voorraad, omloopsnelheid, etc.

Online boekhouden als web service

Vaak zijn er extra boekhoud, ERP software programma’s voor nodig en moet de hulp van de accountant er aan te pas komen om relevante gegevens te achterhalen. En dan nog kunt u alle financiële cijfers niet op elk gewenst moment achterhalen. Online boekhouden ofwel internet boekhouden als web service (de administratie software wordt extern gehost) wordt als oplossing gezien voor veel problemen, maar krijgt u met online boekhouden meer informatie? En is de gegevensinvoer niet net zo bewerkelijk als met een gewoon boekhoudprogramma? Er zijn echter online boekhouding oplossingen die wel werken en uw productiviteit verhogen….

Belastingdienst verplichtingen

Boekhouden en het bijhouden van de administratie wordt vaak gezien als het registreren van het verleden en het voldoen aan de financiële verplichtingen van de belastingdienst. Het coderen, verifiëren, paraferen en invoeren van alle facturen en bonnen kost vaak zoveel tijd dat uw administratieve medewerkers geen tijd meer overhouden om iets met de gegevens te doen. Het tijdig signaleren van een liquiditeitstekort, voorraad verschil of een betalingsachterstand zijn toch de meest basale zaken die vaak niet met één overzicht en up-to-date te achterhalen zijn.

De vraag is dan ook: waarom zoveel tijd besteden aan de invoer, als er met de output niet wordt gedaan?

Boekhouding door accountantskantoor

Het invoeren van facturen in uw boekhouding is een bewerkelijk proces dat nauwgezet moet plaatsvinden. Een paar verkeerde boekingen achterhalen kost uren tijd waarbij u vaak stuit op meer fouten in plaats van dat u de daadwerkelijke verkeerde boekingen achterhaalt. Er zijn niet voor niets zoveel administratie kantoren!

Definiëren van kosten en opbrengsten

Het begint al met het opstellen van een grootboekschema, waarin u alle kosten en opbrengsten rekeningen definieert (eventueel aangevuld met budgetten of projecten). Indien u voor elke kostenpost een aparte grootboekrekening aanmaakt zult u later problemen ondervinden met het coderen van de facturen en bonnen. Met coderen van facturen bedoelen we dat de factuur bij binnenkomst een aantal kenmerken krijgt zoals:

• Voor welk bedrijfsonderdeel is de factuur bestemd?
• Wie moet de factuur aftekenen?
• Op welke grootboekrekening moeten de kosten worden geboekt?

Op het moment dat één persoon verantwoordelijk is voor de boekingen en betrokken is bij de opzet van de boekhouding is er geen probleem, maar zodra er meer facturen komen en verschillende mensen de facturen gaan coderen en het gehele grootboekschema niet uit hun hoofd kennen, ontstaan de problemen.

Boekt u bijvoorbeeld de bestelling van een managementboek op studiekosten of is er een speciale rekening aangemaakt voor weekbladen, tijdschriften en abonnementen? En wordt het op een project afgeboekt?

Hoe meer grootboekrekeningen, hoe meer inzicht in de opbrengsten en kosten, maar doet u ook wat met deze informatie? Minder is meer…. Maar hoe?

Bonnen invoeren en facturen maken

Bij het invoeren van de boekingen zou het handig zijn, indien u twijfelt, met één druk op de knop gevisualiseerd kunt achterhalen waar de factuur op geboekt moet worden (scheelt een hoop tijd en u hoeft geen collega’s lastig te vallen). Dit brengt ons direct bij een ander aspect, namelijk het invoeren van de facturen en bonnen. Bij de meeste bedrijven vindt dit handmatig plaats en worden er uren besteedt aan het overtypen van de factuurgegevens in de administratie software. Deze activiteit is niet alleen arbeidsintensief, maar ook de fouten die worden gemaakt bij het invoeren zorgen voor aanzienlijke urenbelasting en kosten.

En dan te bedenken dat dezelfde gegevens vaak ook nog op andere plaatsen in uw bedrijf worden ingevoerd.

Neem het bestellen van (kantoor)materialen die u doorbelast aan uw klant. Tijdens dit proces is het mogelijk dat u de gegevens minstens 3 maal in moet typen:

1. 1. Tijdens het maken van de bestelling bij uw leverancier;
   2. Tijdens het boeken van de factuur en de ontvangstbon;
   3. Tijdens het opstellen van de factuur aan uw klant waarin de kosten worden gespecificeerd.

Het delen van informatie leidt tot veel voordelen, maar hoe ontsluit u alle informatie uit de systemen en stemt u de processen en afdelingen op elkaar af?

Overzicht in administratie software

Op het moment dat de informatie in uw administratie software is ingebracht, kunt u de gegevens gaan interpreteren naar informatie. Gelukkig zijn boekhouding software leveranciers hierop ingesprongen door standaard in de administratie software pakketten een aantal rapporten te definiëren. Zo kunt u een overzicht van openstaande debiteuren, voorraadverbruik, winst & verlies rekening, etc. met een rapport uitdraaien.

Hulp van een accountant

Op zich prima, maar de praktijk heeft aangetoond dat bedrijven vaak verschillende administratie programma’s gebruiken voor een personeelsplanning, tijdregistratie, salarisverwerking, projectadministratie, etc. waardoor de gegenereerde rapporten vaak een vertekend, niet actueel en incompleet beeld geven.

Door het gebruik van verschillende administratie programma’s is het vaak moeilijk om alle opbrengsten en kosten samen te brengen, ofwel consolideren. Hoe vaak heeft u of uw financiële afdeling geen stress bij het invullen van de aangifte omzetbelasting of het opstellen van de jaarrekening?

Om de overlopende posten goed te kunnen boeken en optimaal te profiteren van de fiscale voordelen, is bij de meeste bedrijven de hulp van een accountant noodzakelijk. Niet alleen om ervoor te zorgen dat onderaan de streep links en rechts hetzelfde getal staat, maar ook om inzicht te krijgen in de prestaties uit het verleden en op grond daarvan budgetten voor de toekomst op te stellen.

Moeilijke communicatie tussen software pakketten

Het samenvoegen van administratieve gegevens is binnen veel bedrijven een probleem dat niet zo gemakkelijk is op te lossen. Software pakketten kunnen moeilijk met elkaar communiceren en om dit te realiseren is een ICT koppeling vaak noodzakelijk. ICT koppelingen, ofwel interfaces zijn vaak erg complex en moeten worden afgestemd op de bedrijfsprocessen en gegevensverwerking. Hierbij is gedetailleerde ICT en administratieve kennis vereist, wat in de praktijk vaak een lastige combinatie is.

Dit brengt ons bij de rol van accountant, administratie en boekhoudkantoren en administratie software leveranciers.

Software oplossingen versnellen processen

Administratie kantoren en accountants zijn van oorsprong urenproductie bedrijven. Dit wil zeggen dat zij min of meer gebaat zijn bij een onvolledige administratie, zodat zij bij controle veel correcties en uren kunnen draaien en zo “hun kosten kunnen terugverdienen voor de klant”. Ook bij het volledig uitbesteden van een administratie, waarbij de klant betaalt voor de uren die zij besteden aan de invoer van facturen en bonnetjes.

ICT bedrijven zijn vaak productief gedreven en willen ervoor zorgen dat je met behulp van software oplossingen processen kunt versnellen en menselijke handelingen kunt beperken of tegen een lagere kostprijs kunt laten uitvoeren.

Samenwerking ICT en accountancy

Deze tweestrijd tussen functionaliteit en proces zorgt voor een spanningsveld en is een van de redenen waarom integratieprojecten moeizaam verlopen. Dit is op zich jammer, want een samenwerking zorgt voor nieuwe kansen voor zowel de ICT bedrijven als voor de accountant, administratie en boekhoudkantoren.

Accountancy organisaties kunnen met behulp van interfaces informatie makkelijker toegankelijk maken voor ondernemers en zodoende financiële beslissingen en investeringen in de toekomst inzichtelijker voor de klant onderbouwen. Door inzicht in uw actuele administratie kunnen zij u attenderen op kostenbesparingen, waarschuwen voor een liquiditeitstekort, een investering gemakkelijker onderbouwen bij de bank, etc.

ICT bedrijven die zich ook meer richten op de proceskant kunnen profiteren van een samenwerking met accountancy organisaties. Het is bekend dat ICT bedrijven vaak niet zo goed zijn in het verwerven van opdrachten en vaak productgedreven zijn. Door samen te werken met een accountancy organisatie krijgen ze de projecten op een presenteerblaadje aangereikt.

Meerwaarde klinkt heel logisch, maar leidt een samenwerking tussen ICT en Accountancy altijd tot voordeel?

Extern boekhoudprogramma

Een positief voorbeeld van ICT en Accountancy integreren is internet boekhouden. In plaats van de boekhouding software lokaal op uw computer of netwerk te installeren, maakt u gebruik van software die bij een derde partij draait. Op deze wijze kunt u bijvoorbeeld thuis op een moment dat u tijd over heeft, snel een aantal boekingen invoeren, zonder dat de software op uw computer hoeft te draaien.

Voordelen Exact online, Reeleezee administratie, Service Desk, etc.

• Direct toegankelijk zodat u vanuit elke plaats ter wereld met een internet verbinding veilig kan inloggen om facturen of budgetuitgaven te boeken. U heeft geen beveiligde (VPN) internet verbindingen, die vaak storing en onderhoudsgevoelig zijn meer nodig.
• Geen back-up problemen doordat alle data op een externe server (computer) wordt opgeslagen
• Gratis software updates, waarbij u geen kennis en tijd meer hoeft te besteden aan het installeren van nieuwe versies.

Nadelen Exact online, Reeleezee administratie, Service Desk, etc.

• Migratie naar het online boekhoudpakket is niet zo gemakkelijk doordat een aantal functionaliteiten ontbreken, die in de normale boekhouding software wel aanwezig is.
• De facturen moeten nog steeds handmatig worden ingevoerd, aangezien de scanmodule en herkenningssoftware niet goed werkt.
• De online database niet wordt vrijgegeven, waardoor accountancy kantoren geen toegang hebben tot de actuele boekingsgegevens en eventuele tools om inzicht te geven in uw administratie niet kunnen koppelen.

Online boekhouden verbetert de toegankelijkheid, beveiliging van data en zorgt ervoor dat u beschikt over de laatste versie, zodat updates niet meer noodzakelijk zijn. Resultaat is echter geen productiviteitswinst en data is voor accountancykantoren moeilijker toegankelijk. Hoe kun je een online boekhouden software wel effectief inrichten?

Winst in productiviteit

Er zijn op dit moment ontwikkelingen vanuit ICT in combinatie met accountancy bedrijven met een procesgerichte kijk, die zich focussen op de toegevoegde waarde voor de klant. Zij richten zich met name op de winst in productiviteit die is te behalen en de adviserende rol die mogelijk is indien uw administratie real time up-to-date is. Een idee wat mogelijk is wordt hierna kort beschreven en tevens hoe een online boekhoud administratie eruit moet zien.

Opzet en inrichten administratie

Het opzetten en inrichten van een administratie is voor de meeste eigenaren en financieel medewerkers geen dagelijkse bezigheid en vaak een lastige en frustrerende klus. Gerichte ondersteuning en branchekennis van een accountant moet ervoor zorgen dat u de boekhouding zodanig inricht dat u nu en in de toekomst een volledig zicht heeft op uw opbrengsten en kosten. Dat ook de hoeveelheid grootboekrekeningen worden beperkt tot de meest noodzakelijke. Beperking van de keuzemogelijkheden reduceert het aantal foutieve boekingen.

Voordeel is niet te behalen door tegen lage kosten een online boekhoudpakket licentie aan te schaffen. Fiscale voordelen zijn te behalen indien u profiteert van branchekennis. Een accountantskantoor dat niet is gespecialiseerd in uw specifieke branche, weet veel minder over uw gebruikelijke kosten. Is uw accountant op de hoogte van alle fiscale voordelen binnen uw branche?

Handmatige administratieve verwerking beperken door digitale invoer

De grootste winst is te behalen door de handmatige administratieve invoer te beperken. Dit kost veel tijd en de foutkans op een verkeerde boeking is tijdens dit proces erg groot. In de praktijk zijn er drie mogelijkheden op het gebied van digitaal invoeren die we kort met de voordelen en nadelen zullen toelichten.

Optie 1: Scannen van facturen met OCR

Scannen met OCR (optical character recognition) wil niets anders zeggen dan dat u de binnengekomen facturen en bonnen onder de scanner legt en de documenten scant. Doordat de scanner gekoppeld is aan het online boekhoudprogramma worden de noodzakelijke kenmerken op een factuur (factuurdatum, bedrijfsnaam, bestelde producten, etc.) herkent en genereert het online boekhoudpakket een boekingsvoorstel.

Voordeel van OCR (mits goed toegepast) is dat u met behulp van de boekingsvoorstellen 50 tot 90% van alle facturen automatisch kunt doorboeken. Dit levert heel veel tijdwinst op en het voordeel van digitaliseren is dat u bij twijfel de codering kunt zoeken door soortgelijke boekingen uit het verleden op te vragen. Door de visualisatie worden mogelijke codering en boekingsfouten beperkt.

Stel u scant een telefoonrekening, waarbij de kosten moeten worden verdeeld over uw drie werkmaatschappijen. Door de koppeling genereert het online boekhoudpakket een boekingsvoorstel, maar aangezien dit altijd een lastige boeking is wilt u toch even nakijken hoe de boekingen in het verleden is gecodeerd en geboekt. Door nu te zoeken op de leveranciersnaam of telefoonkosten krijgt u vanuit het online boekhoudpakket een aantal opties te zien. Zo heeft u altijd een online helpdesk en weet u zeker dat u de boekingen goed invoert. Klinkt goed maar is de implementatie niet bewerkelijk?

Nadeel van OCR is dat de ICT leverancier moet beschikken over de laatste technologieën. Is dit niet het geval, dan zullen er veel foute boekingsvoorstellen worden gegenereerd en moet het alsnog handmatig worden ingebracht. Daarnaast moet u bij de implementatie eenmalig de factuuropmaak van uw grootste leveranciers inbrengen. Daar staat wel tegenover dat op het moment dat dit is gebeurd u nooit meer één factuur van de leverancier handmatig hoeft in te voeren.

Optie 2: Scannen en genereren boekingsvoorstel

Een andere mogelijkheid is het uitbesteden van de input verwerking in het buitenland. Dit wil zeggen dat u in Nederland de facturen en bonnen scant en dat deze automatisch naar een helpdesk in een lage loon land worden verstuurd. Daar worden de belangrijkste factuurkenmerken handmatig gecontroleerd en ingevoerd, waarna het online boekhoudsysteem een boekingsvoorstel genereert dat u weer zelf controleert.

Indien u heel veel verschillende en wisselende leveranciers heeft of veel nieuwe klantaanvragen kan het interessant zijn om de input in een lage loon land te laten plaatsvinden. Omdat de lonen erg laag zijn wordt er vaak gewerkt met dubbele input, waarbij twee mensen onafhankelijk van elkaar de facturen controleren en overtypen. Deze resultaten worden naast elkaar gelegd en bij een fout vindt er een controle plaats. Vaak gaat er niet meer dan een nacht overheen.

Nadeel is de organisatorische kant. Het vinden van een offshore partner, waarmee afspraken worden gemaakt over de verwerking is vaak toch een lastig proces. Met name de taalbarrière en cultuurverschillen kunnen voor problemen zorgen. Daarnaast is een groot volume van boekingen vereist. Zo niet dan is dit vaak niet zo’n interessant als optie 1.

Optie 3: Importeren van de boeking

Het importeren van de bank en/of giroboekingen is vaak een standaardoptie in veel pakketten, maar het automatisch herkennen en genereren van een tegen boekingsvoorstel of scan input is een optie die niet veel pakketten hebben. Concreet wil dit zeggen dat je voorafgaand aan je factuur boekingen alvast je bankboekingen importeert, waarbij het online boekhoud pakket bij het inboeken van de facturen, na het intoetsen van het bedrag automatisch een boekingsvoorstel genereert.

Voordeel is dat het in combinatie met optie 1 kan worden gebruikt, zodat u veel minder tijd kwijt bent aan het matchen. Daarnaast hoeft u bij het inbrengen van de factuurboekingen minder gegevens in te vullen, omdat de online boekhouding software automatisch alle bankgegevens kopieert naar uw invoerveld. Dit scheelt veel tijd.

Nadeel is dat u voor de controle vaak wel even de bonnetjes moet scannen, zodat u visueel kunt controleren of het de juiste boeking is. Doet u dit niet dan zal bij een foutieve boeking waarvan het bedrag erg vaak voorkomt u veel tijd kwijt zijn om de fout te achterhalen.

Informatierijke boekhouding / administratie

Op het moment dat u alle facturen digitaliseert én in de online administratie software gebruikt. Zit er een optie waarmee per boeking ook het gescande document wordt getoond, dan heeft u een boekhouding /administratie die erg toegankelijk en informatierijk is. U heeft dan alle factuurinformatie voorhanden en hoeft u nooit meer naar de archiefkast om een aantal facturen opnieuw te zoeken. Uw processen worden zo als het ware gekoppeld aan de financiële geldstroom.

Doordat de input sneller en met minder fouten verloopt zult u of uw financiële medewerkers ook meer tijd overhouden om aan de hand van de informatie uit uw online boekhouding resultaatverbeterende acties te ondernemen. En met name op dit aspect komt de rol van de accountant weer naar voren die u kan ondersteunen bij deze acties. Immers als de boekingen veelal zonder fouten verlopen, kan uw accountant zich concentreren op uw bedrijfsvoering.

Advies van uw accountant

Met behulp van ondersteunende financiële tools moet uw accountant in staat zijn om tijdig bottlenecks waar te nemen en u voortijdig van advies te voorzien. Denk hierbij eens aan de volgende inzichten:

• een dreigend liquiditeitstekort, waardoor uw accountant met de reële actuele prognoses bij uw huisbank kan onderhandelen over uw krediet;
• een analyse van uw marge op producten/projecten, waarbij uw accountant in een handomdraai een grafiek genereert waar al uw producten/projecten op worden weergegeven met de bijbehorende marge;
• een verkoopanalyse waaruit blijkt dat u sommige producten ook zou kunnen afzetten bij uw bestaande afnemers;
• etc.

Accountant kan meer betekenen

Door helder en concreet inzicht in uw financiële administratie kan uw accountant veel meer betekenen dan de veelal registrerende functie waar hij zich meestal toe beperkt vanwege kostenoverwegingen.

Dat de bovenstaande situatie geen utopie is blijkt uit onderstaand voorbeeld:

Praktijkvoorbeeld van online financiële administratie

VPSO is een succesvol internetmarketing bureau, dat gespecialiseerd is in het online werven van klanten. De administratie van dit bureau was ondergebracht bij een bevriende relatie die alles bijhield in een excel bestand en op grond hiervan de aangifte OB verzorgde en Vennootschapsbelasting. Door de snelle groei had de directeur weinig tijd om zich bezig te houden met de administratie, maar met de komst van nieuwe medewerkers moesten zij wel aan een nieuw boekhoudpakket geloven.

Na een oriëntatie op internet kwamen ze uit bij het bedrijf Intelly, dat in samenwerking met Joanknecht & Van Zelst Accountants & Consultancy een online boekhoudpakket had ontwikkeld. De directeur was na de demo erg gecharmeerd van het met heldere plaatjes gevisualiseerde boekhoudpakket, maar wilde geen dagen bezig zijn met het opstellen van een grootboek en het boeken van alle facturen. Doordat hij zich het afgelopen jaar had geconcentreerd op zijn klanten was er nog niets geboekt in een boekhoudpakket. Hij wilde echter wel dat alles in één keer goed gebeurde, maar daar niet de hoofdprijs voor betalen.

Samen met Intelly en Joanknecht & van Zelst werd het volgende plan opgesteld:

• Joanknecht & van Zelst zou haar ervaring met marketing dienstverleners inbrengen en VPSO een dag assisteren met het opzetten van alle grootboekrekeningen en alvast wat boekingen inbrengen in het online boekhoudsysteem van Intelly
• Intelly zou de scanner installeren en voor de twaalf grootste leveranciers (broodjeszaak, kantoorartikelen, adwords, etc.) binnen een halve dag een format koppeling maken met het online boekhoudpakket zodat alle boekingen automatisch in de toekomst worden herkend bij het scannen
• Intelly zou binnen 2 uur de interface inrichten zodat alle bankboekingen van de afgelopen 2 jaar automatisch in het systeem geïmporteerd worden, zodat VPSO automatisch (nu en in de toekomst) al de tegen boekingen klaar heeft staan en alleen nog maar de facturen hoeft in te scannen en de juiste kostenpost en boeking te selecteren.
• VPSO zou vervolgens in één dag alle op betaling gesorteerde facturen en bonnen inscannen.
• Samen met Joanknecht & van Zelst zouden zij dan een halve dag samen zitten om alle mogelijke boekingsvoorstellen samen te doorlopen, zodat ze zeker weten dat er geen fouten worden gemaakt. En daarnaast wordt bepaald welke rapporten ze wekelijks via de e-mail willen ontvangen.
• VPSO zal per week in een uurtje alle facturen inscannen en boeken tegen de automatische import van het bankbestand.
• Joanknecht & van Zelst zal maandelijks een analyse maken van de prestaties en bij een dreigend probleem pro actief VPSO in een gesprek informeren

Doordat de samenwerking tussen Intelly en Joanknecht & van Zelst optimaal vorm was gegeven en VPSO haar input direct aanleverde, konden zij binnen 2,5 week alle beloofde punten opleveren en had VPSO een volledig geautomatiseerde en up-to-date administratie ofwel een totaal virtueel inzicht in haar administratie. Met name het advies van Joanknecht & van Zelst tijdens de opzet van de grootboeken had een groot fiscaal voordeel opgeleverd, zodat de initiële kosten ook direct werden terugverdiend.

Gecombineerde ICT en Accountancy kennis

Een online boekhoudpakket kan zorgen voor administratieve productiviteitsverbeteringen en een toekomstgericht inzicht. Om dit te realiseren is het duidelijk dat bestaande pakketten zoals Exact online en Reeleezee beperkingen hebben aan de input en output kant. Het voorbeeld laat echter zien dat er een online boekhoudpakket is, waarbij ICT en Accountancy kennis wordt gecombineerd en het belang en nut van de klant voorop wordt gesteld. Overigens is het niet zo dat met Exact online de beschreven situatie niet mogelijk is, maar dan zullen er wel een paar interfaces naar uw administratie gemaakt moeten worden.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden, raadpleeg dan uw accountant voor eenzelfde referentie. Mocht uw accountant geen soortgelijke referenties hebben, vult u dan in ons reactieformulier de branche in waarin u werkzaam bent en stel uw vragen.